Quando inserisci una timbratura manuale dichiari un ingresso, un'uscita, o in generale la tua presenza al lavoro senza validazione, ovvero senza che Fluida certifichi attraverso la localizzazione la tua presenza in un luogo in cui ti è consentito lavorare.
Effettua una timbratura non certificata:
se è la tua modalità di timbratura prevista.
se normalmente timbri con badge NFC oppure tramite smartphone ma hai dimenticato di timbrare, non puoi timbrare (ad esempio non hai con te il Badge o il tuo smartphone è scarico), oppure non riesci a timbrare nella modalità prevista.
se hai un profilo Amministratore o Power User e devi inserire una timbratura per conto di un'altra persona.
Inserisci una timbratura manuale
Prima di cominciare:
Hai effettuato l'accesso all'applicazione Fluida da smartphone o PC.
Per inserire una timbratura non certificata:
Seleziona il tasto ➕ (da smartphone) o ➕ Nuovo (da PC).
Seleziona Timbratura.
Seleziona il giorno, l'ora e la sede e eventualmente la direzione della timbratura, se previsto dai tuoi obblighi di timbratura.
Inserisci eventuali note.
Seleziona Timbratura manuale per confermare.
La timbratura è stata inserita sul tuo calendario (se la funzionalità Gestione presenze è attiva) ed è visibile nei report di timbratura. Se richiede approvazione, le persone previste dalla regola di approvazione per la tipologia di richiesta ricevono una notifica al riguardo per approvare o rifiutare la timbratura, e tu vieni notificato sull'esito della sua scelta. Se la richiesta viene approvata, oppure non richiede approvazione, tutti i destinatari selezionati vengono notificati al riguardo.
Se hai scelto una sede aziendale per la timbratura, l'orario di timbratura ha il fuso orario di quella sede. Se invece hai inserito una timbratura con sede "Da remoto", il fuso orario utilizzato è quello del tuo dispositivo.
💡 Quando è richiesta l'approvazione, è obbligatorio indicare una nota di almeno 10 caratteri: utilizza le note per spiegare a chi deve approvare la timbratura il motivo per cui non ha timbrato nella modalità prevista.
💡 Se sei autorizzato a inserire una timbratura non certificata per conto di un’altra persona, puoi farlo cliccando ➕ Nuovo e selezionando dal menu a tendina la persona per cui vuoi inserire la timbratura.
Altri modi per inserire una timbratura non certificata
Esistono altri modi per inserire una timbratura certificata:
Clicca sul pulsante di timbratura Entra, Esci o Presente in cima alla Home di Fluida, sotto al contatore delle Azioni necessarie.
Vai in Calendario per aprire il calendario presenze e seleziona il giorno in cui vuoi inserire la timbratura non certificata. Clicca sui tre puntini di fianco all'orario previsto per la giornata e seleziona ➕ Nuova richiesta o segnalazione, infine Timbratura.
Quando ti trovi in un'area non abilitata alla timbratura e ricevi il messaggio d'errore "Area non valida", puoi effettuare una timbratura non certificata cliccando sul pulsante Forzare in basso a destra.
Se hai dimenticato di timbrare, puoi farlo tramite l'inserimento delle Timbrature mancanti a partire dalle anomalie, oppure tramite l'avviso automatico in caso di timbrature mancanti.
Chi può inserire una timbratura non certificata e quando
Quando è possibile inserire una timbratura non certificata per sé
Se l’azienda consente inserimenti nel passato
Profilo utente \ Periodo | Oggi (prima dell’orario di inserimento) | Giorno passato di un mese con inserimenti abilitati | Giorno passato di un mese con inserimenti disabilitati |
Standard, Team leader | ✅ | ✅ | ❌ |
Power user, Amministratore | ✅ | ✅ | ✅ |
Se l’azienda NON consente inserimenti nel passato
Profilo utente \ Periodo | Oggi (prima dell’orario di inserimento) | Giorno passato di un mese con inserimenti abilitati | Giorno passato di un mese con inserimenti disabilitati |
Standard, Team leader, Power user | ✅ | ❌ | ❌ |
Amministratore | ✅ | ✅ | ✅ |
💡 Non è mai possibile inserire una timbratura nel futuro.
Quando è possibile inserire una timbratura non certificata per conto di un’altra persona
(I permessi non cambiano se l’azienda non consente gli inserimenti nel passato)
Profilo utente \ Periodo | Oggi (prima dell’orario di inserimento) | Giorno passato di un mese con inserimenti abilitati | Giorno passato di un mese con inserimenti disabilitati |
Standard, Team leader | ❌ | ❌ | ❌ |
Power user, Amministratore | ✅ | ✅ | ✅ |
💡 Non è mai possibile inserire una timbratura nel futuro.
Le sedi selezionabili per le timbrature non certificate
Quando dichiari una timbratura puoi selezionare una qualunque sede aziendale identificandola attraverso il nome definito dall'azienda. Al lavoratore deve essere consentito dichiarare dove ha effettivamente svolto la propria attività lavorativa, a prescindere dalle sue configurazioni: è quindi possibile selezionare anche sedi per cui non si è abilitati a timbrare.
Per facilitare la selezione, le sedi sono organizzate in categorie e Fluida prova a selezionare in automatico la sede di timbratura più probabile. Inoltre, per le sedi con fuso orario differente rispetto a quello del dispositivo utilizzato dall'utente, è mostrato il fuso orario come offset in ore e minuti rispetto all'ora media di Greenwich (es: GMT+09:00).
