La funzionalità Nota Spese di Fluida offre alle persone un modo semplice, veloce e digitale per tenere traccia delle spese sostenute per conto dell'azienda. Oltre a semplificare la gestione dei rimborsi, la funzionalità facilita anche la corretta conservazione e contabilizzazione delle spese.

Chi viaggia spesso per lavoro con la propria automobile oppure sostiene numerose spese per conto dell'azienda, anche in diverse valute e con vari metodi di pagamento, deve tenere traccia di tutti gli importi spesi e conservare le ricevute per poterne richiedere il rimborso a fine mese e comunque garantire la tracciabilità di tutte le spese effettuate con conti aziendali. Fluida consente di registrare ogni spesa e tracciare ogni spostamento direttamente all'interno dell'app, includendo anche la foto dello scontrino o della fattura e sfruttando la tecnologia Divinator per automatizzare parte del processo di compilazione. Inoltre, l'app facilita il calcolo dei chilometri percorsi durante i viaggi e converte le valute in tempo reale, semplificando ulteriormente il processo.

Le spese vengono classificate all'interno delle note spese, dei contenitori più ampi che possono essere mensili o legati a specifiche trasferte o progetti, in base alle politiche aziendali.

Le note spese vengono poi sottoposte all'approvazione del proprio responsabile, che verifica che la persona fosse effettivamente autorizzata a sostenere le spese presentate.

Chi si occupa della contabilità aziendale può gestire tutti gli importi da rimborsare, intervenendo in caso di errori di compilazione o discrepanze con le politiche aziendali, ad esempio se vengono superati i massimali per persona o categoria di spesa o se il rimborso richiesto è più alto dell'importo sullo scontrino. Dopo aver consegnato i dati necessari al consulente per l'elaborazione dei rimborsi è possibile anche notificare agli interessati l'inclusione di tali importi in busta paga.

L'utilizzo di Fluida per tracciare i rimborsi facilita anche la corretta contabilizzazione delle spese, consentendo di verificare facilmente la categoria di ogni spesa, il progetto a cui si riferisce, e la necessità di rifatturazione al cliente. Esportando le note spese e i documenti correlati, è infine possibile conservarli.

Ad oggi le note spese e i relativi giustificativi di spesa possono solo essere esportati. Se vorresti poterle inviare in automatico a un servizio di conservazione sostitutiva, puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻

💡 Per poter impostare i massimali di spesa, abilitare più valute, poter attribuire le spese a clienti e progetti, e permettere ai responsabili di correggere gli importi delle singole spese è necessaria l'estensione Nota spese avanzata.