Una spesa è il costo sostenuto da un lavoratore per conto della propria azienda per acquistare un bene o un servizio come pasti, alloggi, carburante, materiali di lavoro o altre spese legate alla professione o all'attività svolte.
La funzionalità Nota spese di Fluida permette agli utenti di tracciare tutte le loro spese e classificarle nelle note spese per poterne poi chiedere il rimborso e comunque consentire a chi se ne occupa di contabilizzarle correttamente.
💡 Per registrare una spesa su Fluida, leggi qui.
💡 Oltre alle spese è possibile tracciare anche gli spostamenti effettuati con un veicolo personale, per poter così richiedere un rimborso chilometrico.
Gli attributi di una spesa
Una spesa è composta dai seguenti attributi:
Foto o documento allegato (facoltativo)
La documentazione che giustifica la spesa sostenuta. Tipicamente è una fotografia o una scansione di una ricevuta, di uno scontrino fiscale, di una fattura oppure di un documento di viaggio.
La presenza di un allegato è facoltativa, in quanto il lavoratore potrebbe non essere in possesso del giustificativo (ad esempio se ha pagato il pedaggio in autostrada con il Telepass™️, e quando registra la spesa non ha ancora ricevuto la relativa fattura).
Può essere allegato un qualunque file in formato .jpg, .png o .pdf di dimensione massima di 50 MB.
💡 Per facilitare la creazione delle spese, Fluida compila automaticamente alcuni campi a partire dall'immagine o file caricati, ovvero il titolo, la data e l'importo speso, se questi campi non sono già stati compilati manualmente. Se è attiva l'estensione Nota spese avanzata e l'importo indicato sul giustificativo di spesa è espresso in una valuta abilitata per l'azienda, Fluida imposta automaticamente anche la valuta, altrimenti lascia a prescindere la valuta principale dell'azienda.
Titolo (obbligatorio)
Una descrizione della spesa. Tipicamente è il nome dell'esercizio commerciale dove è avvenuta, ma ogni azienda può avere regole di compilazione diverse.
Categoria (obbligatorio)
La categoria in cui rientra la spesa, fondamentale per permetterne una corretta contabilizzazione. Le categorie di spesa disponibili sono aereo, treno, trasporto pubblico, noleggio veicoli, taxi, carburante, parcheggio, pedaggio, hotel, ristorante, telefonia e internet, altro.
Tra le categorie di spesa è presente anche il rimborso chilometrico.
💡Ad oggi non è possibile creare categorie di spesa personalizzate. Se vuoi, puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻
Data (obbligatorio)
La data in cui è stata sostenuta la spesa.
Totale speso (obbligatorio)
L'importo totale della spesa sostenuta visibile sul giustificativo (IVA inclusa). Verifica sempre le regole aziendali per assicurarti di star inserendo l'importo corretto.
Valuta dell'importo totale speso (obbligatorio)
Di default è la valuta principale dell'azienda. Se l'estensione Nota spese avanzata è attiva, può essere selezionata una qualunque delle valute abilitate.
Metodo di pagamento (obbligatorio)
La modalità di pagamento utilizzata per sostenere la spesa. Si può scegliere tra fondi personali, carta di credito aziendale, contanti aziendali, conto corrente aziendale o altro.
💡 Ad oggi non è possibile inserire dei metodi di pagamento diversi da quelli predefiniti. Se vuoi, puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻
Rimborso richiesto (obbligatorio)
L'importo per cui si richiede il rimborso, sempre espresso nella valuta principale impostata dall'azienda.
Tipicamente, se si paga con fondi personali e l'importo speso è inferiore ai massimali impostati dall'azienda, il rimborso richiesto coincide con l'importo speso; se l'importo speso è superiore ai massimali impostati per l'azienda, il rimborso richiesto risulta inferiore al totale speso. Se invece si paga con fondi aziendali, il rimborso richiesto non può avere valore diverso da 0.
Nel caso in cui l'importo speso sia in una valuta diversa da quella principale, se l'estensione Nota spese avanzata è attiva e la valuta rientra tra quelle abilitate, Fluida converte automaticamente l'importo nella valuta principale. Altrimenti non riconosce la valuta, rendendo necessario effettuare manualmente la conversione dell'importo nella valuta principale.
Nota spese (facoltativo)
Se sono presenti delle note spese ancora in stato di bozza, è possibile inserire le spese al loro interno. Altrimenti, si possono classificare le spese in una nota spese in un secondo momento oppure creare una nuova nota spese.
Commento (facoltativo)
Un commento sulla spesa sostenuta, con informazioni aggiuntive utili alla contabilizzazione o al rimborso.
Progetto (facoltativo)
Il progetto aziendale a cui associare la spesa.
💡 Questo attributo è disponibile solo se l'estensione Nota spese avanzata è attiva per l'azienda.
Da addebitare al cliente (facoltativo)
Se la spesa deve essere fatturata al cliente del progetto a cui è stata associata.
💡 Questo attributo è disponibile solo se l'estensione Nota spese avanzata è attiva per l'azienda.