L'organizzazione delle sedi selezionabili
Le sedi selezionabili per le timbrature non certificate sono raggruppate in quattro categorie:
Sede pianificata: è la sede prevista dal calendario presenze della persona per il giorno e l'orario di timbratura selezionati. Se la funzionalità Gestione presenze non è attiva, oppure non è prevista alcuna sede per il giorno e l'orario selezionati, la sede pianificata non è visibile.
Sede più vicina: è la sede più vicina tra quelle abilitate alla timbratura ed entro un km dalla posizione del tuo dispositivo. Se stai timbrando per conto di un'altra persona, l'app non ha accesso alla posizione del dispositivo, oppure la sede più vicina coincide con quella pianificata, la sede più vicina non è visibile.
Sedi abilitate: è l'elenco in ordine alfabetico delle sedi abilitate alla timbratura diverse da quella pianificata o più vicina. Se il lavoro da remoto è abilitato per l’utente, la sede “Da remoto” è il primo elemento in elenco.
Sedi non abilitate: è l’elenco in ordine alfabetico delle sedi presso cui non è consentito timbrare. Se la timbratura da remoto non è consentita per l'utente, la sede “Da remoto” non è visibile in questo elenco.
💡 La sede "Da remoto" è visibile tra le sedi abilitate e non abilitate o come sede pianificata solo se il lavoro da remoto è consentito per l'utente.
La selezione automatica della sede di timbratura
Quando si inserisce una timbratura non certificata, Fluida suggerisce, preselezionandola, la sede in base ai valori impostati (direzione della timbratura, data e ora della timbratura, geolocalizzazione, ecc.). Ogni volta che uno di questi valori cambia, la sede suggerita viene ricalcolata.
Viene suggerita la sede più vicina, se questa è diversa dalla sede pianificata.
Viene suggerita la sede pianificata, se la sede più vicina coincide con quella pianificata oppure non viene rilevata.
Non viene suggerita nessuna sede, e l'utente dovrà selezionarla manualmente, se non viene rilevata la sede più vicina e non c'è nessuna sede pianificata.
Schema riassuntivo della selezione automatica della sede di timbratura 👇
Condizione | Sede suggerita |
Sede pianificata ❌ Sede più vicina ❌ | Nessuna (seleziona sede) |
Sede pianificata ✅ Sede più vicina ❌ | Sede pianificata |
Sede pianificata ❌ Sede più vicina ✅ | Sede più vicina |
Sede pianificata ✅ Sede più vicina ✅ | Sede più vicina |
❌ = non rilevata o non prevista
✅ = rilevata o prevista
Come viene calcolata la sede pianificata
Se la funzionalità Gestione presenze è attiva, e per la data in cui viene inserita la timbratura è previsto un turno giornaliero fisso composto da una o più sessioni di lavoro per cui non sono previste assenze, la sede pianificata viene calcolata secondo questa logica:
Condizione | Direzione di timbratura: entrata | Direzione di timbratura: uscita |
L’orario di timbratura rientra in quello previsto per una sessione di lavoro | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro in cui rientra | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro in cui rientra |
L’orario di timbratura è precedente a quello di inizio una sessione di lavoro | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro successiva | ❌ La sede pianificata non è determinabile |
L’orario di timbratura è successivo a quello di fine di una sessione di lavoro | ❌ La sede pianificata non è determinabile | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro precedente |
Esempio di sede pianificata calcolata:
09:00 > 13:00 (Ore ordinarie | Milano)
14:00 > 18:00 (Ore ordinarie | Da remoto)
Inserisco una timbratura in entrata per le 13:30
Risultato: La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro successiva, ovvero Da remoto.
💡 La sede pianificata non viene calcolata se non sono previste sessioni lavorative per quella giornata (è un giorno di riposo, una chiusura aziendale, c'è un'assenza prevista per la giornata intera o per una sessione di lavoro specifica, la funzionalità Gestione presenze non è attiva...).
Esempio di sede non calcolata:
09:00 > 13:00 (Ore ordinarie | Milano)
14:00 > 18:00 (Assenza per permesso)
Inserisco una timbratura in entrata per le 13:30
Risultato: la sede pianificata non è calcolabile perché per il pomeriggio è prevista un'assenza.
Cosa può andare storto: risposte alle domande frequenti
Non riesco a inserire una timbratura non certificata. Perché?
Se non riesci a inserire una timbratura non certificata e ricevi il messaggio d'errore "Errore registrando la timbratura":
Assicurati di non stare inserendo una timbratura nel futuro (ad esempio, oggi è il 14 aprile e stai cercando di inserire una timbratura per domani, oppure sono le 10 di mattina e vuoi inserire preventivamente la timbratura di uscita delle 18).
Assicurati che la connessione ad Internet sia stabile, in modo che Fluida possa registrare correttamente l'azione.
Chiedi alla persona che si occupa di configurare Fluida per la tua azienda di verificare nelle tue impostazioni personali che tu abbia un approvatore definito.
Se stai inserendo una timbratura forzata (dovresti timbrare in maniera certificata ma per qualsiasi motivo devi inserirne una non certificata) e ricevi il messaggio d'errore "Nessun approvatore definito":
chiedi alla persona che si occupa di configurare Fluida per la tua azienda di verificare nelle tue impostazioni personali che tu abbia un approvatore definito.
Se hai un approvatore definito, verifica che la tua connessione a Internet sia stabile e prova a reinserire la timbratura.
Non trovo il tasto per timbrare
Il pulsante di timbratura Entra, Esci o Presente si trova in cima alla Home di Fluida, sotto al contatore delle Azioni necessarie. Se non vedi il tasto per timbrare, chiedi una verifica delle tue impostazioni di timbratura alla persona che si occupa di configurare Fluida per la tua azienda.