Un massimale di spesa rappresenta l'importo massimo, fissato in base alle diverse categorie di spesa e alle linee guida aziendali, che un dipendente può richiedere come rimborso per una spesa sostenuta per conto dell'azienda.
La funzione principale dei massimali di spesa è quella di stabilire quali spese possono essere rimborsate e fino a che importo: nel caso in cui una spesa superi il massimale consentito, infatti, potrebbe non essere rimborsata o richiedere un'approvazione speciale.
L'estensione Nota spese avanzata permette a Power User e Amministratori di creare diverse regole sui massimali di spesa e assegnarle a ogni dipendente, a seconda delle esigenze.
Grazie all'assegnazione dei massimali di spesa, quando un dipendente registra una spesa che supera il limite prestabilito ne viene informato in modo da poter correggere l'importo. Anche gli approvatori, durante il processo di approvazione della nota spese, sono informati se una o più spese eccedono i limiti imposti e possono decidere di non approvare la nota spese. Infine, i Power User e gli Amministratori, durante la gestione del rimborso, hanno la possibilità di modificare l'importo da rimborsare in modo che rispetti il massimale stabilito.
Crea una regola sui massimali di spesa
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Per l'azienda è attiva la funzionalità Nota spese.
Per l'azienda è attiva l'estensione Nota spese avanzata.
Per creare delle regole sui massimali di spesa:
Vai in Azienda > Impostazioni > Nota spese.
Seleziona Regole massimali.
Fai clic su Aggiungi.
Dai un nome alla regola.
Imposta i massimali di spesa per le categorie a cui vuoi assegnare un limite di spesa. Per farlo, clicca sul nome della categoria per espandere la sezione e inserire un importo.
💡 La valuta utilizzata è la valuta principale dell'azienda.
Salva per confermare la creazione della regola sui massimali.
La regola sui massimali è stata creata ed è visibile nella lista delle regole esistenti. Ora puoi assegnarla a uno o più dipendenti, accedendo alle loro impostazioni utente.
Modifica dei massimali di spesa
Per modificare delle regole sui massimali di spesa:
Vai in Azienda > Impostazioni > Nota spese.
Seleziona Regole massimali.
Fai clic sul nome della regola che vuoi modificare.
Modifica i massimali di spesa per le categorie a cui vuoi assegnare un limite di spesa. Per farlo, clicca sul nome della categoria per espandere la sezione e modificare un importo.
Salva per confermare le modifiche.
La regola sui massimali è stata modificata ed è visibile nella lista delle regole esistenti. I limiti di spesa vengono aggiornati per tutte le persone a cui è stata assegnata questa regola.
Cosa potrebbe andare storto
Vorrei impostare un massimale di spesa a 0, ma non riesco
Se c'è qualcuno che non può sostenere spese per una specifica categoria, imposta un massimale di spesa per quella categoria molto basso, ad esempio di 0,1 centesimi.
💡Ad oggi non è possibile impostare dei massimali di spesa a 0 euro, ma puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻
Come posso cancellare il massimale che avevo impostato per una categoria di spesa?
Per rimuovere un massimale per una categoria di spesa, cancella l'importo e Salva per confermare la modifica. Ora per quella categoria di spesa non c'è più un limite di spesa.
Come posso eliminare una regola sui massimali di spesa?
Se non vuoi che una persona abbia più delle regole sui massimali di spesa, deseleziona la regola massimale dalle sue impostazioni utente.
Se ti accorgi che una regola sui massimali non è più valida e non è più utilizzata da nessuno, modificane il nome aggiungendo una Z o "Non usare" davanti. In questo modo, la regola massimale verrà portata in fondo alla lista delle regole, e non creerà confusione.
💡 Ad oggi non è possibile eliminare le regole sui massimali di spesa create, ma puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