In Fluida, se per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze, le persone possono richiedere o segnalare sul proprio calendario presenze eventi di assenza, lavoro extra o da remoto, cambi turno, cambi sede e timbrature dichiarate.
I dati del calendario presenze sono fondamentali per l'elaborazione dei cedolini: eventuali modifiche del calendario effettuate successivamente alla condivisione di questi dati con chi si occupa delle paghe, se non gestite correttamente potrebbero portare a cedolini inesatti.
Per evitare questo genere di situazioni, di default Fluida consente modifiche e nuovi inserimenti per periodi di calendario futuri, per il mese in corso e quello precedente, mentre queste azioni non sono consentite per i mesi ancora precedenti. Questo assicura che solo gli utenti con profilo amministratore oppure power user possano apportare modifiche a periodi di calendario presenze molto datati.
Per meglio adattarsi alle esigenze aziendali, Fluida permette inoltre di:
Disabilitare automaticamente gli inserimenti per il mese precedente. A partire da una certa data, ogni mese diventa impossibile inserire giustificativi e timbrature per i mesi precedenti.
Disabilitare e abilitare manualmente gli inserimenti per poter gestire al meglio situazioni occasionali.
Disabilitare gli inserimenti per il passato per consentire l'inserimento di giustificativi e timbrature solamente per la giornata odierna e (solo per i giustificativi) per il futuro.
💡 La disabilitazione degli inserimenti si applica sempre a tutta l'azienda: non è attualmente possibile disabilitare gli inserimenti per un team oppure una persona specifica.
💡 Amministratori e Power User possono sempre inserire giustificativi e timbrature anche nei periodi per cui gli inserimenti sono disabilitati.
Imposta la chiusura automatica del mese
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
La funzionalità Gestione presenze è attiva.
Per abilitare la disabilitazione automaticamente automatica degli inserimenti per il mese precedente e definire il giorno del mese successivo in cui deve avvenire la disabilitazione:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Seleziona Disabilitazione inserimenti.
Scorri fino alla sezione Chiusura automatica del mese.
Metti la spunta a Disabilita automaticamente.
💡 Se l'opzione Impedisci inserimenti nel passato è abilitata, lo sarà anche la chiusura automatica del mese e non potrai disabilitarla.Imposta il giorno del mese in cui disabilitare gli inserimenti per il mese precedente.
Seleziona Salva per confermare.
La disabilitazione automatica degli inserimenti per il mese precedente è stata applicata ai calendari di tutti gli utenti. Amministratori e Power User possono sempre inserire giustificativi e timbrature anche nei mesi per cui gli inserimenti sono disabilitati.
💡 La disabilitazione degli inserimenti per il mese precedente non è retroattiva: se imposti come giorno di chiusura una data già passata, la modifica sarà valida a partire dal mese successivo. Ad esempio, se il 16 di giugno imposti come giorno di chiusura il 7 di ogni mese, gli inserimenti del mese di maggio non saranno ancora disabilitati. Il 7 luglio verrà disabilitato il mese di giugno (così come il mese di maggio) e così via. Se desideri disabilitare immediatamente il mese di maggio, puoi disabilitarlo manualmente.
Disabilita manualmente gli inserimenti per il mese precedente
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
La funzionalità Gestione presenze è attiva.
Gli inserimenti per il mese sono abilitati.
Per disabilitare manualmente gli inserimenti per il mese precedente:
Accedi alla sezione calendario per visualizzare il calendario settimanale del team
Aiutandoti con i cursori, apri una settimana del mese precedente.
Seleziona ⊘ Disabilita inserimenti.
Seleziona Disabilita per confermare.
La disabilitazione manuale degli inserimenti per il mese precedente è stata applicata ai calendari di tutti gli utenti. Amministratori e Power User possono sempre inserire giustificativi e timbrature anche nei mesi per cui gli inserimenti sono disabilitati.
💡 Puoi effettuare la stessa azione anche dal calendario mensile della persona oppure da un qualunque giorno di calendario: gli inserimenti verranno sempre disabilitati per tutta l'azienda.
💡 Se gli inserimenti per il mese sono già disabilitati, puoi abilitarli seguendo gli stessi passaggi.
Disabilita automaticamente gli inserimenti per il passato
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
La funzionalità Gestione presenze è attiva.
L'estensione Gestione centralizzata è attivata.
Per disabilitare automaticamente gli inserimenti per il passato:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Seleziona Disabilitazione inserimenti.
Nella sezione Impedisci inserimenti nel passato, metti la spunta a Disabilita inserimenti.
Seleziona Salva per confermare.
La disabilitazione automatica degli inserimenti per il passato è stata applicata ai calendari di tutti gli utenti: sarà possibile inserire richieste e segnalazioni solo per la giornata odierna e (solo per i giustificativi) per il futuro. Amministratori e Power User possono sempre inserire giustificativi e timbrature anche per i giorni in cui gli inserimenti sono disabilitati.
💡 La modifica sarà effettiva a partire dal giorno dopo che è stata effettuata l'azione.