Una spesa è il costo sostenuto da un lavoratore per conto della propria azienda per acquistare un bene o un servizio come pasti, alloggi, carburante, materiali di lavoro o altre spese legate alla professione o all'attività svolte.
La funzionalità Nota spese di Fluida permette agli utenti di tracciare tutte le loro spese e classificarle nelle note spese per poterne poi chiedere il rimborso e comunque consentire a chi se ne occupa di contabilizzarle correttamente.
💡 Oltre alle spese è possibile tracciare anche gli spostamenti effettuati con un veicolo personale, per poter così richiedere un rimborso chilometrico.
Gli attributi di una spesa
Una spesa è composta dai seguenti attributi:
Foto o documento allegato (facoltativo)
La documentazione che giustifica la spesa sostenuta. Tipicamente è una fotografia o una scansione di una ricevuta, di uno scontrino fiscale, di una fattura oppure di un documento di viaggio.
La presenza di un allegato è facoltativa, in quanto il lavoratore potrebbe non essere in possesso del giustificativo (ad esempio se ha pagato il pedaggio in autostrada con il Telepass™️, e quando registra la spesa non ha ancora ricevuto la relativa fattura).
Può essere allegato un qualunque file in formato .jpg, .png o .pdf di dimensione massima di 50 MB.
💡 Per facilitare la creazione delle spese, Fluida compila automaticamente alcuni campi a partire dall'immagine o file caricati, ovvero il titolo, la data e l'importo speso. Se è attiva l'estensione Nota spese avanzata e l'importo indicato sul giustificativo di spesa è espresso in una valuta abilitata per l'azienda, Fluida imposta automaticamente anche la valuta, altrimenti lascia a prescindere la valuta principale dell'azienda.
Titolo (obbligatorio)
Una descrizione della spesa. Tipicamente è il nome dell'esercizio commerciale dove è avvenuta, ma ogni azienda può avere regole di compilazione diverse.
Categoria (obbligatorio)
La categoria in cui rientra la spesa, fondamentale per permetterne una corretta contabilizzazione. Le categorie di spesa disponibili sono aereo, treno, trasporto pubblico, noleggio veicoli, taxi, carburante, parcheggio, pedaggio, hotel, ristorante, telefonia e internet, altro.
Tra le categorie di spesa è presente anche il rimborso chilometrico.
💡Ad oggi non è possibile creare categorie di spesa personalizzate. Se vuoi, puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻
Data (obbligatorio)
La data in cui è stata sostenuta la spesa.
Totale speso (obbligatorio)
L'importo totale della spesa sostenuta visibile sul giustificativo (IVA inclusa). Verifica sempre le regole aziendali per assicurarti di star inserendo l'importo corretto.
Valuta dell'importo totale speso (obbligatorio)
Di default è la valuta principale dell'azienda. Se l'estensione Nota spese avanzata è attiva, può essere selezionata una qualunque delle valute abilitate.
Metodo di pagamento (obbligatorio)
La modalità di pagamento utilizzata per sostenere la spesa. Si può scegliere tra fondi personali, carta di credito aziendale, contanti aziendali, conto corrente aziendale o altro.
💡 Ad oggi non è possibile inserire dei metodi di pagamento diversi da quelli predefiniti. Se vuoi, puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻
Importo da rimborsare (obbligatorio)
L'importo per cui si richiede il rimborso, sempre espresso nella valuta principale impostata dall'azienda. Nel caso in cui l'importo speso sia in una valuta diversa da quella principale, se l'estensione Nota spese avanzata è attiva e la valuta rientra tra quelle abilitate, Fluida converte automaticamente l'importo nella valuta principale. Altrimenti non riconosce la valuta, rendendo necessario effettuare manualmente la conversione dell'importo nella valuta principale.
Tipicamente, se si paga con fondi personali e l'importo speso è inferiore ai massimali impostati dall'azienda, l'importo da rimborsare coincide con l'importo speso; se l'importo speso è superiore ai massimali impostati per l'azienda, l'importo da rimborsare risulta inferiore al totale speso; se invece si paga con fondi aziendali, l'importo da rimborsare è 0.
