Il rimborso chilometrico è una forma di compensazione economica fornita ai lavoratori per coprire i costi associati all'uso di veicoli personali per scopi lavorativi. Questo tipo di rimborso viene calcolato in base ai chilometri percorsi e ad un tasso fisso per chilometro, concordato tra l'azienda e il dipendente sulla base delle indicazioni normative vigenti e del veicolo utilizzato. La funzionalità Nota spese di Fluida permette ai lavoratori di tracciare tutti gli spostamenti per poter chiedere il rimborso o comunque consentire a chi si occupa della contabilità aziendale di contabilizzare le spese correttamente.
💡 Oltre a tracciare gli spostamenti, è possibile registrare anche altre tipologie di spesa.
Gli attributi di un rimborso KM
Un rimborso chilometrico è composto dai seguenti attributi:
Foto o documento allegato (facoltativo)
La documentazione che giustifica la spesa sostenuta.
Titolo (obbligatorio)
Una descrizione dello spostamento (Es: Trasferta a Napoli 15 - 17 febbraio).
Categoria (obbligatorio)
La categoria in cui rientra la spesa, in questo caso il rimborso chilometrico.
💡 Oltre ai rimborsi chilometrici, ci sono 12 categorie di spesa: aereo, treno, trasporto pubblico, noleggio veicoli, taxi, carburante, parcheggio, pedaggio, hotel, ristorante, telefonia e internet, altro.
Data (obbligatorio)
La data in cui è stata sostenuta la spesa.
Da (obbligatorio)
L'indirizzo completo del punto di partenza.
A (obbligatorio)
L'indirizzo completo del punto di arrivo.
Andata o Andata / Ritorno (obbligatorio)
Lo spostamento può prevedere un singolo tragitto oppure sia l'andata che il ritorno.
Kilometri percorsi (obbligatorio)
Il numero di chilometri percorsi, calcolato in automatico a partire dal punto di partenza e di arrivo e a seconda che si tratti di un viaggio di sola andata, oppure un'andata e ritorno.
Veicolo (obbligatorio)
Il veicolo personale utilizzato per lo spostamento, per permettere di calcolare il rimborso richiesto moltiplicando il numero di chilometri totali per il costo al chilometro assegnato al veicolo.
Nota spese
Se sono presenti delle note spese ancora in stato di bozza, è possibile inserire le spese al loro interno. Altrimenti, si possono classificare le spese in una nota spese in un secondo momento oppure creare una nuova nota spese.
Commento (facoltativo)
Un commento sulla spesa sostenuta.
Progetto: (facoltativo)
Il progetto a cui associare la spesa.
💡 Questo attributo è disponibile solo se l'estensione Nota spese avanzata è attiva per l'azienda.
Da addebitare al cliente (facoltativo)
Se la spesa deve essere fatturata al cliente del progetto a cui è stata associata.
💡 Questo attributo è disponibile solo se l'estensione Nota spese avanzata è attiva per l'azienda.
Registra uno spostamento
Prima di cominciare:
La funzionalità Nota spese è attiva per la tua azienda.
Hai impostato il tuo veicolo personale.
Per registrare uno spostamento:
Fai clic sul pulsante + / + Nuovo.
Seleziona Spesa.
Seleziona la categoria Rimborso KM.
Dai un titolo alla spesa.
Inserisci gli indirizzi di partenza e di arrivo. I punti vengono segnalati sulla mappa e viene tracciato un tragitto a partire dalle indicazioni stradali di Google Maps. Si popola in automatico anche il campo dei chilometri percorsi, che può comunque essere modificato.
Indica se si tratta di un'andata o di un'andata e ritorno. Se selezioni andata e ritorno, i chilometri percorsi raddoppiano.
Seleziona il veicolo personale con cui hai effettuato lo spostamento. Una volta selezionato, Fluida calcola in automatico il rimborso richiesto moltiplicando il numero di chilometri totali per il costo al chilometro assegnato al veicolo.
💡 Se non hai impostato il veicolo personale, leggi qui come fare.
Compila i campi obbligatori e eventuali campi facoltativi.
Se l'hai già creata, seleziona una nota spese in cui classificare la spesa. Altrimenti, decidi se vuoi classificarla successivamente, oppure se vuoi creare una nuova nota spese in cui inserirla.
Verifica che tutti i campi della spesa siano corretti, e se necessario modificali.
Seleziona Inserisci per creare la spesa.
Il rimborso chilometrico è stato creato. I tuoi responsabili aziendali non ne hanno visibilità finché non invii in approvazione la nota spese in cui è classificato il rimborso chilometrico.
Se non l'hai già inserito all'interno di una nota spese, visualizzalo e classificalo in una nota spese per poterne poi richiedere l'approvazione e il rimborso.
Se l'hai già inserito all'interno di una nota spese, puoi visualizzarla e richiedere l'approvazione e il rimborso.
💡 Un rimborso chilometrico può essere creato anche:
Dal calendario, aprendo il giorno in cui è avvenuto lo spostamento e selezionando Aggiungi nella sezione Spese.
Dentro a una nota spese ancora in stato di bozza, selezionando Aggiungi spesa al suo interno.
Dentro alla sezione Spese da classificare, selezionando Aggiungi spesa.
Cosa potrebbe andare storto durante la creazione di un rimborso chilometrico
Non riesco a selezionare il veicolo
Se non riesci a selezionare il veicolo, probabilmente non l'hai impostato nelle tue impostazioni del profilo personale. Questo articolo ti spiega come farlo.