I dati di presenza sono il resoconto delle ore di presenza ordinarie, straordinarie e di assenza effettuate da un dipendente in un determinato periodo di tempo e suddivise per causale. L'esportazione dei dati di presenza permette di analizzare le informazioni relative all'operatività delle persone, archiviarle e condividerle all'interno o all'esterno dell'azienda, per esempio ai fini dell'elaborazione delle buste paga o in caso di contratti di somministrazione.
In Fluida, l’esportazione può essere effettuata dal singolo utente per i propri dati oppure, in base al ruolo e alle autorizzazioni, per più persone o per l’intera azienda, ad esempio al fine di elaborare i cedolini.
Esporta i tuoi dati di presenza
Prima di cominciare:
Hai attivato la funzionalità Gestione presenze.
Se il tuo profilo è Standard, per l'azienda non è abilitata la funzionalità Visualizzazione semplificata.
Ogni utente può esportare i propri dati mensili di presenza e assenza in formato Excel presenze e timbrature. Per farlo:
Accedi al tuo Calendario.
In fondo al Calendario, fai clic su Scarica cartellino presenze.
Se entro 20 secondi il file Excel delle presenze e timbrature mensili non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato per email.
Una volta scaricati, i dati di presenza sono pronti per essere analizzati o condivisi.
Esporta i dati di presenza di più persone
Prima di cominciare:
Il tuo profilo utente è autorizzato a esportare i dati di presenza altrui.
Hai attivato la funzionalità Gestione presenze.
Se la funzionalità Timbratura smart è attiva, hai corretto tutte le anomalie sui calendari delle persone di cui vuoi esportare i dati.
Per esportare i dati di presenza:
Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.
Seleziona Esporta di fianco a Presenze.
Scegli di chi vuoi esportare i dati. In base alle tue autorizzazioni, puoi scegliere tra:
Persona specifica. Se scegli questa opzione, seleziona la persona di cui vuoi esportare i dati.
Tutta l'azienda, per esportare i dati di tutti gli utenti.
Team. Se scegli questa opzione, seleziona il team di cui vuoi esportare i dati.
Sede. Se scegli questa opzione, seleziona la sede di cui vuoi esportare i dati.
💡 Leggi qui per saperne di più sul funzionamento dei filtri per team e sede.
Scegli il periodo per cui vuoi esportare i dati. Puoi scegliere tra mensile e annuale.
Scegli il tipo di file e il conseguente formato che vuoi esportare.
💡 Leggi qui per saperne di più sui formati di esportazione disponibili.Seleziona la formattazione. Puoi scegliere tra ore e minuti e decimale (es: 1h30m = 1,5 in decimale).
Seleziona Esporta per scaricare il file nel formato selezionato.
Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato per email. I dati di presenza sono quindi stati scaricati, e sono pronti per essere analizzati o condivisi con altre persone (per ulteriori analisi, o al fine dell'elaborazione delle buste paga).
💡 Fai attenzione a selezionare il periodo corretto (mensile o annuale) a seconda del tipo di file che stai esportando.
Cosa potrebbe andare storto durante l'esportazione dei dati di presenza
Non riesco a scaricare i dati di presenza, ricevo il messaggio d'errore "Riscontrato un errore durante l’esportazione dei dati"
Se stai esportando un file per il software CentroPaghe o un altro software di terze parti, verifica di aver inserito tutti gli ID esterni necessari.
Nel caso delle integrazioni con i software paghe, assicurati inoltre di non aver selezionato l'esportazione annuale ma mensile.
Quando esporto il file dei dati di presenza, è vuoto
Se stai esportando un file per un software paghe o un altro software di terze parti, assicurati di aver inserito tutti gli ID esterni richiesti.
In alternativa, può darsi che non ci siano dati esportabili per il periodo scelto: magari una persona non era ancora attiva su Fluida, non aveva un orario di lavoro assegnato, in quel momento non faceva parte del team che hai esportato, o non aveva come sede principale la sede che hai esportato, oppure non ha inserito alcun giustificativo o timbratura.
Ho esportato i dati per team o sede, ma non trovo i dati di una persona che mi aspetterei di trovare
Nel caso specifico del filtro per team, chi non ha un orario di lavoro assegnato da contratto o dei turni assegnati tramite cambio turno o pianificazione non comparirà mai nel file esportato.
Quando scarico i dati di presenza annuali, nel file vedo solo i mesi da inizio anno fino al mese corrente
I dati di presenza futuri sono solo una proiezione: per evitare di esportare dati "non affidabili", Fluida impedisce di esportare i dati di presenza per i mesi futuri.
Se vuoi esportare comunque dei dati futuri, ad esempio per fare una proiezione delle ferie estive dell'azienda, esporta i dati mese per mese. Una volta fatto, se esporti i dati annuali vedrai anche i mesi futuri generati in precedenza.