I dati elaborati delle rendicontazioni attività nella modalità avanzata possono essere esportati in formato Excel per ottenere una visione d'insieme dei dati di rendicontazione più organizzata, facilmente comprensibile e dettagliata rispetto ai report in app o alle esportazioni in formato CSV.
Sono disponibili due tipi di file: l'Excel giornaliero e l'Excel mensile per persona.
Entrambi i file mostrano una serie di informazioni dettagliate sulle attività rendicontate giornalmente, tra cui:
La tipologia di attività
La durata espressa in ore e minuti dell'attività
Il progetto a cui si riferisce
Il codice dell'attività e del progetto
Note sulla singola attività rendicontata
Note sull'intera giornata lavorativa
Un link diretto ai dettagli della rendicontazione in app (utile per visualizzare e scaricare eventuali foto e allegati)
Le coordinate della geolocalizzazione (se inserita)
Il numero di ore effettivamente rendicontate vs. il numero di ore lavorative effettivamente da rendicontare per la giornata (viene segnalato, anche attraverso l'utilizzo di colori, se sono state rendicontate più o meno ore rispetto al previsto)
L'export Excel dei dati di rendicontazione giornaliero
L'Excel giornaliero può essere esportato per uno o più mesi, per un anno o per un periodo personalizzato, e può includere i dati di tutta l'azienda, di una specifica persona, di un determinato team o di una sede.
Ogni foglio del file Excel contiene i dati di rendicontazione di una singola giornata. Oltre alle informazioni dettagliate su ogni attività rendicontata da ciascuna persona per cui è stato esportato il file, ogni foglio mostra il totale delle ore rendicontate in una giornata da tutte le persone rispetto al totale delle ore di lavoro previste per quella giornata.
Clicca sull'immagine per visualizzare un esempio di Excel giornaliero
L'export Excel dei dati di rendicontazione mensile per persona
L'Excel mensile può essere esportato per una sola persona alla volta, per uno o più mesi. Oltre a fornire dettagli sulle singole attività rendicontate quel mese da una persona, ogni foglio mostra il totale delle ore rendicontate in un mese rispetto al totale di ore lavorative mensili previsto per quella persona.
Clicca sull'immagine per visualizzare un esempio di Excel mensile per persona
Esporta i dati delle rendicontazioni attività
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
È attiva la funzionalità Rendicontazione attività in modalità avanzata per l'azienda.
Per esportare i dati delle rendicontazioni attività avanzate in formato Excel:
Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.
Clicca Export dati di fianco a Rendicontazione attività.
Seleziona il tipo di file che vuoi esportare (Excel giornaliero o Excel mensile per persona)
Scegli il periodo di esportazione (annuale, mensile o personalizzato).
Seleziona Esporta per scaricare il file.
Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato tramite email.
Esportare le rendicontazioni di un team
Quando si filtrano le rendicontazioni avanzate per team, Fluida esporta i dati relativi al periodo selezionato, ma solo per le persone che fanno parte del team selezionato al momento dell'esportazione, indipendentemente dal team a cui appartenevano nei giorni di rendicontazione.
Esempio:
Marco ha fatto parte del team A dall'1 al 15 ottobre.
Il 16 ottobre è stato spostato nel team B.
Se a fine mese l'amministratore esporta le rendicontazioni di ottobre in formato Excel filtrate per il team A, vedrà le rendicontazioni di tutto il periodo di ottobre solo delle persone che fanno parte del team A al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue rendicontazioni non appariranno nel file del team A.
Se invece l'amministratore esporta le rendicontazioni di ottobre filtrate per il team B, vedrà le rendicontazioni di tutto il periodo di ottobre per le persone che fanno parte del team B al momento dell'esportazione. Quindi, se al momento dell'esportazione Marco è nel team B, le sue rendicontazioni dall'1 al 31 ottobre saranno incluse nel file del team B.
Esportare le rendicontazioni di una sede
Filtrando le rendicontazioni avanzate per sede, Fluida esporta i dati di tutto il periodo selezionato per le persone la cui sede principale, al momento dell'esportazione, coincide con quella selezionata.
Esempio:
Luca ha avuto come sede principale Milano dall'1 al 20 novembre.
Dal 21 novembre la sua sede principale è diventata Roma.
Se a fine mese l'amministratore esporta le rendicontazioni di novembre filtrate per la sede di Milano, vedrà le rendicontazioni di tutto il periodo di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Milano. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue rendicontazioni non appariranno nel file della sede di Milano.
Se invece l'amministratore esporta le rendicontazioni di novembre filtrate per la sede di Roma, vedrà le rendicontazioni di tutto il periodo di novembre per le persone che, al momento dell'esportazione, hanno come sede principale Roma. Quindi, poiché al momento dell'esportazione Luca ha come sede principale Roma, le sue rendicontazioni dall'1 al 30 novembre saranno incluse nel file della sede di Roma.
Cosa potrebbe andare storto durante l'esportazione dei dati
Quando esporto i dati di rendicontazione in formato Excel sullo smartphone, non si generano i link che portano ai dettagli della rendicontazione in app
Il problema potrebbe essere dovuto al “visualizzatore di anteprima” dei file Excel su dispositivi iOS. Prova ad aprire il file con un’altra applicazione (ad esempio Numbers o Excel) oppure a inviarti il file sul PC e aprirlo da lì.