Grazie alla funzionalità Documenti e scadenze, Fluida consente di caricare e distribuire file a più destinatari o all'azienda stessa in pochi clic. Caricando un file unico, il sistema è in grado di suddividerlo automaticamente in singoli documenti e, attraverso il riconoscimento del codice fiscale all'interno del documento (se è stato compilato il relativo campo nelle impostazioni degli utenti), suggerire il destinatario corretto. In alternativa, i documenti possono essere assegnati direttamente all'archivio aziendale.
Questa procedura permette di ottimizzare la gestione di cedolini, contratti, regolamenti o altri documenti ricorrenti, garantendo velocità e precisione.
Consegna più documenti singoli all'azienda o una o più persone contemporaneamente
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Hai attivato la funzionalità Documenti e scadenze.
Hai più documenti singoli che vuoi consegnare a una o più persone o caricare per l'azienda.
Per caricare più documenti contemporaneamente:
Fai clic sul pulsante + / + Nuovo.
Seleziona Documento.
Allega i file: trascinali nel riquadro indicato oppure clicca sull'icona per selezionarli dal tuo dispositivo.
💡 Hai ricevuto dal tuo consulente un unico file contenente tutti i cedolini dei lavoratori? Puoi comunque caricarlo così com'è, e lasciare che Fluida lo suddivida in automatico. Leggi qui per maggiori informazioni!
Scegli il nome con cui verranno salvati i documenti.
Seleziona la categoria di destinazione.
💡 Se selezioni la categoria Compensi, nella schermata successiva potrai indicare il netto a pagare per ogni documento caricato.Se necessario, inserisci la data di competenza dei documenti.
Scegli se notificare o meno i destinatari dei documenti.
💡 Se il destinatario è l'azienda stessa non è prevista alcuna notifica.Seleziona Procedi.
Assegna il destinatario a ogni documento: puoi selezionare una singola persona oppure l'Azienda.
💡 Se i documenti contengono un codice fiscale associato a un utente in Fluida, il sistema proporrà automaticamente il destinatario corretto.
Invia per confermare.
I documenti sono stati caricati e sono disponibili nell'archivio. Se l'opzione era attiva, le persone riceveranno una notifica non appena i file saranno pronti per il download. I documenti assegnati all'azienda, invece, saranno visibili solo ad Amministratori e Power User.
Carica un documento unico da suddividere in più file, a una o più persone o all'azienda
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Hai attivato la funzionalità Documenti e scadenze.
Vuoi caricare un documento unico in formato PDF da suddividere in più documenti da una pagina ciascuno.
Il documento non è più grande di 50 MB.
Per caricare un documento unico da suddividere in più file, come nel caso dei cedolini di tutti i lavoratori inviati in un singolo file dallo studio paghe, o di documenti e regolamenti destinati all'azienda:
Fai clic sul pulsante + / + Nuovo.
Seleziona Documento.
Allega il file: trascinalo nel riquadro indicato oppure clicca sull'icona per selezionarlo dal tuo dispositivo.
Clicca sul suggerimento "Vuoi dividere in x documenti?" che appare quando Fluida rileva un file multipagina.
Conferma per procedere con la suddivisione.
Seleziona la categoria di destinazione.
💡 Se selezioni la categoria Compensi, nella schermata successiva potrai indicare il netto a pagare per ogni documento caricato.Se necessario, inserisci la data di competenza dei documenti.
Scegli se notificare o meno i destinatari dei documenti.
💡 Se il destinatario è l'azienda stessa non è prevista alcuna notifica.Seleziona Procedi.
Assegna il destinatario a ogni documento: puoi selezionare una singola persona oppure l'Azienda.
💡 Se i documenti contengono un codice fiscale associato a un utente in Fluida, il sistema proporrà automaticamente il destinatario corretto.
Invia per confermare.
I documenti sono stati caricati e sono disponibili nell'archivio. Se l'opzione era attiva, le persone riceveranno una notifica non appena i file saranno pronti per il download. I documenti assegnati all'azienda, invece, saranno visibili solo ad Amministratori e Power User.
