I dati di presenza sono il resoconto delle ore di presenza ordinarie, straordinarie e di assenza effettuate da un dipendente in un determinato periodo di tempo e suddivise per causale. L'esportazione dei dati di presenza permette di analizzare le informazioni relative all'operatività delle persone, archiviarle e condividerle all'interno o all'esterno dell'azienda, per esempio ai fini dell'elaborazione delle buste paga o in caso di contratti di somministrazione.
Esporta i tuoi dati di presenza
Prima di cominciare:
Hai attivato la funzionalità Gestione presenze.
Se il tuo profilo è Standard, per l'azienda non è abilitata la funzionalità Visualizzazione semplificata.
Ogni utente può esportare i propri dati mensili di presenza e assenza in formato Excel presenze e timbrature. Per farlo:
Accedi al tuo Calendario.
In fondo al Calendario, fai clic su Scarica cartellino presenze.
Il file viene scaricato sul dispositivo in uso.
Esporta i dati di presenza di più persone
Prima di cominciare:
Il tuo profilo utente è autorizzato a esportare i dati di presenza altrui.
Hai attivato la funzionalità Gestione presenze.
Se la funzionalità Timbratura smart è attiva, hai corretto tutte le anomalie sui calendari delle persone di cui vuoi esportare i dati.
Per esportare i dati di presenza:
Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.
Seleziona Export dati di fianco a Presenze.
Scegli di chi vuoi esportare i dati. Puoi scegliere tra:
Scegli il periodo per cui vuoi esportare i dati. Puoi scegliere tra mensile e annuale.
Scegli il tipo di file e il conseguente formato che vuoi esportare.
Seleziona la formattazione. Puoi scegliere tra ore e minuti e decimale (es: 1h30m = 1,5 in decimale).
Seleziona Esporta per scaricare il file nel formato selezionato.
Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato per email. I dati di presenza sono quindi stati scaricati, e sono pronti per essere analizzati o condivisi con altre persone (per ulteriori analisi, o al fine dell'elaborazione delle buste paga).
💡 Fai attenzione a selezionare il periodo corretto (mensile o annuale) a seconda del tipo di file che stai esportando.
Come funzionano i filtri per team e sede
Esportare i dati di presenza di un team
Filtrando i dati di presenza per team, Fluida esporta i dati mensili o annuali, a seconda del periodo di esportazione, per i soli giorni in cui le persone facevano effettivamente parte di quel team (che si tratti del loro team principale o meno).
Esempio: Marco ha fatto parte del team A dall'1 al 15 di ottobre. Il 16 di ottobre è stato spostato nel team B.
Se a fine mese l'amministratrice della sua azienda esporta i dati di presenza di ottobre filtrati per il team A, vede solamente i dati di presenza di Marco dall'1 al 15 di ottobre, perché a partire dal 16 di ottobre Marco è stato spostato nel team B.
Se invece l'amministratrice esporta i dati di presenza di ottobre filtrati per il team B, vede i dati di presenza di Marco dal 16 di ottobre in poi: prima di quella data Marco non faceva ancora parte del team B, e dunque i dati per quelle giornate non compaiono nel file.
Esportare i dati i presenza di una sede
Filtrando i dati di presenza per sede, Fluida verifica chi nel momento dell'esportazione ha quella sede come sede principale e ne esporta i dati per il periodo, mensile o annuale, selezionato.
Esempio: A settembre, la sede principale di Marco era Milano. Dal primo di ottobre la sua sede principale è diventata Monza.
Se il 15 di ottobre l'amministratrice della sua azienda esporta i dati di presenza di settembre filtrati per la sede di Milano, il file esportato non riporta i dati di presenza di Marco: Fluida ha verificato chi, al momento dell'esportazione del file (il 15 ottobre), ha come sede principale la sede selezionata (Milano) e non ha trovato Marco, che ha infatti come sede principale Monza.
Cosa potrebbe andare storto durante l'esportazione dei dati di presenza
Non riesco a scaricare i dati di presenza, ricevo il messaggio d'errore "Riscontrato un errore durante l’esportazione dei dati"
Se stai esportando un file per il software CentroPaghe o un altro software di terze parti, verifica di aver inserito tutti gli ID esterni necessari.
Nel caso delle integrazioni con i software paghe, assicurati inoltre di non aver selezionato l'esportazione annuale ma mensile.
Quando esporto il file dei dati di presenza, è vuoto
Se stai esportando un file per un software paghe o un altro software di terze parti, assicurati di aver inserito l'ID esterno dell'azienda, dei dipendenti, dei giustificativi e della sede (se richiesto).
In alternativa, può darsi che non ci siano dati esportabili per il periodo scelto: magari una persona non era ancora attiva su Fluida, non aveva un orario di lavoro assegnato, in quel momento non faceva parte del team che hai esportato, o non aveva come sede principale la sede che hai esportato, oppure non ha inserito alcun giustificativo o timbratura.
Ho esportato i dati per team o sede, ma non trovo i dati di una persona che mi aspetterei di trovare
Nel caso specifico del filtro per team, chi non ha un orario di lavoro assegnato da contratto o dei turni assegnati tramite cambio turno o pianificazione non comparirà mai nel file esportato.
Quando scarico i dati di presenza annuali, nel file vedo solo i mesi da inizio anno fino al mese corrente
I dati di presenza futuri sono solo una proiezione: per evitare di esportare dati "non affidabili", Fluida impedisce di esportare i dati di presenza per i mesi futuri.
Se vuoi esportare comunque dei dati futuri, ad esempio per fare una proiezione delle ferie estive dell'azienda, esporta i dati mese per mese. Una volta fatto, se esporti i dati annuali vedrai anche i mesi futuri generati in precedenza.