Una nota spese passa attraverso diverse fasi, o stati, dal momento in cui viene creata fino al momento in cui le spese al suo interno vengono rimborsate, permettendo così di verificare a che punto è il rimborso.

Una persona può sempre visualizzare le proprie note spese, indipendentemente dallo stato. Per sapere quali utenti possono visualizzare le note spese altrui, consulta l'articolo Le autorizzazioni alla visualizzazione delle note spese.

Gli stati in cui può trovarsi una nota spese sono sei: Bozza, Eliminata, Da approvare, Rifiutata, Approvata e Rimborsata.

In ogni stato, a seconda del ruolo, è possibile eseguire determinate azioni sulla nota spese, tra cui l'esportazione. Per sapere quali utenti possono esportare le note spese altrui, consulta l'articolo Le autorizzazioni alla visualizzazione delle note spese.

Di seguito sono riportate le azioni disponibili per ogni stato e le possibili transizioni fra stati.

Quando viene creata, la nota spese nasce in stato di bozza e, finché rimane tale, è visibile, modificabile ed eliminabile solo dalla persona che l'ha creata.  In questo stato è quindi possibile cambiarne il nome, aggiungere o rimuovere spese al suo interno o modificare quelle già inserite.

Quando è pronta, la nota spese può essere inviata in approvazione, passando in stato Da approvare. Se invece non serve più, può essere eliminata, passando quindi in stato Eliminata.

Quando la persona che l'ha creata decide di eliminarla, la nota spese passa in questo stato e non può più essere modificata né recuperata.

Una nota spese eliminata può essere solo visualizzata dalla persona che l'ha creata, dagli Amministratori e dai Power User.

La nota spese passa in questo stato quando la persona che l'ha creata la invia in approvazione e, da questo momento, diventa visibile anche ad approvatori, Amministratori e Power user.

Se la nota spese non è già stata Approvata o Rifiutata, la persona che l'ha creata può ancora apportare delle modifiche o effettuare delle correzioni. Queste azioni riporteranno la nota spese in stato Bozza. L'approvatore, da parte sua, può esaminare la nota spese e decidere se approvarla o rifiutarla mentre Amministratori e  Power User possono solo visualizzarla.

La nota spese passa in questo stato quando l'approvatore della persona la rifiuta, ad esempio perché contiene errori o informazioni incomplete.

La persona che l'ha creata può modificarla riportandola in bozza per apportare le correzioni necessarie e inviarla nuovamente in approvazione.

La nota spese passa in questo stato quando l'approvatore della persona la approva, confermando quindi che le spese inserite sono corrette.

A questo punto, Amministratori e Power User possono procedere con il rimborso facendo passare la nota spese in stato Rimborsata oppure esportarla.

Quando un Amministratore o un Power User gestisce il rimborso delle spese, la nota spese passa in questo stato, che è quello finale del percorso.

Questi utenti possono esportare la nota spese o, se il rimborso è stato registrato per errore o deve essere annullato per qualsiasi motivo, annullarlo: in quel caso la nota spese torna in stato Approvata, come se il rimborso non fosse mai avvenuto.