Per evitare che gli eventi inseriti sul calendario presenze vengano modificati dopo essere stati utilizzati per l’elaborazione delle buste paga, Fluida consente di controllare lo stato degli inserimenti sul calendario. In questo modo è possibile limitare, per specifici periodi, la possibilità per gli utenti standard di aggiungere, modificare o eliminare eventi nel Calendario.
Gli utenti con profilo Amministratore o Power User possono gestire lo stato degli inserimenti del Calendario presenze in diversi modi:
disabilitando o riabilitando manualmente gli inserimenti per specifici mesi passati;
configurando una disabilitazione automatica degli inserimenti per il mese precedente;
impedendo automaticamente gli inserimenti nel passato, consentendo l’inserimento di timbrature e giustificativi esclusivamente nel corso della giornata corrente (e, nel caso dei soli giustificativi, anche per periodi futuri).
Queste impostazioni si applicano sempre a livello aziendale: non è attualmente possibile limitarle a un singolo team o a una persona specifica.
Disabilita manualmente gli inserimenti per il mese precedente
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power user.
La funzionalità Gestione presenze è attiva.
Gli inserimenti sul calendario sono attualmente abilitati per il mese per cui vuoi disabilitarli.
Per disabilitare manualmente gli inserimenti per un mese già passato:
Clicca su Calendario per accedere alla visualizzazione settimanale.
Clicca su Persone per passare alla visualizzazione mensile del tuo calendario.
Posizionati su un mese passato.
Clicca su Disabilita inserimenti.
Clicca su Ok per confermare.
La disabilitazione degli inserimenti vale per tutti gli utenti dell’azienda, anche se l’operazione viene eseguita dal calendario di una singola persona: a partire da questo momento, gli utenti non potranno più inserire, modificare o eliminare eventi per il mese disabilitato, mentre Amministratori e Power User (e responsabili di sede, solo per le persone che hanno come sede principale una delle sedi di cui sono responsabili) potranno comunque intervenire sul periodo. Per saperne di più sulle autorizzazioni per la modifica degli eventi sul calendario, leggi questo articolo.
💡 Le eventuali azioni necessarie non ancora gestite, riferite al mese o ai mesi appena disattivati, vengono automaticamente considerate come gestite. Di conseguenza, il contatore delle azioni necessarie potrebbe diminuire.
Disabilita automaticamente gli inserimenti per il mese precedente
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power user.
La funzionalità Gestione presenze è attiva.
Per far sì che gli inserimenti per il mese precedente vengano disabilitati automaticamente ogni mese, in una data prestabilita:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Seleziona Disabilitazione inserimenti.
Nella sezione Chiusura automatica del mese, attiva l’opzione Disabilita automaticamente.
Seleziona il giorno del mese in cui vuoi che vengano disabilitati gli inserimenti relativi al mese precedente.
Clicca su Salva.
Dal prossimo mese, nel giorno indicato, gli inserimenti per il mese precedente verranno automaticamente disabilitati.
💡La modifica non è retroattiva, quindi se per il mese in corso il giorno selezionato è già passato, la chiusura automatica entrerà in vigore dal mese successivo.
Disabilita automaticamente gli inserimenti nel passato
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power user.
La funzionalità Gestione presenze è attiva.
È attiva l’estensione Gestione centralizzata.
Per impedire automaticamente qualsiasi inserimento retroattivo, facendo in modo che, superata la mezzanotte, non sia più possibile effettuare alcuna modifica sui giorni passati, anche se il mese è ancora in corso:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Apri la sezione Disabilitazione inserimenti.
Nella sezione Impedisci inserimenti nel passato, abilita l'opzione di fianco a Disabilita inserimenti.
Clicca su Salva.
La disabilitazione automatica degli inserimenti per il passato è stata applicata ai calendari di tutti gli utenti, che da ora potranno inserire richieste e segnalazioni solo per la giornata odierna e (solo per i giustificativi) per il futuro. Amministratori e Power User (e responsabili di sede, solo per le persone che hanno come sede principale una delle sedi di cui sono responsabili) possono invece continuare ad inserire giustificativi e timbrature anche per i giorni in cui gli inserimenti sono disabilitati (per saperne di più sulle autorizzazioni per la modifica degli eventi sul calendario, leggi qui).
💡 La modifica sarà effettiva a partire dal giorno dopo che è stata effettuata l'azione.
Riabilita manualmente gli inserimenti per il mese precedente
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power user.
La funzionalità Gestione presenze è attiva.
Gli inserimenti sul calendario sono attualmente disabilitati per il mese per cui vuoi riabilitarli.
Per riattivare gli inserimenti per un mese per cui gli inserimenti sono disabilitati:
Clicca su Calendario per accedere alla visualizzazione settimanale.
Clicca su Persone per passare alla visualizzazione mensile del tuo calendario.
Posizionati sul mese per cui vuoi riabilitare gli inserimenti.
Seleziona l’opzione Riattiva.
Clicca su Ok per confermare.
Ora gli inserimenti sono nuovamente attivi e gli utenti possono inserire, modificare o eliminare eventi per il periodo riabilitato, in base al proprio profilo e alle autorizzazioni.
Cosa potrebbe andare storto durante l'abilitazione o disabilitazione degli inserimenti
Non riesco a impostare la chiusura automatica del mese
Se l’opzione Disabilita inserimenti nel passato è attiva, la chiusura automatica del mese risulta già abilitata e non può essere modificata.
Ho riabilitato manualmente gli inserimenti per un mese specifico, ma gli utenti non riescono comunque a modificare il calendario
Verifica che l’opzione Disabilita inserimenti nel passato non sia attiva. Se lo è, disattivala per consentire agli utenti di inserire o modificare i dati nel calendario.
Ho attivato “Impedisci inserimenti nel passato”, ma per il mese in corso gli inserimenti mi sembrano ancora attivi
In realtà gli inserimenti non sono attivi.
Quando l’opzione Impedisci inserimenti nel passato è attiva, non è possibile inserire, modificare o eliminare eventi per tutte le giornate precedenti a oggi, anche se fanno parte del mese in corso.
Dal calendario può sembrare che l’inserimento sia ancora consentito, perché non viene mostrata la dicitura Inserimenti disabilitati. Il sistema, però, blocca comunque qualsiasi operazione sulle date passate.