A seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare i dati delle note spese (proprie o di altre persone) in diversi formati. Ad esempio, i dati elaborati di più note spese possono essere esportati in formato Excel per ottenere una visione d'insieme dei dati più organizzata, facilmente comprensibile e dettagliata rispetto ai report in app o alle esportazioni in formato CSV.
L'esportazione può essere filtrata per periodi specifici e stato di approvazione, includendo i dati dell'intera azienda, di un team o una sede specifici o di una persona in particolare.
In questa modalità, per le note in stato Approvata e Rimborsata, è possibile includere l'esportazione in formato PDF (che contiene anche gli allegati dei giustificativi di spesa).
💡 Consulta la guida per sapere come esportare i dati di più note spese.
Cosa contiene il file Excel
Il file esportato è strutturato per offrire una lettura gerarchica dei dati, facilitando il controllo amministrativo. Il documento si compone di un unico foglio di calcolo organizzato su due livelli. Le informazioni sono raggruppate per singola persona (specificandone il nome e il cognome e eventuale ID esterno), e le note spese sono elencate in ordine cronologico, basandosi sulla data della spesa più remota contenuta in ciascuna nota.
Di seguito spieghiamo più nel dettaglio l'organizzazione del file.
Informazioni sulla nota spese (Riga colorata)
Ogni nota spese è introdotta da una riga evidenziata che ne riassume i dati principali:
Il nome della nota spese.
L'intervallo temporale, specificando la data della spesa più vecchia e di quella più recente contenuta nella nota spese.
L'importo totale del rimborso richiesto.
Un link diretto per visualizzare il dettaglio della nota spese in app.
Lo stato della nota spese (il colore della riga della nota spese varia in base al suo stato).
La data in cui è avvenuto il rimborso e l'importo totale del rimborso effettivo.
Informazioni sulle singole spese
Sotto la riga di testata, il file elenca analiticamente ogni voce di spesa che compone la nota spese, riportando:
La data in cui è stata sostenuta la spesa.
La categoria di spesa.
Il titolo della spesa.
L'importo del rimborso richiesto.
Il massimale di spesa per la specifica categoria*
Il link al dettaglio della spesa (e del giustificativo di spesa) in app
Eventuali note.
Il progetto a cui si riferisce la spesa*
Il cliente del progetto*
Se la spesa è da addebitare al cliente*
Il metodo di pagamento utilizzato.
L'importo della spesa sostenuta.
Nel caso di un rimborso chilometrico, vengono indicati anche il modello del veicolo, i chilometri percorsi, se si tratta di un viaggio di sola andata o andata e ritorno, l'indirizzo di partenza e l'indirizzo di arrivo.
* Per visualizzare e impostare questi campi, è richiesta l'estensione Nota spese avanzata.
Opzione Includi archivio allegati PDF
Se in fase di esportazione si filtrano le note spese per lo stato Approvata e/o Rimborsata, è possibile selezionare l'opzione Includi archivio allegati PDF.
In questo caso, viene esportato un file .zip che contiene:
Il file excel delle note spese
una cartella per utente esportato, contenente gli export PDF delle singole note spese.
Esempio di file esportato
📄 Excel di più note spese
Qui sotto è allegato l'export Excel dei dati delle note spese del mese di maggio per l'intera azienda:
📄 Excel di più note spese con opzione Includi archivio allegati PDF
Qui sotto è allegata la cartella con i dati delle note spese del mese di maggio per l'intera azienda, quando si sceglie l'opzione Includi archivio allegati PDF: