A seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare i dati di presenza altrui o di altre persone in diversi formati. Ad esempio, il formato Excel completo offre un riepilogo mensile dettagliato delle ore lavorate, delle ore extra e delle assenze per ogni utente selezionato.
Questo tipo di export è particolarmente utile per semplificare la condivisione dei dati con il consulente paghe per l’elaborazione dei cedolini, effettuare controlli interni accurati o archiviare uno storico completo delle presenze.
💡 Consulta la guida per sapere come esportare i dati di presenza.
Cosa contiene il file
Il file Excel completo riporta i dati di presenza mensili delle persone selezionate. Nel caso di esportazione annuale, il file è composto da più fogli, uno per ciascun mese dell’anno.
La struttura del file prevede una colonna con il riepilogo mensile delle ore per ciascuna voce e, a seguire, una colonna per ogni giorno del mese. Per ogni persona sono presenti più righe, ciascuna dedicata a una specifica tipologia di dato: ore ordinarie, giustificativi di presenza extra e assenza, ore pianificate, rilevate, teoriche ed eventuali anomalie di presenza o assenza non ancora gestite sul calendario. Di seguito, spieghiamo più nel dettaglio l'organizzazione del file.
Esempio di export Excel completo dei dati di presenza mensili di un utente
Organizzazione delle colonne
Il foglio di calcolo è suddiviso in due sezioni principali per facilitare la lettura:
Totali
Riporta la somma mensile delle ore per ciascuna voce di riga, offrendo una sintesi immediata del periodo selezionato.
Dati giornalieri
Presenta una colonna per ogni giorno del mese (1-31), mostrando il dettaglio puntuale di ogni voce per una verifica giorno per giorno.
Organizzazione delle righe
Il file include diverse voci tecniche, ciascuna riportata su una riga dedicata per ogni utente:
Ore ordinarie
Indicano le ore di lavoro ordinarie svolte. Il dato deriva dal turno previsto per la giornata, sottraendo eventuali assenze per chiusure aziendali o segnalate tramite l'inserimento giustificativi. Le ore ordinarie possono essere ulteriormente visualizzate nel dettaglio come:
In sede: per identificare le ore ordinarie prestate presso una sede aziendale.
Da remoto: per le ore svolte da remoto, segnalate tramite Cambi sede (con sede Da remoto) oppure giustificativi di lavoro da remoto.
Giustificativi (ferie, permessi, malattia…)
Il file presenta una riga per ogni tipologia di giustificativo configurata in azienda e utilizzata nel periodo selezionato. Ciascuna riga mostra il dettaglio delle ore imputate ai singoli giustificativi, permettendo di distinguere con precisione la causale di ogni assenza o presenza particolare.
Festivo
Se nel periodo selezionato sono presenti delle chiusure aziendali (non considerate come ferie), il file riporta una riga specifica con le ore attribuite nei giorni festivi interessati.
Ore pianificate
Indicano le ore previste per la giornata, al netto di eventuali assenze per chiusure aziendali o segnalate tramite giustificativi, a cui si aggiungono anche eventuali ore di lavoro extra.
Ore rilevate
Indicano le ore risultanti dalle timbrature registrate nella giornata, escludendo eventuali minuti di abbuono, eccedenze inferiori alla durata minima per la rilevazione delle presenze non previste, ed eventuali anomalie di presenza o assenza già ignorate. In assenza di anomalie non gestite, le ore rilevate coincidono con le ore pianificate.
Ore teoriche
Indicano le ore previste dal turno assegnato per la giornata, indipendentemente dalla presenza di giustificativi di lavoro extra o assenza, chiusure aziendali e anomalie di presenza o assenza non gestite.
Anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare
Se per l'azienda è attiva la quadratura, l'export include due righe fondamentali per il controllo:
La Presenza non quadrata indica i minuti o le ore lavorate in più rispetto al turno previsto (eccedenti la soglia minima impostata), segnalate come anomalia di presenza non prevista e non ancora gestite sul calendario.
L'Assenza da giustificare indica i minuti o le ore lavorate in meno rispetto al turno previsto (oltre alle regole di abbuono impostate) segnalate come anomalia di assenza da giustificare e non ancora gestite sul calendario.
💡 Prima di procedere con l'esportazione, è opportuno verificare e correggere eventuali anomalie nel Calendario. In questo modo il file generato risulterà aggiornato, privo di presenze non quadrate o assenze da giustificare, garantendo dati completi per l'ufficio paghe.
Esempio di file esportato
Per chiarire come si presenta il file dei dati di presenza mensili in formato Excel completo, ecco un esempio pratico basato sul calendario mensile reale di un dipendente.
Screenshot del calendario mensile del dipendente,
così come visibile da Fluida
🕒 Orario settimanale del dipendente
Il dipendente ha un orario di lavoro full-time, dal lunedì al venerdì, strutturato come segue:
Orario giornaliero: 09:00 – 18:00 (con 1 ora di pausa)
Ore settimanali attese: 40h
📌 Giustificativi inseriti nel calendario
Durante il mese esportato (maggio) sono stati inseriti i seguenti eventi di presenza/assenza:
Data | Giustificativo | Durata | Dettaglio |
12–13–14 maggio | Malattia | 24h | 3 giorni completi |
19 maggio | Permesso | 4h | Mezza giornata |
21 maggio | Straordinario | 1h | 1 ora extra |
28 maggio | Ferie | 8h | 1 giorno completo
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📄 File esportato
Qui sotto è allegato l'export Excel completo dei dati di presenza del mese di maggio per l'utente: