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L'export in formato testuale delle spese
L'export in formato testuale delle spese
Fulvia Chesi avatar
Scritto da Fulvia Chesi
Aggiornato oltre una settimana fa

Fluida permette di esportare i dati delle note spese in formato testuale .CSV. Questo facilita l'analisi e l'elaborazione tramite fogli di calcolo o software specifici di analisi dei dati, consentendo anche lo scambio di informazioni con altri software capaci di importare dati in formato CSV.

I dati delle note spese possono essere esportati su base annuale, mensile o selezionando un periodo personalizzato. È possibile esportare i dati dell'intera azienda, di una singola persona, oppure filtrarli per sede e team.

Il file in formato .CSV è composto da una riga di intestazione, e una riga per ogni spesa esportata. 

Per poter esportare i dati delle note spese in formato CSV è necessario attivare l'estensione Export note spese CSV.

Cosa contiene l'export .CSV delle note spese

Con la configurazione predefinita, le informazioni disponibili per ogni riga sono strutturate come indicato nella tabella sottostante 👇🏻

Contract full name

Nome e cognome dell'utente

Contract ref code

Expense report name

Nome della nota spese

Expense report status

Stato della nota spese

Expense payment date

Data in cui è avvenuto il rimborso della nota spese

Expense title

Nome della spesa

Expense type name

Categoria di spesa

Expense total amount

Totale speso (relativo alla spesa)

Total amount currency

Valuta del totale speso

Expense exchange rate*

Tasso di cambio utilizzato per convertire il totale speso nella valuta dell'azienda/nota spese

Expense base total amount

Totale speso nella valuta principale

Base total amount currency

Valuta principale della nota spese / dell'azienda

Expense requested refundable amount

Importo del rimborso richiesto

Requested refundable amount currency

Valuta dell'importo del rimborso richiesto

Expense max refundable amount*

L'importo massimo spendibile, se presente

Max refundable amount currency

Valuta dell'importo massimo spendibile

Expense refundable amount

Importo del rimborso concesso

Refundable amount currency

Valuta dell'importo del rimborso concesso

Expense payment type

Metodo di pagamento della spesa

Expense notes

Note sulla spese

Expense has attachment

Presenza di foto allegate

Order name

Nome del progetto della spesa

Order ref code

Codice progetto

Customer name

Nome del cliente

Expense project billable

Se la spesa è da addebitare al cliente

Company name

Nome dell'azienda

Expense id

ID univoco della spesa (utile per distinguere univocamente ogni riga)

*All'inserimento di una spesa o in caso di modifica, questi dati sono aggiornati con i valori più recenti. 

Nel file esportato, alcuni campi potrebbero risultare vuoti in quanto non obbligatori.

💡Personalizzando la configurazione dell'esportazione, è possibile cambiare l'ordine delle informazioni esportate, rimuoverne alcune oppure aggiungerne altre.

Un esempio di file .CSV delle note spese

(clicca sull'immagine per scaricare il file)

Esporta i dati delle note spese

Prima di cominciare:

Per esportare i dati delle note spese in formato CSV:

  1. Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.

  2. Clicca Export dati di fianco a Note spese.

  3. Seleziona il tipo di file File di testo (ETC, TXT, etc).

  4. Specifica di chi vuoi esportare i dati (tutta l'azienda, per sede, per team, o una persona specifica)

  5. Scegli il periodo di esportazione (annuale, mensile o personalizzato)

  6. Seleziona Esporta per scaricare il file.

Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato tramite email.

Esportare le note spese di un team

Quando si filtrano le note spese per team, Fluida esporta i dati relativi al periodo selezionato, ma solo per le persone che fanno parte del team selezionato al momento dell'esportazione, indipendentemente dal team a cui appartenevano quando hanno inserito le note spese.

Esempio:

  • Marco ha fatto parte del team A dall'1 al 15 ottobre.

  • Il 16 ottobre è stato spostato nel team B.

Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di ottobre in formato Excel filtrate per il team A, vedrà le note spese di ottobre solo delle persone che fanno parte del team A al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese non appariranno nel file del team A.

Se invece l'amministratore esporta le note spese di ottobre filtrate per il team B, vedrà le note spese di ottobre per le persone che fanno parte del team B al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese di saranno incluse nel file del team B.

Esportare le note spese di una sede

Filtrando le note spese per sede, Fluida esporta i dati di tutto il periodo selezionato per le persone la cui sede principale, al momento dell'esportazione, coincide con quella selezionata.

Esempio:

  • Luca ha avuto come sede principale Milano dall'1 al 20 novembre.

  • Dal 21 novembre la sua sede principale è diventata Roma.

Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Milano, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Milano. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese non appariranno nel file della sede di Milano.

Se invece l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Roma, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Roma. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese di novembre saranno incluse nel file della sede di Roma.

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