Una nota spese passa attraverso diverse fasi, o stati, dal momento in cui viene creata fino al momento in cui le spese al suo interno vengono rimborsate, permettendo così di verificare a che punto è il rimborso. Ogni stato permette di eseguire specifiche azioni sulla nota spese (indicate dalle lettere nello schema sottostante). 

Una persona può sempre visualizzare le proprie note spese, indipendentemente dallo stato. I Power User e gli Amministratori hanno accesso alle note spese di tutti gli utenti attivi nell'azienda, ad eccezione di quelle ancora in bozza, così come gli approvatori possono vedere le note spese (non in stato di bozza) delle persone di cui sono responsabili.