Funzionalità coinvolte: Gestione presenze e Regole presenza, Timbratura.

Gestione presenze e Timbratura smart sono due funzionalità fondamentali di Fluida. Il loro utilizzo ottimale può aiutare amministratori e dipendenti a risparmiare tempo e facilitare la raccolta dei dati necessari alla compilazione delle buste paga.

È possibile attivare singolarmente le due funzionalità, ma potrebbe non essere la soluzione migliore: vediamo di seguito il perché.

La funzionalità Timbratura consente di rilevare le presenze degli utenti, tramite timbrature certificate o manuali. Con Fluida, puoi esportare gli orari delle timbrature in ingresso e in uscita, incluse le informazioni sulla sede dove sono state registrate; il file esportato contiene anche le ore totali di lavoro rilevate.

Cosa succede ai fini dell'elaborazione delle buste paga?

I dati sulle presenze esportati con la funzionalità Timbratura potrebbero non essere sufficienti per l'elaborazione delle buste paga: eventuali differenze fra gli orari di lavoro previsti da contratto per ciascun utente e le timbrature che il lavoratore ha effettuato, dovranno essere individuate manualmente. Inoltre, per poter elaborare le buste paga si dovrà comunque definire insieme al lavoratore come giustificare le anomalie: un'attività lunga, complessa e poco efficiente.

Con la funzionalità Gestione presenze, Fluida ti permette di definire l'orario settimanale di lavoro per ciascun utente in base al suo contratto, e di gestire eventuali variazioni sulle ore di lavoro ordinario previste. Le variazioni delle ore e dell'orario previsti derivano dall'inserimento di giustificativi di assenza, richieste di lavoro extra oppure di cambio turno (utili, ad esempio, per gestire la variazione del giorno di riposo settimanale). Eventuali modifiche alla sede, possono invece essere tracciate tramite il meccanismo di cambio sede.

I dati registrati tramite la funzionalità possono essere esportati sia in formato Excel, sia in formati compatibili con i principali software paghe disponibili sul mercato.

L'elaborazione delle buste paga avviene infatti a partire da questi dati, non considerando come primari i dati di timbratura. Tuttavia, non rilevando le ore di lavoro tramite timbratura, non potrai essere certo che tutti i giustificativi di assenza o lavoro extra siano stati inseriti in Fluida e vengano quindi conteggiati per l'elaborazione della busta paga.

Utilizzando entrambe le funzionalità, se un utente dovesse timbrare in orari differenti rispetto a quelli previsti dal proprio contratto, Fluida potrà evidenziare l'anomalia e chiedere al lavoratore o all'amministratore di giustificare la variazione di orario riscontrata. Potrai inoltre specificare alcune regole che ti permetteranno di rilevare l'anomalia solo quando effettivamente necessario, per esempio impostando una tolleranza o abbuono per ogni timbratura.

💡 Per abilitare questo controllo automatico devi attivare le Regole presenza, disponibili solo con Timbrature e Gestione presenze attive.

Il processo di quadratura permette di verificare rapidamente per ciascun lavoratore eventuali discrepanze tra il lavoro previsto e quello rilevato tramite le timbrature, attraverso la segnalazione di anomalie sul calendario oppure confrontando i valori registrati tramite l'esportazione dei dati.

Attivando entrambe le funzionalità, attraverso la quadratura (opzione Regole di presenza in Fluida), potrai migliorare l'interazione con il tuo consulente paghe, trasmettendogli un file pronto per l'importazione nel suo software paghe e avendo maggior sicurezza sull'accuratezza dei dati di presenza trasmessi.

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