A seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare i propri dati di presenza o di altre persone in diversi formati. Ad esempio, il formato Excel semplificato offre una vista riepilogativa mensile delle ore lavorate, delle assenze e delle presenze extra per i dipendenti selezionati. A differenza del file Excel completo, questa versione non mostra il dettaglio della singola tipologia di giustificativo, ma aggrega i dati per categoria.
Questo file è utile per offrire una sintesi chiara e immediata del mese, facilitando il controllo interno dei totali e la verifica veloce delle presenze.
Cosa contiene il file
Il file riporta i dati di presenza mensili di tutte le persone selezionate. Nel caso di esportazione annuale, il file è composto da più fogli, uno per ciascun mese dell’anno.
Il file si sviluppa in colonne, le quali riportano i dati giornalieri (ore lavorate o sigle per segnalare assenze/chiusure aziendali per festività a giornata intera) seguiti, sulla destra, dai riepiloghi dei totali mensili di ore ordinarie, presenze extra e assenze suddivise per categoria di giustificativo. Di seguito, spieghiamo più nel dettaglio l'organizzazione del file.
Esempio di export Excel semplificato dei dati di presenza mensili di un utente
Organizzazione delle righe
Il file include una riga per ciascun dipendente selezionato nell’esportazione.
Organizzazione delle colonne
Il foglio è suddiviso in più parti:
Dati identificativi
Riportano il cognome e nome dell'utente in ordine alfabetico e l'eventuale numero di matricola.
Colonne giornaliere
È presente una colonna per ogni giorno del mese. Ogni cella mostra un valore sintetico della giornata:
Numero delle ore lavorate: il totale delle ore ordinarie (e straordinarie), al netto di eventuali assenze parziali.
Sigla categoria di assenza: in caso di assenza a giornata intera, viene indicata la sigla della categoria del giustificativo o la sigla
FESin caso di chiusura aziendale (festività).Punto esclamativo arancione: segnala la presenza di anomalie (presenze non previste o assenze da giustificare) non ancora gestite a Calendario.
Totali mensili
Rappresentano la sezione di riepilogo del mese:
Ore ordinarie: totale delle ore ordinarie svolte in sede e da remoto.
Lavoro extra, Ferie, Permessi, Malattia, Altra assenza: totale mensile dei giustificativi utilizzati per ogni categoria.
💡 In questo export non è possibile visualizzare la specifica tipologia di giustificativo utilizzato, ma solamente la categoria di cui fa parte. Per il dettaglio specifico, ti invitiamo a esportare il file Excel completo.
Festivo: totale delle ore ordinarie previste durante le chiusure aziendali (festività) e di conseguenza non svolte.
Assenza da giustificare e Presenza non prevista: se la quadratura è attiva, indica eventuali anomalie relative a minuti o ore di lavoro in più o in meno rispetto al turno previsto, non ancora gestite sul calendario.
💡 Prima di esportare i dati, verifica e correggi eventuali anomalie nel Calendario. In questo modo il file generato sarà aggiornato, senza presenze non quadrate o assenze da giustificare, e con dati corretti e completi.
Esempio di file esportato
Per chiarire come si presenta il file dei dati di presenza mensili in formato Excel semplificato, ecco un esempio pratico basato sul calendario mensile reale di un dipendente.
Screenshot del calendario mensile del dipendente,
così come visibile da Fluida
🕒 Orario settimanale del dipendente
Il dipendente ha un orario di lavoro full-time, dal lunedì al venerdì, strutturato come segue:
Orario giornaliero: 09:00 – 18:00 (con 1 ora di pausa)
Ore settimanali attese: 40h
📌 Giustificativi inseriti nel calendario
Durante il mese esportato sono stati inseriti i seguenti eventi di presenza/assenza:
Data | Giustificativo | Durata | Dettaglio |
12–13–14 maggio | Malattia | 24h | 3 giorni completi |
19 maggio | Permesso | 4h | Mezza giornata |
21 maggio | Straordinario | 1h | 1 ora extra |
28 maggio | Ferie | 8h | 1 giorno completo
|
📄 File esportato
Qui sotto è allegato il file in formato Excel semplificato dei dati di presenza del mese di maggio per l'utente: