Cos'è l'estensione Essepaghe
Essepaghe è l'estensione che permette di esportare i dati di presenza in formato testuale con estensione .txt per poi importarli nei software EssePaghe compatibili.
💡 Questa estensione è a pagamento. Leggi questo articolo per scoprire come vengono calcolati i prezzi e le modalità di pagamento delle estensioni e saperne di più sulla loro attivazione, configurazione e disattivazione.
I codici identificativi nel tracciato di Essepaghe
Nei software Essepaghe, ogni azienda, persona e giustificativo è identificata da un codice che deve essere indicato come ID esterno in Fluida per poter esportare correttamente i dati di presenza.
Il tracciato di Essepaghe prevede una lunghezza fissa per ogni tipologia di codice, come indicato nella tabella qui sotto.
Tipologia codice | Formato | Esempio |
Codice azienda | 7 caratteri numerici | 9998888 |
Codici dipendenti | 6 caratteri numerici | 000011 |
Codici giustificativo | 4 caratteri | FE |
Se inserisci un numero inferiore rispetto ai caratteri previsti, Fluida aggiunge automaticamente al valore il numero di zeri necessari come prefisso, e non considera invece eventuali caratteri in eccesso rispetto al numero indicato.
💡Per evitare errori, chiedi alla persona che si occupa di elaborare le buste paga per la tua azienda di comunicarti i codici completi, secondo le specifiche presentate sopra.
Attiva e configura l'estensione
Prima di cominciare:
La persona che si occupa di elaborare le buste paga per la tua azienda utilizza un software per l'elaborazione delle buste paga che è in grado di importare un file che rispetti le specifiche del tracciato di Essepaghe.
Sei in possesso dei codici identificativi dell'azienda, dei dipendenti e dei giustificativi utilizzati nel software paghe.
Soddisfi tutti i prerequisiti per l'attivazione di un'estensione.
Per attivare e configurare l'estensione:
Attiva l'estensione Essepaghe e configurala inserendo il codice azienda.
Se non l'hai già fatto, configura e imposta gli ID esterni dei dipendenti e dei giustificativi.
L'estensione è stata attivata e configurata. Ora puoi procedere con l'esportazione dei dati di presenza nel formato .txt selezionando Essepaghe come tipo di file.
Esporta i dati di presenza
Prima di cominciare:
Hai attivato e configurato l'estensione.
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Hai impostato gli ID esterni dei dipendenti e dei giustificativi secondo le specifiche del tracciato di Essepaghe.
Per esportare i dati di presenza:
Vai in Azienda > Organizzazione > Report e dati.
Seleziona Export dati di fianco a Presenze.
Dopo aver scelto di chi vuoi esportare i dati e per quale periodo, seleziona Essepaghe come tipo di file.
Seleziona Esporta.
Se entro 20 secondi il file non è ancora pronto per essere scaricato direttamente sul dispositivo in uso, viene inviato per email.
💡 Una volta ricevute le buste paga dei dipendenti, se hai la funzionalità Documenti attiva puoi caricarle massivamente su Fluida. Ogni dipendente riceverà automaticamente il proprio cedolino direttamente sull'app. Leggi questo articolo per saperne di più.
Cosa potrebbe andare storto durante l'attivazione e configurazione dell'estensione e l'esportazione dei dati di presenza
Ho attivato l'estensione, ma non vedo il tipo di file corrispondente tra quelli esportabili
Se sei da PC, prova a ricaricare la pagina e a effettuare nuovamente la selezione del tipo di file per l'esportazione dei dati di presenza. Se stai utilizzando lo smartphone, invece, chiudi e ricarica l'applicazione.
Ho attivato l'estensione, ma non trovo i campi per impostare gli ID esterni
Se non riesci a trovare i campi per impostare gli ID esterni per l'azienda, i dipendenti, le sedi o le tipologie di giustificativo, prova a ricaricare la pagina (se stai utilizzando il PC) o a chiudere e ricaricare l'applicazione (se stai utilizzando lo smartphone).
Non riesco a scaricare i dati di presenza: non mi arrivano via email oppure compare il messaggio "Riscontrato un errore durante l’esportazione dei dati"
Verifica di aver configurato correttamente l'estensione e di avere impostato tutti gli ID esterni richiesti. Inoltre, assicurati di aver selezionato il periodo di esportazione mensile, e non annuale, e di aver selezionato correttamente il mese e l'anno correnti, ovvero ovvero il mese e anno di competenza della busta paga.
Una persona fa parte del team che ho esportato, ma i suoi dati sono vuoti
Nel caso dell'esportazione dei dati di presenza filtrati per team o sede, vengono esportati solamente i dati relativi ai giorni in cui le persone appartenevano effettivamente a quel team oppure era previsto che lavorassero in quella sede. Ad esempio, se una persona faceva parte del team B, e a metà mese è entrata a far parte del team A, quando esporti i dati di tutto il mese filtrati per il team A, per quella persona vedrai solo i dati a partire da metà mese.