Ecco una guida passo dopo passo per configurare correttamente le impostazioni generali di Fluida e sfruttare al massimo le funzionalità principali, come Timbratura Smart e Gestione Presenze, per iniziare a utilizzare la piattaforma in modo ottimale.
Configurazioni generali
Suddivisione in sedi e team
La tua azienda ha più sedi operative, oltre a quella principale? I lavoratori sono suddivisi in team, gruppi o reparti di lavoro? Assicurati che le configurazioni generali dell’azienda siano corrette, indicando queste informazioni.
Sedi aziendali
Crea e configura tutte le sedi aziendali.
È molto importante che l'indirizzo di ogni sede sia corretto e completo di numero civico.
Se i lavoratori timbreranno con il GPS, abilita la timbratura con GPS per ogni sede.
Se timbreranno con il Bluetooth, associa il Beacon alla sede.
Se invece timbreranno con il Badge NFC, associa la Station o la Station Pro.
Team
Se i lavoratori sono divisi in team, gruppi o reparti, crea i team aziendali, assegna i lavoratori ai rispettivi team, e definisci un team leader per ogni team.
🎯 Ecco la guida.
Configurazioni delle funzionalità
Timbratura smart
La funzionalità Timbratura smart di Fluida consente di registrare in tempo reale l’inizio, la fine e le pause della giornata lavorativa dei dipendenti attraverso l’inserimento di timbrature, sia in sede che da remoto. Per poter utilizzare correttamente la funzionalità, è necessario configurarla.
Gestione presenze
Crea le chiusure aziendali, ovvero le giornate in cui l'azienda è fisicamente chiusa, e non sono previste attività lavorative per nessun utente (come Natale, Santo Stefano, Pasqua...).
Configura i giustificativi, creandone di personalizzati (ad esempio, puoi creare un permesso per allattamento, per distinguerlo da un permesso generico) e scegliendo l'arrotondamento dei giustificativi (ad esempio, puoi decidere che le ferie possano essere richieste solamente a giornata intera, mentre i permessi possano essere richiesti di 30 minuti in 30 minuti).
Creare un turno è il modo per indicare le ore di lavoro che una o più persone deve svolgere in una giornata lavorativa (Es: 9:00 > 13:00 | 14:00 > 18:00). Crea tutti i turni giornalieri seguiti dai lavoratori in azienda.
Associando un turno a ogni giorno della settimana, dal lunedì alle domenica, con infinite possibilità di combinazioni, è possibile comporre un orario settimanale. Crea tutti gli orari di lavoro seguiti dai lavoratori in azienda.
💡 Se in azienda i turni di lavoro sono sempre variabili, e vengono pianificati di giorno in giorno, settimanalmente o anche solo mensilmente, potrai assegnare direttamente i turni di lavoro attraverso lo strumento di pianificazione visuale, senza dover necessariamente creare degli orari settimanali.
La quadratura è il processo automatico con cui Fluida confronta le timbrature effettuate dai lavoratori con gli orari previsti dai loro turni. Questo controllo consente di individuare eventuali discrepanze: ad esempio, anomalie di presenze non previste (minuti di lavoro in eccesso) o assenze da giustificare (minuti di lavoro in difetto). Attiva la quadratura e configura le regole presenza per gestire al meglio le timbrature, impedendo che si generino troppe anomalie.
Regole di approvazione
Le regole di approvazione consentono di definire le modalità per approvare le richieste inviate dagli utenti attivi in azienda. Imposta le regole di approvazione predefinite aziendali (potrai sempre personalizzarle per ogni singolo utente in un secondo momento): puoi scegliere se utilizzare un'unica regola di approvazione per tutte le richieste inviate oppure assegnare regole di approvazione differenti in base alla tipologia di richiesta. Puoi anche indicare un flusso di approvazione che coinvolge più persone, in modo da richiedere l'approvazione da parte di tutti gli approvatori indicati, oppure di uno solo.
Orari di lavoro
Avere un calendario con turni previsti per ogni giornata permette ai lavoratori di sapere quanto è previsto che lavorino, e di inserire correttamente eventuali giustificativi di presenza e assenza, come lavoro extra, ferie, permessi e straordinari. Assegna l’orario “previsto da contratto” nelle impostazioni di ogni utente.
💡 Se in azienda i turni di lavoro sono sempre variabili, e vengono pianificati di giorno in giorno, settimanalmente o anche solo mensilmente, assegna i turni di lavoro attraverso lo strumento di pianificazione visuale.
Gestione utenti
Assicurati di aver invitato ad associarsi all'azienda tutti gli utenti, e che le loro impostazioni siano corrette e complete.
La configurazione di base di Fluida è completata! Ora tutti gli utenti attivi in azienda possono registrare correttamente presenze e timbrature, mentre i responsabili possono monitorare ed esportare tutti i dati necessari. Per qualsiasi dubbio o domanda, consulta le guide disponibili nel nostro Help Center o contatta il nostro team di supporto scrivendo a support@fluida.io.