Un massimale di spesa rappresenta l'importo massimo, fissato in base alle diverse categorie di spesa e alle linee guida aziendali, che un dipendente può richiedere come rimborso per una spesa sostenuta per conto dell'azienda. Una volta creata una regola sui massimali di spesa, un Amministratore o un Power User può assegnare questa regola a una o più persone.

Per assegnare una regola sui massimali di spesa:

La regola è stata assegnata. Ora, quando il lavoratore registra una spesa che supera il limite prestabilito ne viene informato in modo da poter correggere l'importo. Anche i suoi approvatori, durante il processo di approvazione della nota spese, sono informati se una o più spese eccedono i limiti imposti e possono decidere di non approvare la nota spese. Infine, i Power User e gli Amministratori, durante la gestione del rimborso, hanno la possibilità di modificare l'importo da rimborsare in modo che rispetti il massimale stabilito.

💡Quando si registra una spesa, si applicano i massimali di spesa validi in quel momento. Se successivamente questi parametri cambiano, la spesa non si aggiorna automaticamente per riflettere questa variazione. Modificando la spesa, invece, vengono applicate le nuove regole e il nuovo tasso di cambio. I valori rimangono quindi invariati finché non si interviene manualmente sulla spesa.