Se per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenza, gli utenti che hanno l'obbligo di rendicontazione attività ricevono periodicamente notifiche e azioni necessarie al riguardo. La frequenza di invio varia in base alla modalità (semplice o avanzata) scelta per la funzionalità.
💡 La funzionalità Gestione presenze permette a Fluida di stabilire l’orario per l’invio dei promemoria, nel caso di rendicontazione in modalità semplice, e monitorare eventuali ore non ancora rendicontate, se è impostata la modalità avanzata. Se la funzionalità è disattivata, non sarà possibile ricevere i promemoria.
Promemoria con rendicontazione in modalità semplice
Ogni giorno, se è previsto un turno di lavoro fisso e l’utente non ha ancora inserito la rendicontazione, viene inviata una notifica di promemoria 30 minuti prima dell’orario di fine turno (indipendentemente dall’eventuale applicazione della differibilità).
La notifica (push o email, a seconda delle impostazioni dell’utente) invita a inserire la rendicontazione, generando l’azione necessaria Attività svolte. Questa azione resta da completare finché non viene inserita la rendicontazione per quel giorno. La notifica di promemoria non è visibile nell'elenco delle notifiche ricevute, nella sezione Notifiche.
Promemoria con rendicontazione in modalità avanzata
Fluida verifica periodicamente se ci sono rendicontazioni incomplete, ovvero con una durata inferiore a quella richiesta, e invia notifiche e azioni necessarie in base alla situazione.
Rendicontazione di ieri mancante
Se hai l’obbligo di rendicontazione e quella del giorno precedente risulta incompleta, ogni mattina alle 09:00 UTC viene generata un’azione necessaria per completarla. La notifica di promemoria non è visibile nell'elenco delle notifiche ricevute, nella sezione Notifiche.
Rendicontazioni mancanti nell'ultimo mese
Se hai l'obbligo di rendicontazione, e negli ultimi 30 giorni ci sono una o più giornate con rendicontazioni incomplete, ogni venerdì pomeriggio alle 14:00 UTC riceverai un promemoria. Questo indicherà il numero di giornate incomplete e ti consentirà di accedere rapidamente alle azioni necessarie, filtrate per attività da rendicontare.
La notifica di promemoria è visibile anche nell'elenco delle notifiche ricevute, nella sezione Notifiche.
Rendicontazioni del team mancanti
Se una o più persone hanno rendicontazioni incomplete negli ultimi 7 giorni, ogni venerdì pomeriggio alle 14:30 UTC i loro responsabili ricevono un promemoria. Questo promemoria indica il numero di persone in ritardo con la rendicontazione e invita ad accedere al report delle rendicontazioni mancanti per il mese corrente. La notifica di promemoria non è visibile nell'elenco delle notifiche ricevute, nella sezione Notifiche.
💡 Se tutte le richieste di un utente vengono approvate dalla stessa persona, il promemoria sarà inviato direttamente a quest’ultima. In assenza di un approvatore unico, la notifica sarà inviata al leader del team principale dell’utente. Se anche il leader del team principale non è disponibile, il promemoria sarà indirizzato a tutti gli amministratori e power user dell’azienda.
Cosa potrebbe andare storto
Non voglio ricevere il promemoria di rendicontazione. Come posso disattivarlo?
Al momento non è possibile disattivare i promemoria di rendicontazione. Se vorresti poterlo fare, puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti e ricevere una notifica quando questa funzionalità sarà disponibile 👇🏻
Se non sei tenuto a inserire rendicontazioni, puoi chiedere al tuo amministratore di escluderti dall’obbligo di rendicontazione. In tal caso, non riceverai più i promemoria correlati.
Posso personalizzare gli orari di ricezione dei promemoria di rendicontazione?
Attualmente, non è possibile personalizzare gli orari di ricezione dei promemoria. Se questa è una funzionalità che desideri, puoi proporre la tua idea tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti.
Con la rendicontazione in modalità avanzata, Fluida non mi ricorda di inserire le rendicontazioni giorno per giorno, ma mi segnala solamente se ci sono delle rendicontazioni mancanti o incomplete
Con la modalità avanzata, Fluida invia notifiche solo in caso di rendicontazioni mancanti o incomplete. Per avere un promemoria giornaliero, un Amministratore o Power user può utilizzare la funzionalità Comunicazioni importanti per creare una comunicazione ricorrente che ricordi agli utenti di completare la rendicontazione ogni giorno.
Con la rendicontazione in modalità semplice, non ricevo il promemoria
Il promemoria con la rendicontazione in modalità semplice non viene inviato nei seguenti casi:
L'utente non ha obbligo di rendicontazione.
Per l'azienda non è attiva la funzionalità Gestione presenze.
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze, ma per la giornata è previsto un turno flessibile oppure è previsto un turno di riposo.
Con la rendicontazione in modalità avanzata, non ricevo il promemoria
Il promemoria con la rendicontazione in modalità avanzata non viene inviato nei seguenti casi:
L'utente non ha obbligo di rendicontazione.
Per l'azienda non è attiva la funzionalità Gestione presenze.
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze, ma per la giornata è previsto un turno di riposo.
Ricevo il promemoria che alcune persone del team sono in ritardo con le rendicontazioni, ma non vedo chi nel report Rendicontazioni mancanti
Questo accade probabilmente perché sei l’approvatore di queste persone, ma non sei il leader del team. Solo i leader del team possono visualizzare nel report Rendicontazioni mancanti i dati relativi ai membri del loro team.