Fluida permette di esportare i dati delle note spese in formato testuale .CSV. Questo facilita l'analisi e l'elaborazione tramite fogli di calcolo o software specifici di analisi dei dati, consentendo anche lo scambio di informazioni con altri software capaci di importare dati in formato CSV.
I dati delle note spese possono essere esportati su base annuale, mensile o selezionando un periodo personalizzato. È possibile esportare i dati dell'intera azienda, di una singola persona, oppure filtrarli per sede e team.
Il file in formato .CSV è composto da una riga di intestazione, e una riga per ogni spesa esportata.
Per poter esportare i dati delle note spese in formato CSV è necessario attivare l'estensione Export note spese CSV.
Cosa contiene l'export .CSV delle note spese
Con la configurazione predefinita, le informazioni disponibili per ogni riga sono strutturate come indicato nella tabella sottostante 👇🏻
Contract full name | Nome e cognome dell'utente |
Contract ref code | |
Expense report name | Nome della nota spese |
Expense report status | Stato della nota spese |
Expense payment date | Data in cui è avvenuto il rimborso della nota spese |
Expense title | Nome della spesa |
Expense type name | Categoria di spesa |
Expense total amount | Totale speso (relativo alla spesa) |
Total amount currency | Valuta del totale speso |
Expense exchange rate* | Tasso di cambio utilizzato per convertire il totale speso nella valuta dell'azienda/nota spese |
Expense base total amount | Totale speso nella valuta principale |
Base total amount currency | Valuta principale della nota spese / dell'azienda |
Expense requested refundable amount | Importo del rimborso richiesto |
Requested refundable amount currency | Valuta dell'importo del rimborso richiesto |
Expense max refundable amount* | L'importo massimo spendibile, se presente |
Max refundable amount currency | Valuta dell'importo massimo spendibile |
Expense refundable amount | Importo del rimborso concesso |
Refundable amount currency | Valuta dell'importo del rimborso concesso |
Expense payment type | Metodo di pagamento della spesa |
Expense notes | Note sulla spese |
Expense has attachment | Presenza di foto allegate |
Order name | Nome del progetto della spesa |
Order ref code | Codice progetto |
Customer name | Nome del cliente |
Expense project billable | Se la spesa è da addebitare al cliente |
Company name | Nome dell'azienda |
Expense id | ID univoco della spesa (utile per distinguere univocamente ogni riga) |
*All'inserimento di una spesa o in caso di modifica, questi dati sono aggiornati con i valori più recenti.
Nel file esportato, alcuni campi potrebbero risultare vuoti in quanto non obbligatori.
💡Personalizzando la configurazione dell'esportazione, è possibile cambiare l'ordine delle informazioni esportate, rimuoverne alcune oppure aggiungerne altre.
Un esempio di file .CSV delle note spese
(clicca sull'immagine per scaricare il file)
Esporta i dati delle note spese
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
È attiva la funzionalità Nota spese per l'azienda.
È attiva l'estensione Export note spese CSV.
Per esportare i dati delle note spese in formato CSV:
Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.
Clicca Export dati di fianco a Note spese.
Seleziona il tipo di file File di testo (ETC, TXT, etc).
Scegli il periodo di esportazione (annuale, mensile o personalizzato)
Seleziona Esporta per scaricare il file.
Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato tramite email.
Esportare le note spese di un team
Quando si filtrano le note spese per team, Fluida esporta i dati relativi al periodo selezionato, ma solo per le persone che fanno parte del team selezionato al momento dell'esportazione, indipendentemente dal team a cui appartenevano quando hanno inserito le note spese.
Esempio:
Marco ha fatto parte del team A dall'1 al 15 ottobre.
Il 16 ottobre è stato spostato nel team B.
Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di ottobre in formato Excel filtrate per il team A, vedrà le note spese di ottobre solo delle persone che fanno parte del team A al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese non appariranno nel file del team A.
Se invece l'amministratore esporta le note spese di ottobre filtrate per il team B, vedrà le note spese di ottobre per le persone che fanno parte del team B al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese di saranno incluse nel file del team B.
Esportare le note spese di una sede
Filtrando le note spese per sede, Fluida esporta i dati di tutto il periodo selezionato per le persone la cui sede principale, al momento dell'esportazione, coincide con quella selezionata.
Esempio:
Luca ha avuto come sede principale Milano dall'1 al 20 novembre.
Dal 21 novembre la sua sede principale è diventata Roma.
Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Milano, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Milano. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese non appariranno nel file della sede di Milano.
Se invece l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Roma, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Roma. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese di novembre saranno incluse nel file della sede di Roma.