Le notifiche e i promemoria di Fluida aiutano gli utenti a rimanere sempre aggiornati e a semplificare la gestione delle attività lavorative.
Le notifiche avvisano in tempo reale quando un utente è coinvolto in eventi come l’approvazione di una richiesta, la modifica di una timbratura o la ricezione di un documento. I promemoria, invece, ricordano scadenze importanti o attività ricorrenti, come ad esempio l'inserimento delle timbrature a inizio e fine turno, o delle rendicontazioni attività giornaliere.
Le notifiche che si ricevono dipendono dalle funzionalità attive per l'azienda e dalle impostazioni degli utenti (ad esempio, se una persona non ha obblighi di timbratura non riceve notifiche per ricordarsi di timbrare, anche se attiva il relativo promemoria).
Questi avvisi possono essere ricevuti via email o come notifiche push e sono sempre consultabili nella sezione dedicata dell’app.
Le modalità di ricezione di notifiche e promemoria
Da impostazioni predefinite, Fluida invia le notifiche e i promemoria via email e push notification, ma ogni utente può personalizzare le modalità di ricezione.
Notifiche push
Le notifiche push sono dei brevi messaggi da parte di Fluida che compaiono come pop-up nel centro notifiche dello smartphone. Cliccandoci sopra, si apre la relativa notifica all'interno dell'applicazione di Fluida.
Le notifiche di Fluida via email sono inviate all'indirizzo utilizzato per completare la registrazione a Fluida. Oltre al messaggio, contengono link che aprono direttamente l'app per permettere di effettuare delle azioni (come inserire rendicontazioni attività o timbrature mancanti, visualizzare richieste...).
Le notifiche relative a eventi
Le notifiche informano gli utenti in tempo reale quando si verifica un evento di loro interesse, come l'approvazione di una richiesta, la modifica di una timbratura o la ricezione di un documento.
Un utente è considerato interessato all'evento quando:
È il proprietario dell'elemento coinvolto nell'evento, come ad esempio il calendario presenze, una timbratura, una nota spese o un documento associato al proprio profilo.
È responsabile dell'approvazione di un'azione. Questo include attività come l’approvazione di timbrature forzate, richieste di lavoro extra, o di modifica o cancellazione di un'assenza.
L'azienda o chi genera l'evento vogliono informarlo, ad esempio inserendo tra i destinatari aziendali predefiniti, tra i destinatari facoltativi, o come semplice destinatario di una comunicazione.
Ha un profilo Amministratore.
Gli amministratori ricevono notifiche per eventi specifici, come l’abilitazione di un nuovo dispositivo per la timbratura o notifiche che non richiedono approvazioni.
Un evento che genera una notifica si verifica quando:
Viene aggiornata una configurazione, ad esempio sono state inserite nuove chiusure aziendali, l'approvatore di un utente è cambiato, o è stato associato un nuovo Badge NFC a un utente.
Viene inserito un nuovo elemento, come l'inserimento di una segnalazione di ferie, o il caricamento di un documento.
Viene richiesta l'approvazione per l'inserimento di un nuovo elemento, come la richiesta di approvazione di una nota spese.
Viene effettuata un'azione su un elemento esistente, ad esempio viene eliminata una timbratura, oppure viene modificata un'assenza per malattia o viene approvata o rifiutata una richiesta di lavoro extra.
Viene richiesta l'approvazione di un'azione su un elemento esistente, ad esempio viene richiesta l'approvazione di una modifica a una timbratura, o a una richiesta di permesso.
I promemoria
I promemoria sono una tipologia di notifica che aiuta gli utenti a rispettare scadenze importanti e attività ricorrenti, garantendo che operazioni come l'inserimento delle timbrature a inizio e fine turno o la rendicontazione delle attività giornaliere siano svolte regolarmente e senza dimenticanze.
I promemoria vengono inviati a cadenza fissa, seguendo una frequenza predefinita da Fluida, e sono progettati per consentire di completare rapidamente l’azione che ricordano. Alcuni promemoria possono essere disattivati se non ritenuti utili, permettendo così un’esperienza più mirata e funzionale, che evita la generazione di notifiche superflue.
💡 Alcuni promemoria ricevuti potrebbero non essere visibili nell'elenco delle notifiche.
I promemoria di Gestione presenze
Il promemoria Review settimanale
Ogni lunedì mattina Fluida invia un promemoria che invita gli utenti a controllare il calendario settimanale dei colleghi per vedere chi sarà operativo o meno in quei giorni. Inoltre, il promemoria invita, se necessario, a inviare richieste o segnalazioni (di straordinari, ferie, permessi...) al proprio responsabile.
💡 Per ricevere questo promemoria, è necessario che per l'azienda sia attiva la funzionalità Gestione presenze.
Un esempio di promemoria di Review settimanale inviato via email
Il promemoria per le richieste di presenza o assenza in sospeso
Ogni mattina (alle 09:00 UTC) gli utenti approvatore ricevono un promemoria che gli segnala eventuali richieste in sospeso da parte delle persone di cui sono responsabili.
💡 Per ricevere questo promemoria, è necessario che per l'azienda sia attiva la funzionalità Gestione presenze.
I promemoria di timbratura
Il promemoria Ricordati di timbrare
A seconda dei propri obblighi di timbratura, Fluida invia un promemoria per ricordarsi di inserire la timbratura all'orario previsto dal turno fisso assegnato per la giornata.
💡 Per ricevere questo promemoria, è necessario che per l'azienda sia attiva la funzionalità Timbratura smart e Gestione presenze.
Un esempio di promemoria di timbratura inviato via push notification
I promemoria di rendicontazione
Gli utenti che hanno l'obbligo di rendicontazione attività ricevono periodicamente notifiche e azioni necessarie al riguardo. La frequenza di invio varia in base alla modalità (semplice o avanzata) scelta per la funzionalità. In generale, questi promemoria invitano gli utenti a inserire le rendicontazioni, e segnalano eventuali ritardi nelle proprie rendicontazioni, e in quelle degli utenti di cui sono responsabili.
💡 Leggi questo articolo per saperne di più.