Amministratori e Power user possono abilitare e configurare la differibilità sulla pausa, una regola di presenza che consente di introdurre una flessibilità negli orari di inizio e fine della pausa prevista dal turno degli utenti attivi in azienda: in base ai parametri configurati, gli utenti possono timbrare prima o dopo l'orario d'inizio della pausa prevista per la giornata, con un conseguente adattamento dell'orario di fine pausa. Questo consente una gestione più flessibile delle presenze, garantendo comunque il rispetto delle ore di lavoro assegnate e del regolamento aziendale, senza generare più anomalie di presenza non prevista e assenza da giustificare del necessario.

💡 È possibile impostare la differibilità anche sull'inizio e fine del turno. Per saperne di più, leggi qui.

Una volta attivata la differibilità, è possibile personalizzarne il funzionamento attraverso tre diversi valori: il limite inizio anticipato, il limite inizio posticipato e l'arrotondamento. Si possono impostare tutti i valori, oppure solamente qualcuno, a seconda delle esigenze.

Questo parametro definisce di quanti minuti possono essere anticipati gli orari di inizio e fine pausa previsti per la giornata. Per impedire l'inizio anticipato della pausa, è sufficiente impostare il limite a 0 minuti.

Ad esempio, se l'inizio della pausa è previsto per le 13:00 e l'azienda definisce un limite di inizio anticipato di 30 minuti, timbrare l'uscita (ovvero l'inizio della pausa) alle 12:30 consentirà di timbrare l'entrata (ovvero la fine della pausa) fino a 30 minuti prima della fine della pausa prevista dal turno senza che si generino anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare.

Questo parametro definisce di quanti minuti possono essere posticipati gli orari di inizio e fine pausa previsti per la giornata. Per impedire l'inizio posticipato della pausa, è sufficiente impostare il limite a 0 minuti.

Ad esempio, se l'azienda definisce un limite di inizio posticipato della pausa di 30 minuti e l'orario d'inizio è fissato per le 13:00, non si genereranno anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare per un lavoratore che timbra l'uscita (ovvero l'inizio della pausa) alle 13:30 e l'entrata (ovvero la fine della pausa) 30 minuti dopo la fine della pausa prevista dal turno.

L'arrotondamento influisce su come vengono determinati gli orari di inizio e fine pausa applicati alla giornata in base all'orario in cui viene effettivamente registrata la timbratura d'uscita (ovvero l'inizio della pausa). Se è impostato un arrotondamento, l'orario di inizio previsto viene arrotondato per eccesso in base all'intervallo di tempo selezionato. Di conseguenza, varia anche l'orario di fine pausa previsto.

Se non c'è l'esigenza di arrotondare gli orari, è sufficiente impostare il parametro di arrotondamento a 0 minuti oppure 1 minuto.

Ad esempio, se la pausa è prevista dalle 13:00 alle 14:00, con un limite di 30 minuti sia per l'inizio anticipato che posticipato, e un arrotondamento di 15 minuti, Fluida applicherà orari di uscita e rientro arrotondati di 15 minuti in 15 minuti a seconda delle timbrature registrate. Nel caso in cui si timbri l'inizio della pausa tra le 12:30 e le 12:44, l'orario d'inizio della pausa considerato è 12:30, e dunque l'orario di rientro diventa 13:30. Nel caso in cui si timbri l'ingresso tra le 12:45 e le 12:59, l'orario di inizio della pausa considerato è 12:45, e dunque l'orario di rientro previsto diventa 13:45. E così via, a scaglioni di 15 minuti.

💡 Un eventuale abbuono sulle timbrature è applicato anche con una regola di arrotondamento definita: se l'azienda concede abbuoni, un lavoratore potrebbe timbrare il rientro pochi minuti dopo la fine della pausa arrotondata senza generare anomalie di assenza da giustificare.

Una volta conclusa la giornata lavorativa, durante il processo di quadratura Fluida stabilisce se applicare o meno la differibilità sulla pausa sulla base di:

Nel dettaglio di un giorno di calendario, gli orari di inizio e fine pausa considerati da Fluida sulla base dei parametri di differibilità sono visibili nel riepilogo di una sessione di presenza, mentre sotto alla data sono sempre visibili gli orari previsti dal turno assegnato in partenza (tramite orario assegnato da contratto, pianificazione settimanale oppure cambio turno).

Quando la differibilità è applicabile, Fluida adegua gli orari di inizio e fine pausa e calcola di conseguenza eventuali anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare.

La differibilità non si applica in alcune circostanze, come quando le timbrature del lavoratore rientrano nelle regole di abbuono impostate dall’azienda.

Di seguito sono riportati alcuni esempi che illustrano come la differibilità venga applicata in vari casi.

Nel caso in cui una persona timbri l'inizio della pausa prima del limite massimo previsto per l'inizio anticipato, Fluida applica la massima differibilità consentita per l’anticipo: l’orario limite per l’inizio anticipato viene considerato come l’inizio della pausa.

Ad esempio, in una situazione con queste caratteristiche:

si applica la massima differibilità possibile. Il turno considerato diventa 09:00 - 12:30 | 13:30 - 18:00. Se per l'azienda non fosse stato impostato un abbuono di 10 minuti sulla timbratura, si sarebbe generata un'anomalia di assenza da giustificare di 10 minuti dalle 12:20 alle 12:30.

Nel caso in cui una persona timbri l'inizio della pausa pausa dopo il limite massimo previsto per l’inizio posticipato, Fluida applica la massima differibilità: l’orario limite per l’inizio posticipato viene considerato come l’inizio della pausa.

Ad esempio, in una situazione con queste caratteristiche:

si applica la massima differibilità possibile. L'orario della pausa considerata diventa 13:30 - 14:30. Se per l'azienda non fosse stato impostato un abbuono di 10 minuti sulla timbratura, si sarebbe generata un'anomalia di assenza da giustificare di 10 minuti dalle 13:30 alle 13:40.

Diversi modi di impostare i limiti di differibilità possono comunque portare allo stesso intervallo di tempo entro cui è possibile timbrare l'inizio della pausa: per ottenere risultati in linea con le esigenze aziendali, nello stabilire i valori dei limiti è quindi fondamentale considerare anche gli orari di inizio pausa previsto dal turno.

Nella seguente tabella sono riportate 3 esempi di diverse configurazioni di limiti che potrebbero risultare nello stesso intervallo di tempo per l'ingresso.

Nel decidere come configurare la differibilità e assegnare i turni giornalieri, un approccio consigliabile è quello di considerare l'orario della pausa stabilito dal contratto di lavoro oppure l'orario in cui la maggior parte dei lavoratori sono in pausa.

🧞‍♂️ Attualmente, i parametri di differibilità non possono essere personalizzati per ogni utente, né è possibile escludere alcuni utenti dall’applicazione delle regole di presenza. Chi è interessato a questa opzione può votarla nel sistema di suggerimenti e ricevere aggiornamenti sulla sua disponibilità 👇🏻

Regole presenza: applicazione per singolo utente