Una spesa è il costo sostenuto da un lavoratore per conto della propria azienda per acquistare un bene o un servizio come pasti, alloggi, carburante, materiali di lavoro o altre spese legate alla professione o all'attività svolte. Un utente può registrare una spesa:
Dal calendario, aprendo il giorno in cui è avvenuta la spesa e selezionando Aggiungi nella sezione Spese.
Dentro a una nota spese ancora in stato di bozza, selezionando Aggiungi spesa al suo interno.
Dentro alla sezione Spese da classificare, selezionando Aggiungi spesa.
💡 Oltre alle spese è possibile tracciare anche gli spostamenti effettuati con un veicolo personale, per poter così richiedere un rimborso chilometrico.
Registra una spesa
Prima di cominciare:
La funzionalità Nota spese è attiva per la tua azienda.
Per creare una spesa:
Fai clic sul pulsante + / + Nuovo.
Seleziona Spesa.
Seleziona o scatta una foto del giustificativo, se ne sei già in possesso. Fluida prova a compilare in automatico titolo, data e totale speso in valuta partendo dalle informazioni contenute nella foto.
Verifica i dati obbligatori compilati in automatico a partire dalla foto o immagine allegata, e integra eventuali informazioni mancanti.
Se necessario, puoi aggiungere un ulteriore allegato (ad esempio la foto della fattura), facendo clic su + Aggiungi un ulteriore allegato.
Seleziona la categoria di spesa, scegliendo tra quelle disponibili.
Seleziona il metodo di pagamento, scegliendo tra quelli disponibili.
Se hai selezionato dei fondi personali come metodo di pagamento, verifica che l'importo del rimborso richiesto valorizzato automaticamente da Fluida sia corretto.
💡 L'eventuale superamento del massimale di spesa viene segnalato, offrendoti la possibilità di correggere l'importo.
Se l'hai già creata, seleziona una nota spese in cui classificare la spesa. Altrimenti, decidi se vuoi classificarla successivamente, oppure se vuoi creare una nuova nota spese in cui inserirla.
Controlla un'ultima volta che tutti i dettagli della spesa siano corretti.
Seleziona Inserisci per creare la spesa.
La spesa è stata creata. Se non l'hai già inserita all'interno di una nota spese, visualizzala e classificala in una nota spese. I tuoi responsabili aziendali non ne hanno visibilità finché non invii in approvazione la nota spese in cui è classificata la spesa.
💡 Se non hai con te il giustificativo della spesa, puoi comunque procedere con la creazione della spesa. Tuttavia, prima di inviare la nota spese in approvazione, per permettere all'azienda di contabilizzare correttamente tutte le spese ricordati di aggiungere l'allegato alla spesa, modificandola.
💡 Quando si registra una spesa, si applicano gli eventuali massimali di spesa e tassi di cambio validi in quel momento. Se successivamente questi parametri cambiano, la spesa non si aggiorna automaticamente per riflettere questa variazione. Modificando la spesa, invece, vengono applicate le nuove regole e il nuovo tasso di cambio. I valori rimangono quindi invariati finché non si interviene manualmente sulla spesa.
Cosa potrebbe andare storto durante la creazione di una spesa
Quando allego
Quando carico una spesa in una valuta estera, la valuta non viene riconosciuta e non viene fatta nessuna conversione
Chiedi all'amministratore della tua azienda di assicurarsi di aver attivato l'estensione Nota spese avanzata, e di aver abilitato la valuta in cui hai sostenuto la spesa. Solo così potrai tracciare le spese sostenute in una valuta diversa da quella principale per l'azienda e lasciare che Fluida converta automaticamente l'importo.
Con Nota spese avanzata e valuta USD abilitata, una spesa
di 9,22 USD viene automaticamente convertita in 8,51 EUR.
Quando provo a registrare una nuova spesa, allegando la foto dello scontrino, l’app torna alla schermata iniziale senza salvare nulla
Assicurati di aver concesso all’app i permessi per accedere a fotocamera, file e documenti. Poi chiudi tutte le app in background e riprova: su alcuni smartphone, la mancanza di autorizzazioni o troppe app attive può impedire il corretto salvataggio della spesa.