I dati di presenza sono il resoconto delle ore di presenza ordinarie, straordinarie e di assenza effettuate da un dipendente in un determinato periodo di tempo e suddivise per causale. Esporta i dati di presenza per analizzare le informazioni relative all'operatività delle persone, archiviarle e condividerle all'interno o all'esterno dell'azienda, per esempio ai fini dell'elaborazione delle buste paga o in caso di contratti di somministrazione.

I dati di presenza possono essere esportati in forma grezza (quando le informazioni sono state raccolte e archiviate ma non ancora elaborate o analizzate), oppure già elaborati. Si possono estrarre per l'intera azienda, per una persona specifica, oppure per una sede o un team specifici.

I dati grezzi sono dati non lavorati (tipicamente esportati in formato CSV) che possono essere analizzati e elaborati tramite fogli di calcolo o programmi specifici per l'analisi dei dati o utilizzati per lo scambio di dati tra Fluida e altri software, come i software per l'elaborazione paghe compatibili con Fluida.

Un file di questo tipo contiene gli "eventi" (lavoro ordinario e straordinario, assenze, lavoro da remoto...) accaduti in un determinato mese, e ogni riga del file contiene i dati di un singolo "evento" della giornata, specificandone la data, la durata in minuti, il soggetto dell'evento e la causale.

💡Il contenuto specifico di un file varia a seconda delle specifiche del tracciato di riferimento.

Il comma-separated values (abbreviato in CSV) è un file di testo tabellare in cui ogni riga è rappresentata da una linea di testo a sua volta divisa in colonne. Ogni colonna rappresenta un valore diverso. Nel caso dell'export dei dati di presenza di Fluida, il file contiene i seguenti valori separati da una virgola: codice azienda, codice dipendente, codice giustificativo, durata in minuti, data nel formato "yyyyMMdd".

💡 In un giorno di assenza, le ore di lavoro ordinarie sono zero, e le ore di assenza vengono esportate solo se a quel giustificativo è stato assegnato un ID esterno . Quando presenti ed esportate, le ore di lavoro ordinario hanno codice "01".

💡 Per saperne di più su questo tipo di file, leggi l'articolo dedicato.

I dati di presenza esportati nei formati previsti dai software paghe compatibili con Fluida sono pensati solo ed esclusivamente per lo scambio di informazioni con i relativi programmi di elaborazione delle buste paga: sono difficilmente leggibili e comprensibili dalle persone e rispettano specifiche di tracciati sequenziali o xml.

💡 In questo articolo puoi saperne di più sui formati di esportazione per i software paghe compatibili con Fluida.

I dati elaborati sono dati grezzi che sono stati lavorati in una maniera organizzata e facilmente comprensibile in modo da ottenere una visione d'insieme dei dati di presenza. Pur essendo scaricabili in formato Excel e con formattazione decimale, è più difficile compiere ulteriori analisi con formule e calcoli rispetto ai dati grezzi.

Un file contiene i dati di presenza giornalieri di ogni persona in base al filtro applicato (persona specifica, team, sede, azienda) per ogni giorno del mese. Esporta i dati di presenza elaborati per ottenere il totale mensile di assenze e presenze ordinarie e straordinarie effettuate da una persona.

💡 Se è attiva la funzionalità Timbratura smart e hai abilitato le regole di presenza, gli export dei dati elaborati indicano anche eventuali presenze non previste e assenze da giustificare.

L'excel semplificato dei dati di presenza mostra le ore ordinarie, straordinarie, di ferie, di permesso, di malattia e di altre assenze effettuate in una giornata da una persona.

💡 Per saperne di più su questo tipo di file, leggi l'articolo dedicato.

L'excel completo dei dati di presenza mostra il totale mensile delle ore ordinarie, straordinarie, di ferie, di permesso, di malattia e di altre assenze effettuate da una persona e suddivise per tipologia di giustificativo.

💡 Per saperne di più su questo tipo di file, leggi l'articolo dedicato.

Se è attiva anche la funzionalità Timbratura smart di Fluida, è possibile vedere le timbrature effettuate da una persona affiancate ai loro dati di presenza.

💡 Per saperne di più su questo tipo di file, leggi l'articolo dedicato.

Per esportare i dati di presenza:

Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato per email. I dati di presenza sono quindi stati scaricati, e sono pronti per essere analizzati o condivisi con altre persone (per ulteriori analisi, o al fine dell'elaborazione delle buste paga).

💡 Fai attenzione a selezionare il periodo corretto (mensile o annuale) a seconda del tipo di file che stai esportando.

Filtrando i dati di presenza per team, Fluida esporta i dati mensili o annuali, a seconda del periodo di esportazione, per i soli giorni in cui le persone facevano effettivamente parte di quel team (che si tratti del loro team principale o meno).

Esempio: Marco ha fatto parte del team A dall'1 al 15 di ottobre. Il 16 di ottobre è stato spostato nel team B.

Se a fine mese l'amministratrice della sua azienda esporta i dati di presenza di ottobre filtrati per il team A, vede solamente i dati di presenza di Marco dall'1 al 15 di ottobre, perché a partire dal 16 di ottobre Marco è stato spostato nel team B.

Se invece l'amministratrice esporta i dati di presenza di ottobre filtrati per il team B, vede i dati di presenza di Marco dal 16 di ottobre in poi: prima di quella data Marco non faceva ancora parte del team B, e dunque i dati per quelle giornate non compaiono nel file.

Filtrando i dati di presenza per sede, Fluida verifica chi nel momento dell'esportazione ha quella sede come sede principale e ne esporta i dati per il periodo, mensile o annuale, selezionato.

Esempio: A settembre, la sede principale di Marco era Milano. Dal primo di ottobre la sua sede principale è diventata Monza.

Se il 15 di ottobre l'amministratrice della sua azienda esporta i dati di presenza di settembre filtrati per la sede di Milano, il file esportato non riporta i dati di presenza di Marco: Fluida ha verificato chi, al momento dell'esportazione del file (il 15 ottobre), ha come sede principale la sede selezionata (Milano) e non ha trovato Marco, che ha infatti come sede principale Monza.

Se stai esportando un file per il software CentroPaghe o un altro software di terze parti, verifica di aver inserito tutti gli ID esterni necessari.

Nel caso delle integrazioni con i software paghe, assicurati inoltre di non aver selezionato l'esportazione annuale ma mensile.

Se stai esportando un file per un software paghe o un altro software di terze parti, assicurati di aver inserito l'ID esterno dell'azienda, dei dipendenti, dei giustificativi e della sede (se richiesto).

In alternativa, può darsi che non ci siano dati esportabili per il periodo scelto: magari una persona non era ancora attiva su Fluida, non aveva un orario di lavoro assegnato, in quel momento non faceva parte del team che hai esportato, o non aveva come sede principale la sede che hai esportato, oppure non ha inserito alcun giustificativo o timbratura.

I dati di presenza futuri sono solo una proiezione: per evitare di esportare dati "non affidabili",  Fluida impedisce di esportare i dati di presenza per i mesi futuri.

Se vuoi esportare comunque dei dati futuri, ad esempio per fare una proiezione delle ferie estive dell'azienda, esporta i dati mese per mese. Una volta fatto, se esporti i dati annuali vedrai anche i mesi futuri generati in precedenza.