Quando una persona richiede l'approvazione di una nota spese, il suo approvatore il riceve una notifica push o una email (in base alle sue preferenze) che anticipa alcuni dettagli sulla nota spese, e può decidere se approvarla o rifiutarla. La nota spese può essere gestita anche dalla sezione delle Azioni necessarie o dal report delle note spese per persona.
Esempio di una notifica email
di una richiesta di approvazione di una nota spese
💡 Il concetto di approvazione può differire da un'azienda all'altra: ad esempio, una nota spese può essere considerata approvata se la persona che l'ha compilata era effettivamente autorizzata a sostenere le spese classificate al suo interno.
Approva o rifiuta una nota spese
Prima di cominciare:
Sei l'approvatore della persona che ha creato la nota spese.
La nota spese è in stato Da approvare.
Per approvare o rifiutare una nota spese:
Approva o rifiuta la nota spese.
Inserisci un commento, se necessario.
Conferma l'operazione, cliccando su Approva o Rifiuta.
La nota spese passa in stato approvata o rifiutata a seconda dell'opzione scelta, e la persona che l'ha creata riceve una notifica al riguardo.
Se la nota spese è stata approvata, ora è possibile esportarla e gestirne il rimborso.
Se è stata rifiutata, invece, il proprietario può modificarla, correggendo eventuali segnalazioni, e inviarla nuovamente in approvazione.
💡 A seconda dello stato della nota spese è possibile effettuare alcune azioni.
💡 Se la richiesta necessita dell'approvazione da parte di più persone, non passerà in stato Approvata finché non sarà stata approvata da tutti.
Cosa potrebbe andare storto durante l'approvazione di una nota spese
Dopo che approvo una nota spese, questa rimane in caricamento infinito e l'app sembra bloccata
L’approvazione della nota spese è con ogni probabilità andata a buon fine. Prova a chiudere o ricaricare l'app per esserne certo.
È possibile riscontrare questo problema nel caso in cui la richiesta richieda l'approvazione da parte di più persone. Per evitare che succeda nuovamente, aggiorna l’app all’ultima versione disponibile.
Non ho la possibilità di approvare o rifiutare una nota spese in stato "Da approvare"
Se dopo aver aperto il dettaglio di una nota spese in stato Da approvare non visualizzi i pulsanti Approva e Rifiuta, è possibile che quando la nota spese è stata inviata in approvazione il proprietario non avesse un approvatore definito. Per "ripristinare" il corretto funzionamento, verifica che il proprietario della nota spese abbia un approvatore definito e chiedigli di modificarla per riportarla in bozza e inviarla nuovamente in approvazione.
Vorrei approvare una nota spese, ma quando la apro leggo "Nota spese non più disponibile"
Hai probabilmente aperto il link contenuto all'interno della notifica via email di una nota spese da approvare che nel frattempo è stata riportata in stato di bozza dal suo proprietario. Chiedi alla persona che ha creato la nota spese di concludere le modifiche e inviarla nuovamente in approvazione. Riceverai una notifica al riguardo, e potrai approvare o rifiutare la nota spese.