Nota spese (facoltativo)
Se sono presenti delle note spese ancora in stato di bozza, è possibile inserire le spese al loro interno. Altrimenti, si possono classificare le spese in una nota spese in un secondo momento oppure creare una nuova nota spese.
Commento (facoltativo)
Un commento sulla spesa sostenuta, con informazioni aggiuntive utili alla contabilizzazione o al rimborso.
Progetto (facoltativo)
Il progetto aziendale a cui associare la spesa.
💡 Questo attributo è disponibile solo se l'estensione Nota spese avanzata è attiva per l'azienda.
Da addebitare al cliente (facoltativo)
Se la spesa deve essere fatturata al cliente del progetto a cui è stata associata.
💡 Questo attributo è disponibile solo se l'estensione Nota spese avanzata è attiva per l'azienda.
Registra una spesa
Prima di cominciare:
La funzionalità Nota spese è attiva per la tua azienda.
Per creare una spesa:
Fai clic sul pulsante + / + Nuovo.
Seleziona Spesa.
Seleziona o scatta una foto del giustificativo, se ne sei già in possesso. Fluida prova a compilare in automatico titolo, data e totale speso in valuta partendo dalle informazioni contenute nella foto.
Verifica i dati obbligatori compilati in automatico a partire dalla foto o immagine allegata, e integra eventuali informazioni mancanti.
Seleziona la categoria di spesa, scegliendo tra quelle disponibili.
Seleziona il metodo di pagamento, scegliendo tra quelli disponibili.
Inserisci o verifica l'importo da rimborsare: se hai selezionato un metodo di pagamento diverso da fondi personali, infatti, l'importo da rimborsare si azzera in automatico.
💡 Se per l'azienda è attiva l'estensione Nota spese avanzata e sono stati impostati dei massimali di spesa, un eventuale superamento della soglia massima viene segnalato, offrendoti la possibilità di correggere l'importo.
Se l'hai già creata, seleziona una nota spese in cui classificare la spesa. Altrimenti, decidi se vuoi classificarla successivamente, oppure se vuoi creare una nuova nota spese in cui inserirla.
Controlla un'ultima volta che tutti i dettagli della spesa siano corretti.
Seleziona Inserisci per creare la spesa.
La spesa è stata creata. I tuoi responsabili aziendali non ne hanno visibilità finché non invii in approvazione la nota spese in cui è classificata la spesa.
Se non l'hai già inserita all'interno di una nota spese, visualizzala e classificala in una nota spese per poterne poi richiedere l'approvazione.
Se l'hai già inserita all'interno di una nota spese, puoi visualizzarla e richiedere l'approvazione.
💡 Se non hai con te il giustificativo della spesa, puoi comunque procedere con la creazione della spesa. Tuttavia, prima di inviare la nota spese in approvazione, per permettere all'azienda di contabilizzare correttamente tutte le spese ricordati di aggiungere l'allegato alla spesa, modificandola.
💡 Una spesa può essere creata anche:
Dal calendario, aprendo il giorno in cui è avvenuta la spesa e selezionando Aggiungi nella sezione Spese.
Dentro a una nota spese ancora in stato di bozza, selezionando Aggiungi spesa al suo interno.
Dentro alla sezione Spese da classificare, selezionando Aggiungi spesa.
💡 Quando si registra una spesa, si applicano gli eventuali massimali di spesa e tassi di cambio validi in quel momento. Se successivamente questi parametri cambiano, la spesa non si aggiorna automaticamente per riflettere questa variazione. Modificando la spesa, invece, vengono applicate le nuove regole e il nuovo tasso di cambio. I valori rimangono quindi invariati finché non si interviene manualmente sulla spesa.
Cosa potrebbe andare storto durante la creazione di una spesa
Quando carico una spesa in una valuta estera, la valuta non viene riconosciuta e non viene fatta nessuna conversione
Chiedi all'amministratore della tua azienda di assicurarsi di aver attivato l'estensione Nota spese avanzata, e di aver abilitato la valuta in cui hai sostenuto la spesa. Solo così potrai tracciare le spese sostenute in una valuta diversa da quella principale per l'azienda e lasciare che Fluida converta automaticamente l'importo.
Con Nota spese avanzata e valuta USD abilitata, una spesa
di 9,22 USD viene automaticamente convertita in 8,51 EUR.