Amministratori e Power user possono abilitare e configurare la differibilità sull'inizio e fine turno, una regola di presenza che consente di introdurre una flessibilità negli orari di ingresso e uscita degli utenti attivi in azienda: in base ai parametri configurati, gli utenti possono timbrare prima o dopo l'orario d'ingresso previsto dal turno assegnato per la giornata, con un conseguente adattamento dell'orario di uscita. Questo consente una gestione più flessibile delle presenze, garantendo comunque il rispetto delle ore di lavoro assegnate e del regolamento aziendale, senza generare più anomalie di presenza non prevista e assenza da giustificare del necessario.

Una volta attivata la differibilità, è possibile personalizzarne il funzionamento attraverso tre diversi valori: il limite inizio anticipato, il limite inizio posticipato e l'arrotondamento. Si possono impostare tutti i valori, oppure solamente qualcuno, a seconda delle esigenze.

Questo parametro definisce di quanti minuti possono essere anticipati gli orari di inizio e fine turno previsti per la giornata. Per impedire l'inizio anticipato del turno, è sufficiente impostare il limite a 0 minuti.

Ad esempio, se l'inizio del turno è previsto per le 9:00 e l'azienda definisce un limite di inizio anticipato di 60 minuti, timbrare in entrata alle 8:30 consentirà di timbrare in uscita fino a  30 minuti prima della fine del turno previsto senza che si generino anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare. 

Ad esempio, se l'azienda definisce un limite di inizio posticipato di 60 minuti e l'orario d'ingresso è fissato per le 9:00, non si genereranno anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare per un lavoratore che timbra l'entrata alle 9:45 e l'uscita almeno 45 minuti dopo la fine turno prevista.

L'arrotondamento influisce su come vengono determinati gli orari di inizio e fine turno applicati alla giornata in base all'orario in cui viene effettivamente registrata la timbratura d'ingresso. Se è impostato un arrotondamento, l'orario di entrata previsto viene arrotondato per eccesso in base all'intervallo di tempo selezionato. Di conseguenza, varia anche l'orario di uscita previsto.

Ad esempio, se il turno giornaliero è previsto dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00, con un limite di 30 minuti sia per l'ingresso anticipato che posticipato, e un arrotondamento di 15 minuti, Fluida applicherà orari di entrata e uscita arrotondati di 15 minuti in 15 minuti a seconda delle timbrature registrate. Nel caso in cui si timbri l'ingresso tra le 8:31 e le 8:45, l'orario di inizio del turno previsto considerato è 8:45, e dunque l'orario d'uscita diventa 17:45. Nel caso in cui si timbri l'ingresso tra le 8:46 e le 9:00, l'orario di inizio del turno previsto considerato è 9:00, e dunque l'orario d'uscita diventa 18:00. E così via, a scaglioni di 15 minuti.

💡 Un eventuale abbuono sulle timbrature è applicato anche con una regola di arrotondamento definita: se l'azienda concede abbuoni, un lavoratore potrebbe timbrare pochi minuti prima della fine del turno arrotondato senza generare anomalie di assenza da giustificare.

Una volta conclusa la giornata lavorativa, durante il processo di quadratura Fluida stabilisce se applicare o meno la differibilità sulla base di:

Nel dettaglio di un giorno di calendario, gli orari di inizio e fine turno considerati da Fluida sulla base dei parametri di differibilità sono visibili nel riepilogo di una sessione di presenza, mentre sotto alla data sono sempre visibili gli orari previsti dal turno assegnato in partenza (tramite orario assegnato da contratto, pianificazione settimanale oppure cambio turno).

Quando la differibilità è applicabile, Fluida adegua gli orari di inizio e fine turno e calcola di conseguenza eventuali anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare.

La differibilità non si applica in alcune circostanze, come quando le timbrature del lavoratore rientrano nelle regole di abbuono impostate dall’azienda, oppure se Fluida ipotizza che il lavoratore non intendeva sfruttare la differibilità sulla base degli orari di timbratura in entrata e uscita.

Di seguito sono riportati alcuni esempi che illustrano come la differibilità venga applicata (o meno) in vari casi.

Nel caso in cui una persona timbri l'entrata prima del limite massimo previsto per l’entrata anticipata, Fluida applica la massima differibilità consentita per l’anticipo: l’orario limite per l’entrata anticipata viene considerato come l’inizio del turno.