Il suggerimento di assegnazione del destinatario
Se nelle impostazioni utente di una persona è stato indicato il suo codice fiscale, e questo codice fiscale è contenuto all'interno di uno dei documenti caricati su Fluida, la tecnologia Divinator è capace di rilevarlo e di suggerire quella persona come destinatario del documento.
Questa funzionalità è molto utile quando si caricano, ad esempio, i cedolini mensili dei lavoratori: basta caricare tutti i cedolini in una volta sola, e lasciare che Fluida associ i documenti ai rispettivi destinatari basandosi sul loro codice fiscale.
💡 Per impostare i codici fiscali degli utenti, basta che un Admin o Power User acceda alle impostazioni dell'utente, e compili il campo codice fiscale, nella sezione Identificativi.
La suddivisione automatica di un documento
La funzionalità Documenti e scadenze permette anche di suddividere automaticamente un file singolo in più documenti da una pagina ciascuno.
Questa funzionalità è particolarmente utile per la gestione dei cedolini, che spesso gli studi paghe inviano in un unico file cumulativo per tutti i lavoratori, ma anche per separare regolamenti o comunicazioni destinate all'azienda. Poter dividere i file in automatico e direttamente dentro Fluida rappresenta un grande risparmio in termini di tempo e risorse.
Cosa potrebbe andare storto
Non riesco a suddividere il documento: ricevo il messaggio d'errore "Qualcosa è andato storto" quando provo a farlo
Verifica che il file che stai cercando di suddividere non contenga più di 100 pagine e che la dimensione sia inferiore a 50 MB.
Non riesco a caricare i documenti: ricevo il messaggio d'errore "Qualcosa è andato storto" quando provo a farlo
Verifica la velocità in upload della tua connessione.
Non riesco a selezionare i documenti per allegarli
Probabilmente stai cercando di allegare un tipo di file che non è supportato da Fluida: al momento, è possibile allegare solamente PDF e immagini.
Se clicco sull'icona per allegare i documenti, non succede nulla
Se stai utilizzando lo smartphone, verifica nelle impostazioni della privacy Fluida sia autorizzata ad accedere a foto, contenuti multimediali e file memorizzati sul tuo dispositivo.
Fluida non mi suggerisce automaticamente il destinatario
Assicurati di aver inserito il codice fiscale dei lavoratori nelle loro impostazioni utente (Azienda > Impostazioni > Utenti > clic sull'utente > espandi la sezione Identificativi > campo Codice fiscale). Infine, verifica di non aver digitato per sbaglio uno spazio vuoto all'inizio o alla fine del codice: la presenza di spazi vuoti impedisce a Divinator di riconoscere il codice fiscale.
Se Fluida continua a non suggerire il destinatario, è probabile che l'OCR non riesca a leggere il codice fiscale presente sul documento: ti consigliamo di impostare manualmente il destinatario.
Ho caricato un documento di più pagine, ma Fluida non mi propone la suddivisione
Se hai caricato un documento di più pagine ma Fluida non propone la suddivisione, prima di tutto assicurati di aver caricato un file in formato PDF, non protetto da password e di dimensioni inferiori a 50 MB. Verifica anche di essere collegato a una rete Wi-Fi stabile o comunque a una rete con buone prestazioni e velocità di navigazione.
Ho un file di più pagine da dividere in più documenti da 3 pagine ciascuno, ma il sistema non mi permette di farlo
Ad oggi, il sistema non consente di suddividere un unico file in più documenti che contengano, a loro volta, più pagine (ad esempio, un file da 9 pagine diviso in tre documenti da 3 pagine l'uno).
Per risolvere questa limitazione, ti suggeriamo di utilizzare uno strumento esterno a Fluida per suddividere il file originale nei documenti della lunghezza desiderata, e di caricare i file così ottenuti direttamente sulla piattaforma.
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