In base alle proprie autorizzazioni è possibile inserire assenze, presenze extra o lavoro da remoto direttamente sul calendario di altre persone, oltre che sul proprio. Questo è fondamentale per garantire che la situazione presenze su Fluida sia sempre aggiornata, anche quando il dipendente non può procedere in autonomia.
L'inserimento di giustificativi sul calendario altrui risulta particolarmente utile in diverse situazioni operative:
quando una richiesta di assenza o una comunicazione di presenza viene ricevuta al di fuori di Fluida e deve essere riportata in piattaforma per allineare i dati.
quando il responsabile desidera inserire una richiesta specifica per un collaboratore, aggiungendo un messaggio personalizzato che verrà recapitato tramite notifica.
nei casi in cui sia necessario intervenire su giornate passate per le quali l'inserimento sul calendario è disabilitato: in questa circostanza, solo i profili con permessi specifici possono intervenire.
Segnala assenze, presenze extra o lavoro da remoto per un'altra persona
Prima di cominciare:
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze.
Hai l'autorizzazione a modificare il calendario di un'altra persona.
Per segnalare un'assenza, presenza extra o lavoro da remoto per conto di un'altra persona:
Nella Home, fai clic sul tasto + (se stai usando lo smartphone) o Nuovo (se stai usando il PC).
Dal menu a tendina in alto, seleziona l'utente per cui vuoi inserire la segnalazione.
Seleziona la categoria di giustificativo.
Se sono presenti più tipologie di giustificativo all'interno della categoria scelta, seleziona la tipologia.
Compila le indicazioni temporali della richiesta (come la data di inizio e di fine e l'orario di inizio e fine o la durata).
💡 Leggi qui se devi segnalare un evento che si ripete.
Aggiungi eventuali note (che saranno visibili all'approvatore della richiesta e ai destinatari della notifica).
Se necessario, personalizza i destinatari della notifica.
A seconda della categoria di giustificativo scelto, potrebbero esserci altri campi aggiuntivi da compilare.
Clicca su Invia.
Esempio di inserimento di un permesso sul calendario di un'altra persona
Il giustificativo è stato inserito e, a seconda delle sue regole di applicazione, vedi il giustificativo applicato al calendario oppure vieni informato del fatto che non è stato applicato.
Tutti i destinatari selezionati, tra cui la persona per cui hai inserito il giustificativo, vengono notificati al riguardo.
Il giustificativo può anche essere modificato o eliminato.
💡 Se stai visualizzando il calendario giornaliero dell'utente, puoi anche cliccare sui tre puntini accanto al turno previsto e selezionare Nuova richiesta o segnalazione 👇🏻
Cosa potrebbe andare storto durante l'inserimento di un giustificativo
Ho inserito un giustificativo sul calendario, ma non lo vedo da nessuna parte
Se hai inserito una richiesta o una segnalazione ma non la vedi sul calendario giornaliero, prova a chiudere e riaprire il calendario, riaggiornandolo.
Se continui a non vedere il giustificativo, assicurati che rispetti le regole di applicazione della categoria di cui fa parte: se si tratta di una presenza o lavoro da remoto, probabilmente il giustificativo coinvolge un periodo di tempo in cui sono già previste sessioni di lavoro. Se si tratta di una assenza, invece, probabilmente il giustificativo coinvolge un periodo di tempo in cui non sono già previste sessioni di lavoro. Un giustificativo che non riesce ad applicarsi sarà visibile nella sezione Giustificativi non applicati.
Un esempio di giustificativo di permesso non applicato, in quanto
coinvolge un periodo di tempo in cui non sono previste sessioni di lavoro
Quando confermo l’inserimento, l’applicazione si "blocca" con un caricamento infinito
In caso di problemi di caricamento dopo l'inserimento di un giustificativo, chiudi e ricarica l’applicazione. Infine verifica che il giustificativo sia stato correttamente inserito.
Non riesco a inserire un giustificativo per conto di un'altra persona
Solo gli utenti autorizzati, e in specifici periodi, possono inserire giustificativi per conto di altre persone. Leggi qui per saperne di più sulle autorizzazioni per la modifica del calendario.