Le regole di approvazione consentono di definire le modalità per approvare le richieste inviate dagli utenti attivi in azienda.
Gli Amministratori e i Power User possono stabilire regole generali di approvazione che rispecchiano il regolamento, la cultura e la struttura organizzativa dell'azienda. Una volta impostate, queste diventano le regole di approvazione preselezionate per tutti i nuovi utenti aggiunti all'azienda e per quelli a cui viene assegnata la modalità predefinita di approvazione.
💡 Le regole di approvazione possono sempre essere personalizzate in base alle esigenze dei singoli utenti accedendo alle impostazioni dell'utente.
Le possibili regole di approvazione
È possibile scegliere se utilizzare un'unica regola di approvazione per tutte le richieste inviate oppure, attivando l'estensione Multi approvatore, assegnare regole di approvazione differenti in base alla tipologia di richiesta (giustificativi di presenza, assenza e lavoro da remoto, timbrature forzate e note spese).
Un esempio di flusso di approvazione in cui una sola persona
approva tutte le richieste dei dipendenti, e un altro esempio
in cui gli approvatori cambiano a seconda della tipologia di richiesta.
Effettuata una scelta tra regola unica per tutte le richieste oppure differenziata per tipologia, è possibile scegliere tra le seguenti opzioni di approvazione:
Il suo team leader
Le richieste di approvazione vengono gestite dal team leader del team principale a cui appartiene l'utente.
In autonomia
Quando si generano delle richieste di approvazione, queste vengono approvate in automatico.
Una persona definita
È possibile indicare il nome di un utente specifico attivo in azienda che si occuperà di approvare le richieste di approvazione.
Più persone - avanzato
È possibile indicare un flusso di approvazione che coinvolge più persone, in modo da richiedere l'approvazione da parte di tutti gli approvatori indicati oppure di uno solo.
💡 Questa opzione è disponibile solo se per l'azienda è attiva l'estensione Multi approvatore.
Modificare le regole di approvazione predefinite
In partenza, la regola di approvazione predefinita prevede che tutte le richieste, a prescindere dalla funzionalità coinvolta, richiedano l'approvazione dell'utente che ha creato l'azienda su Fluida. Nel caso in cui questa regola non sia valida per la maggior parte degli utenti attivi su Fluida, un utente Amministratore o Power User può modificarla.
💡 Se l'azienda è stata creata prima di luglio 2024, la regola predefinita è che l'approvazione spetti al team leader del team principale di cui fa parte la persona che inserisce la richiesta.
Imposta un’unica regola di approvazione predefinita
Prima di cominciare:
Per l'azienda è attiva almeno una funzionalità tra Gestione presenze, Timbratura smart e Nota spese.
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Per impostare un'unica regola di approvazione predefinita:
Vai in Azienda > Impostazioni > Generali.
Seleziona Approvazione richieste.
Seleziona Predefiniti aziendali.
Seleziona la regola di approvazione desiderata.
💡 Se vuoi impostare delle regole di approvazione differenziate per tipologia di richiesta, o assegnare un flusso di approvazione, è necessaria l'estensione Multi approvatore.
Salva per confermare.
Una volta salvata la modifica, questa si applica a tutti gli utenti attivi che hanno la regola di approvazione impostata su Predefinito. Eventuali richieste ancora da approvare o non ancora gestite vengono aggiornate rispettando le modifiche apportate, portandosi dietro eventuali approvazioni parziali già ricevute.
💡 Le regole di approvazione possono sempre essere personalizzate in base alle esigenze dei singoli accedendo alle impostazioni dell'utente.
Imposta regole di approvazione predefinite differenziate per tipologia di richiesta
Prima di cominciare:
Per l'azienda sono attive almeno due funzionalità tra Gestione presenze, Timbratura smart e Nota spese.
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Per l'azienda è attiva l'estensione Multi approvatore.
Per impostare delle regole di approvazione predefinite differenziate per tipologia di richiesta:
Vai in Azienda > Impostazioni > Generali.
Seleziona Approvazione richieste.
Per Chi approva le richieste per ogni persona? seleziona Dipende dalla funzionalità.
Per ogni funzionalità, imposta una regola di approvazione.
Salva per confermare.
Una volta salvata la modifica, questa si applica a tutti gli utenti attivi che hanno la regola di approvazione impostata su Predefinito. Eventuali richieste ancora da approvare o non ancora gestite vengono aggiornate rispettando le modifiche apportate, portandosi dietro eventuali approvazioni parziali già ricevute.
💡 Le regole di approvazione possono sempre essere personalizzate in base alle esigenze dei singoli utenti accedendo alle impostazioni dell'utente.