Ad esempio, in una situazione con queste caratteristiche:

si applica la massima differibilità possibile. Il turno considerato diventa 08:00 - 13:00 | 14:00 - 17:00 e non si generano anomalie di presenza non prevista né assenze da giustificare.

💡Se per l'azienda fosse stata impostata la rilevazione automatica delle presenze non previste (lavoro extra) a partire da 5 minuti, si sarebbe generata anche un'anomalia di presenza non prevista di 10 minuti, dalle 7:50 alle 8:00.

Nel caso in cui una persona timbri l'entrata dopo il limite massimo previsto per l’entrata posticipata, Fluida applica la massima differibilità consentita per il ritardo: l’orario limite per l’entrata posticipata viene considerato come l’inizio del turno.

si applica la massima differibilità possibile. Il turno considerato diventa 10:00 - 13:00 | 14:00 - 19:00. Non si generano anomalie di presenza ma solo una assenza da giustificare di 10 minuti.

💡 Se per l'azienda fosse stato impostato un abbuono di 10 minuti sulla singola timbratura, non si sarebbe generata l'anomalia di assenza da giustificare di 10 minuti, dalle 10:00 alle 10:10.

Nel caso in cui sia prevista una sessione di lavoro extra che termina nella fascia oraria di entrata flessibile, la richiesta o segnalazione di lavoro extra non viene applicata, poiché viene data priorità alla differibilità.

Ad esempio, in una situazione con queste caratteristiche:

Si applica la massima differibilità possibile. Il turno considerato diventa 08:00 - 13:00 | 14:00 - 17:00. Non si generano anomalie, e l'ora di lavoro extra non viene considerata.

💡 Se l'utente avesse effettivamente svolto del lavoro extra dalle 8:00 alle 9:00, e avesse quindi timbrato l'uscita alle 18:00 (un'ora dopo la fine del turno previsto), il giustificativo di lavoro extra dalle 8:00 alle 09:00 non si sarebbe comunque applicato (essendo stato svolto durante la fascia di differibilità), e si sarebbe generata un'anomalia di presenza non prevista dalle 17:00 alle 18:00 da giustificare con del lavoro extra.

Ad esempio, in una situazione con queste caratteristiche:

Si applica la massima differibilità possibile. Il turno considerato diventa 09:30 - 13:00 | 14:00 - 18:30. Il permesso di 30 minuti dalle 09:00 alle 09:30 non si applica, e si genera un'anomalia di assenza da giustificare di 30 minuti, dalle 18:00 alle 18:30.

Quando un utente effettua una timbratura d'inizio turno che rientra nella fascia di abbuono sulla singola timbratura prevista dall'azienda, l'abbuono ha priorità sulla differibilità, che non si applica. In questo caso, l'orario d'ingresso "posticipato" viene ignorato e l’orario del turno rimane invariato rispetto a quello previsto in partenza.

Fluida non applica la differibilità ma applica l’abbuono, mantenendo come turno effettivo 9:30 - 13:00 | 14:00 - 18:30. Senza l’abbuono si applicherebbe la differibilità, e il turno diventerebbe 9:40 - 13:00 | 14:00 - 18:40.

Diversi modi di impostare i limiti di differibilità possono comunque portare allo stesso intervallo di tempo entro cui è possibile registrare un ingresso: per ottenere risultati in linea con le esigenze aziendali, nello stabilire i valori dei limiti è quindi fondamentale considerare anche gli orari di inizio turno previsti.

Nel decidere come configurare la differibilità e assegnare i turni giornalieri, un approccio consigliabile è quello di considerare stabilito dal contratto di lavoro oppure l'orario in cui la maggior parte dei lavoratori sono operativi.

🧞‍♂️ Attualmente, i parametri di differibilità non possono essere personalizzati per ogni utente, né è possibile escludere alcuni utenti dall’applicazione delle regole di presenza. Chi è interessato a questa opzione può votarla nel sistema di suggerimenti e ricevere aggiornamenti sulla sua disponibilità 👇🏻

Regole presenza: applicazione per singolo utente

Quando un utente timbra l’ingresso sfruttando il limite di inizio anticipato ma timbra l'uscita all'ora di fine turno prevista in origine, Fluida applica la differibilità e registra eventuali anomalie di presenza non prevista all fine della giornata.

Fluida applica la differibilità. Il turno previsto diventa 08:00 - 13:00 | 14:00 - 17:00, e si genera un’anomalia di presenza non prevista dalle 17:00 alle 18:15.