I dati elaborati delle note spese possono essere esportati in formato Excel per ottenere una visione d'insieme dei dati più organizzata, facilmente comprensibile e dettagliata rispetto ai report in app o alle esportazioni in formato CSV. L'Excel delle note spese può essere esportato per uno o più mesi, per un anno o per un periodo personalizzato, e può includere i dati di tutta l'azienda, di una specifica persona, di un determinato team o di una sede. Si possono infine filtrare i dati per stato della nota spese.
Cosa contiene il file esportato
Il file esportato è composto da un unico foglio che mostra le note spese (e le spese al loro interno) degli utenti, i quali sono ordinati alfabeticamente per cognome.
Per ogni nota spese è indicato:
Il nome della nota spese.
La data in cui è stata sostenuta la spesa più vecchia e quella più recente all'it.
L'importo totale del rimborso richiesto.
Un link al dettaglio della nota spese in app.
Lo stato della nota spese.
La data in cui è avvenuto il rimborso, e l'importo totale del rimborso effettivo.
Per ogni spesa all'interno della nota spese è indicato:
La data in cui è stata sostenuta la spesa.
La categoria di spesa.
Il titolo della spesa.
L'importo del rimborso richiesto.
Il massimale di spesa per la specifica categoria.
Un link al dettaglio della spesa (e del giustificativo di spesa) in app.
Eventuali note.
Il progetto a cui si riferisce la spesa.
Il cliente del progetto
Se la spesa è da addebitare al cliente
Il metodo di pagamento utilizzato.
L'importo della spesa sostenuta.
💡Nel caso di un rimborso chilometrico, vengono indicati anche il modello del veicolo, i chilometri percorsi, se si tratta di un viaggio di sola andata o andata e ritorno, l'indirizzo di partenza e l'indirizzo di arrivo.
Clicca sull'immagine per esportare un esempio di export Excel
Esporta i dati delle note spese
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
È attiva la funzionalità Nota spese per l'azienda.
Per esportare i dati delle note spese in formato Excel:
Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.
Clicca Export dati di fianco a Nota spese.
Scegli gli stati delle note spese che vuoi esportare.
Scegli il periodo di esportazione (annuale, mensile o personalizzato).
💡 Vengono esportate solo le note spese per cui la data della spesa meno recente rientra nel periodo che hai selezionato per l'esportazione.
Seleziona Esporta per scaricare il file.
Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato tramite email.
Esportare le note spese di un team
Quando si filtrano le note spese per team, Fluida esporta i dati relativi al periodo selezionato, ma solo per le persone che fanno parte del team selezionato al momento dell'esportazione, indipendentemente dal team a cui appartenevano quando hanno inserito le note spese.
Esempio:
Marco ha fatto parte del team A dall'1 al 15 ottobre.
Il 16 ottobre è stato spostato nel team B.
Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di ottobre in formato Excel filtrate per il team A, vedrà le note spese di ottobre solo delle persone che fanno parte del team A al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese non appariranno nel file del team A.
Se invece l'amministratore esporta le note spese di ottobre filtrate per il team B, vedrà le note spese di ottobre per le persone che fanno parte del team B al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue note spese di saranno incluse nel file del team B.
Esportare le note spese di una sede
Filtrando le note spese per sede, Fluida esporta i dati di tutto il periodo selezionato per le persone la cui sede principale, al momento dell'esportazione, coincide con quella selezionata.
Esempio:
Luca ha avuto come sede principale Milano dall'1 al 20 novembre.
Dal 21 novembre la sua sede principale è diventata Roma.
Se a fine mese l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Milano, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Milano. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese non appariranno nel file della sede di Milano.
Se invece l'amministratore esporta le note spese di novembre filtrate per la sede di Roma, vedrà le note spese di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Roma. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue note spese di novembre saranno incluse nel file della sede di Roma.
Cosa potrebbe andare storto durante l'esportazione dei dati
Quando esporto le note spese in formato Excel sullo smartphone, non si generano i link che portano ai dettagli della nota spese o delle spese in app
Il problema potrebbe essere dovuto al “visualizzatore di anteprima” dei file Excel su dispositivi iOS. Prova ad aprire il file con un’altra applicazione (ad esempio Numbers o Excel) oppure a inviarti il file sul PC e aprirlo da lì.
Alcune note spese non compaiono nel file che ho esportato, ma si riferiscono al periodo che ho selezionato
Vengono esportate solamente le note spese per cui la data della spesa meno recente rientra nel periodo che hai selezionato per l'esportazione. Se selezioni come periodo il mese di Luglio, ma una nota spese con spese effettuate nel corso del mese di luglio contiene anche una spesa avvenuta a sostenuta a Giugno, allora questa non verrà inclusa nel file.