I flussi di approvazione sono delle regole che coinvolgono più persone nel processo di approvazione delle richieste degli utenti. Questi flussi possono essere configurati in modo da richiedere l'approvazione di tutti gli approvatori indicati oppure di uno solo. Una volta creati, possono essere impostati come regola di approvazione predefinita a livello aziendale o come regola di approvazione per un utente specifico, a seconda delle esigenze.
Le possibili congiunzioni logiche tra gli elementi di un flusso
Le congiunzioni logiche tra gli elementi di un flusso di approvazione possono essere tre: E anche, Oppure ed E poi.
Con la congiunzione E anche, tutti gli approvatori specificati devono approvare la richiesta affinché venga confermata. Questo significa che ogni approvatore deve dare il proprio consenso e, se anche solo uno di loro rifiuta la richiesta, questa verrà respinta.
Con la congiunzione Oppure, il primo approvatore che gestisce la richiesta ne determina l'esito, senza bisogno che gli altri approvatori effettuino ulteriori azioni.
Con la congiunzione E poi, gli approvatori gestiscono la richiesta in ordine sequenziale. La richiesta viene inviata prima al primo approvatore e, solo dopo che questo ha approvato, viene inoltrata all’approvatore successivo. Se uno degli approvatori rifiuta la richiesta, il flusso si interrompe e la richiesta viene respinta.
Queste congiunzioni non possono essere combinate all'interno dello stesso flusso di approvazione. Ogni flusso può contenere solo congiunzioni E anche, solo congiunzioni Oppure o solo congiunzioni E poi, ma non una combinazione tra di esse.
In generale, i flussi configurati con congiunzione E anche sono adatti per assicurarsi il rispetto sia di vincoli operativi e organizzativi che di regole e normative attraverso il coinvolgimento delle persone più indicate ad effettuare tutte le verifiche necessarie per prendere una decisione.
I flussi configurati con congiunzione Oppure possono essere invece utili per:
Garantire ridondanza in caso di situazioni di temporanea indisponibilità o assenza (prevista oppure imprevista) della persona più indicata per l'approvazione;
Garantire flessibilità per gestire situazioni urgenti, impreviste o di complessa conformità normativa;
Distribuire il carico di lavoro tra più responsabili dello stesso team;
Permettere la corretta approvazione delle richieste di chi divide in modo ben definito la propria attività lavorativa su più team o più sedi e ha quindi più responsabili.
Infine, i flussi configurati con congiunzione E poi sono indicati nei casi in cui è necessario che una verifica venga effettuata prima di un’altra, e che il coinvolgimento degli approvatori avvenga in un ordine ben definito.
Attualmente, non ci sono limiti al numero di approvatori che possono essere inclusi in un flusso di approvazione, e questi approvatori possono essere persone specifiche o team leader.
Esempi di applicazione dei flussi di approvazione
Ecco qualche caso d'uso per cui può essere utile creare dei flussi di approvazione che richiedono l'approvazione di tutti gli approvatori, o di uno solo.
Flusso per cui è prevista l'approvazione da parte di tutti gli approvatori ("E anche")
Gestione delle note spese
Ogni nota spese deve essere approvata sia dal responsabile diretto, che verifica se la persona che ha presentato la nota era autorizzata a sostenere quelle spese per conto dell'azienda, sia dal responsabile amministrativo, che controlla attentamente gli importi, la correttezza delle informazioni e la presenza dei giustificativi di spesa.
Gestione delle ferie
Ogni richiesta di ferie richiede l'approvazione sia del responsabile diretto, che valuta l'impatto delle ferie sulle attività operative, sia del responsabile HR, che verifica il saldo ferie disponibile.
Gestione delle timbrature manuali
Nel caso di aziende con dipendenti che fanno frequenti trasferte o lavorano su più cantieri, le timbrature manuali devono essere approvate sia dal responsabile diretto, che è al corrente degli spostamenti dei lavoratori e sa se e quando una persona ha effettivamente svolto le attività, sia dal responsabile HR, che approva le timbrature in base al comportamento del dipendente per scoraggiare comportamenti scorretti come l'inserimento frequente di timbrature manuali immotivate.
Flusso per cui è prevista l'approvazione di uno solo degli approvatori ("Oppure")
Presenza di un backup durante il periodo estivo
Durante l'estate, se il responsabile diretto è in ferie e non può gestire tempestivamente le richieste dei colleghi, un altro responsabile specificato può intervenire al suo posto per evitare che la richiesta rimanga in sospeso.
Gestione delle richieste in caso di lavoro svolto su più sedi
Per chi lavora su più sedi (ad esempio, chi fa turni in vari punti vendita), è possibile creare un flusso in cui la richiesta è approvata da uno solo degli approvatori designati per ciascuna sede. In questo modo, il responsabile della sede specifica gestisce la richiesta.
Flusso per cui è prevista l'approvazione in sequenza di più approvatori ("E poi")
Gestione degli straordinari
Ogni richiesta di straordinario viene prima approvata dal responsabile diretto, che valuta la necessità operativa delle ore aggiuntive. Solo successivamente, la richiesta viene inoltrata al responsabile HR o amministrativo, che verifica il rispetto dei limiti di orario e l’impatto economico.
Gestione delle assenze e dei cambi turno
Ogni richiesta di assenza o di cambio turno viene prima approvata dal responsabile diretto, che valuta l’impatto sull’organizzazione del lavoro e sulla copertura operativa del team. Solo dopo questa prima approvazione, la richiesta viene inoltrata al responsabile HR, che verifica la disponibilità di ferie o permessi e il rispetto delle policy aziendali.