Dopo che una nota spese viene approvata, un Power User o un Amministratore può gestirne il rimborso. Per decidere l'importo preciso da rimborsare può essere utile visualizzare il dettaglio della nota spese per poter vedere gli importi richiesti per ogni specifica spesa, eventualmente correggerli nel caso in cui questi non siano stati compilati correttamente, e verificare che siano presenti tutti gli allegati necessari (come le copie degli scontrini o delle fatture). Una volta stabilito l'importo del rimborso effettivo e la data in cui questo avverrà, è infine possibile contrassegnare la nota spese come Rimborsata. In questo modo lo stato della nota spese è sempre aggiornato e il lavoratore viene informato che la sua richiesta di rimborso è stata completata.
Contrassegnare una nota spese come Rimborsata
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
La nota spese che vuoi rimborsare è in stato Approvata.
Hai verificato i dettagli della nota spese e sai già a quanto ammonterà il rimborso e quando avverrà.
Per rimborsare una nota spese:
Accedi al report delle note spese Da rimborsare.
Clicca sul nome della persona per cui vuoi gestire le richieste di rimborso per visualizzare tutte le note spese in attesa.
💡 Cliccando su una singola nota spese puoi visualizzarne tutti i dettagli.
Definisci l'importo del rimborso effettivo della nota spese che vuoi gestire.
💡 Il campo del rimborso effettivo è automaticamente precompilato con la somma dei rimborsi richiesti per le singole spese. Modificando gli importi dei rimborsi previsti per le singole spese si aggiorna di conseguenza anche questo totale.
Indica la data del rimborso.
Clicca sulla spunta ✅ per confermare il rimborso.
La nota spese passa in stato Rimborsata, e la persona che l'ha creata riceve una notifica al riguardo. La nota spese può anche essere esportata.
Esempio di notifica che riceve la persona che ha creato la nota spese
Modifica il rimborso previsto di una singola spesa
Nel caso in cui il rimborso richiesto da un lavoratore per una singola spesa all'interno di una nota spese in stato approvato non sia corretto, un Amministratore o un Power User può modificarlo. Per farlo:
Accedi al dettaglio della nota spese.
Seleziona la spesa che vuoi modificare.
Fai clic su Modifica, sotto al Rimborso richiesto.
Indica il nuovo importo del rimborso previsto per la spesa, ed eventualmente aggiungi una nota.
Salva per confermare.
L'importo del rimborso previsto per la spesa è stato modificato. Va a sostituire il vecchio importo richiesto e viene quindi utilizzato per calcolare automaticamente il rimborso previsto per la nota spese.
