Le persone attive su Fluida possono sempre visualizzare le note spese che hanno creato, indipendentemente dallo stato in cui si trovano. Dopo che sono state inviate in approvazione, o comunque non sono più in stato di bozza, invece, le note spese altrui diventano visibili anche agli approvatori (per le persone di cui sono responsabili) e agli amministratori e ai power user (per tutti gli utenti).
Visualizzare i riepiloghi delle note spese permette di avere una panoramica su tutte le note spese inserite e sul loro stato, o trovarne una nello specifico. Il riepilogo di una nota spese è accessibile da diversi punti dell'app:
Dalla sezione Ultime note spese.
Dalla sezione Le tue note spese.
Dalle azioni necessarie, per un approvatore che deve approvare o rifiutare la nota spese di una persona di cui è responsabile.
Dalla sezione Report e dati delle note spese, che include due tipi di report: per persona e da rimborsare.
Per poter ottenere delle informazioni ancora più dettagliate su una nota spese (ad esempio vedere l'elenco delle spese contenute al suo interno) o effettuare alcune azioni (come esportarla o modificarla), è necessario aprirne il dettaglio. Per farlo, basta cliccare sul riepilogo di una nota spese.
Il riepilogo di una nota spese
Il riepilogo di una nota spese ne mostra le informazioni più salienti e permette di accedere al suo dettaglio.
Il riepilogo di una nota spese mostra:
Il titolo della nota spese.
La data in cui è stata sostenuta la spesa più vecchia e quella più recente (la visualizzazione non cambia anche se le due date coincidono).
💡 Se c'è una sola spesa viene mostrata la data di creazione di quella spesa, mentre se non ci sono spese viene mostrata la data di creazione della nota spese.
L'importo totale del rimborso richiesto, previsto o rimborsato nella valuta principale al momento della creazione della nota spese, in base allo stato della nota spese e alle azioni effettuate sulla nota spese. Leggi qui per saperne di più.
Lo stato della nota spese.
Il numero di spese al suo interno.
Esempi "standard" di riepiloghi di note spese
💡 Nelle Azioni necessarie e nelle Ultime note spese, la visualizzazione del riepilogo di una nota spese è leggermente diversa per poter mostrare alcune informazioni più utili.
Il dettaglio di una nota spese
Il dettaglio di una nota spese, a cui si accede cliccando sul riepilogo di una nota spese o su una notifica legata alla nota spese, mostra più informazioni sulla nota spese e sulle spese incluse al suo interno, e permette di effettuare diverse azioni a seconda dello stato.
Il dettaglio di una nota spese mostra:
L'intestazione della nota spese.
L'elenco delle spese al suo interno.
💡 Cliccando su una spesa, puoi visualizzarne i dettagli.
Le possibili azioni sulle spese.
Le possibili azioni sulla nota spese.
💡Le informazioni mostrate nell'intestazione della nota spese, così come le possibili azioni sulle spese e sulle note spese possono cambiare a seconda dello stato della nota spese in questione. Leggi questo articolo per saperne di più.
L'intestazione di una nota spese
L'intestazione di una nota spese mostra:
Il titolo della nota spese.
Lo stato della nota spese.
Il periodo di tempo che va da quando è stata sostenuta la spesa più vecchia a quando è stata sostenuta quella più recente.
La sezione dedicata alle informazioni sull'importo del rimborso della nota spese, che possono variare a seconda dello stato della nota spese e di chi sta visualizzando i dati.
Le informazioni sull'importo del rimborso
Le informazioni sull'importo del rimborso di una nota spese variano a seconda dello stato in cui si trova la nota spese e delle azioni che sono state effettuate dai power user o dagli amministratori sugli importi dei rimborsi delle note spese o delle singole spese al loro interno. Nello specifico:
Viene mostrato l'importo totale del rimborso richiesto, ovvero la somma degli importi da rimborsare di tutte le spese all'interno della note spese, se non sono state effettuate modifiche da parte di admin e power user su nessun importo da rimborsare.
Viene mostrato l'importo totale del rimborso previsto se un amministratore o power user ha modificato uno o più importi da rimborsare delle singole spese all'interno della nota spese. L'importo del rimborso previsto tiene quindi conto delle modifiche che sono state apportate.
Viene mostrato l'importo totale rimborsato quando la nota spese passa in stato rimborsato e un amministratore o power user indica l'importo totale della nota spese che è stato effettivamente rimborsato.
Le diverse informazioni sul rimborso a seconda dello stato
di una nota spese e delle azioni effettuate
Visualizzare le proprie note spese
La sezione Ultime note spese
Dalla home di Fluida puoi accedere alla sezione Ultime note spese, molto utile per avere subito visibilità delle note spese con cui stai interagendo più di recente. Da smartphone, la sezione mostra le ultime 5 note spese più recenti, che non siano in stato rimborsato o eliminato, ordinate dalla nota spese con la spesa più recente alla nota spese con la spesa più vecchia. Da PC vengono mostrate le ultime 3 note spese, seguendo lo stesso criterio di ordinamento.
Per ogni nota spese viene mostrato:
Il titolo della nota spese.
La data della spesa più vecchia contenuta al suo interno.
💡 Se non ci sono spese al suo interno, viene mostrata la data di creazione della nota spese.
L'importo totale del rimborso richiesto, il rimborso previsto o il totale rimborsato nella valuta principale al momento della creazione della nota spese, in base allo stato della nota spese e alle azioni effettuate sulla nota spese. Leggi qui per saperne di più.
Lo stato della nota spese.
Se la nota spese non si trova in stato di bozza, viene mostrato a chi è stata inviata in approvazione.
Esempi di riepiloghi di note spese nella sezione Ultime note spese
La sezione Le tue note spese
Selezionando l'opzione Vedi tutte di fianco a Ultime note spese puoi accedere alla sezione Le tue note spese, molto utile nel caso in cui tu gestisca numerose note spese e abbia bisogno di monitorare lo stato di approvazione di tutte. In questa sezione vengono mostrati i riepiloghi di tutte le note spese inserite, a parte quelle eliminate, ordinate dalla nota spese con la spesa più recente alla nota spese con la spesa più vecchia.
💡 In questa pagina puoi anche visualizzare eventuali Spese da classificare.
Visualizzare le note spese di un'altra persona
Un approvatore può visualizzare le note spese delle persone di cui è responsabile solamente dopo che sono state inviate in approvazione. Allo stesso modo, Amministratori e Power User possono vedere le note spese inviate in approvazione di tutte le persone attive in azienda.
Dalle azioni necessarie
Quando si avvicina la fine del mese, e si sono accumulate un po' di richieste di rimborso, un approvatore può aprire le proprie azioni necessarie e filtrarle per tipo per vedere tutte le note spese delle persone di cui è responsabile, e approvarle o rifiutarle.
Dal report delle note spese per persona
Il report delle note spese per persona permette di visualizzare tutte le note spese (non in stato di bozza) di una specifica persona di cui si è responsabili, con la possibilità di filtrarle anche per stato e per anno, per fare ricerche più approfondite.
Dal report delle note spese da rimborsare
Un Power User o un Amministratore può accedere al report delle note spese da rimborsare, in cui sono mostrate tutte le note spese già approvate, per poter gestire il rimborso per più persone, e non lasciare nessuna richiesta in sospeso.