La funzionalità Documenti e scadenze di Fluida consente di gestire in modo semplice e digitale i documenti dell'azienda (come regolamenti, manuali di sicurezza o certificazioni) e la consegna dei cedolini e degli altri documenti destinati ai lavoratori, garantendo processi ordinati e sempre a norma di legge. Allo stesso tempo permette di registrare, organizzare e monitorare le scadenze aziendali, riducendo il rischio di ritardi, dimenticanze o sanzioni.
Questa gestione centralizzata rende il lavoro più snello per amministrazione e HR, garantendo all'azienda un archivio digitale per i propri documenti e permettendo a ogni persona di avere sempre a disposizione la propria documentazione, raccolta in uno spazio chiaro e facile da consultare.
Guarda il video di presentazione per una panoramica completa della funzionalità 👇🏻
Consegnare i documenti ai lavoratori
La funzionalità permette ad Amministratori e Power User di consegnare documenti digitali in modo rapido e strutturato. I file possono essere organizzati per data di competenza (mese/anno) oppure tramite categorie predefinite, mantenendo l’archivio aziendale chiaro e facilmente navigabile nel tempo.
Quando si caricano in un’unica operazione documenti destinati a più persone, la tecnologia Divinator di Fluida identifica automaticamente il destinatario corretto partendo dal codice fiscale. Se necessario, suddivide anche un file multipagina in documenti distinti, uno per ogni lavoratore. Questo permette una consegna massiva di cedolini e altri documenti senza stampe, senza distribuzione manuale e con una riduzione significativa degli errori e dei tempi di gestione.
Contemporaneamente al caricamento di un singolo file, è possibile creare anche una scadenza relativa a quel documento, così da venire notificati al riguardo quando necessario.
Consultare e scaricare i documenti
Accedendo al proprio archivio personale, ogni lavoratore può visualizzare tutti i documenti ricevuti e scaricarli quando preferisce. A ogni nuova consegna, viene inviata una notifica dedicata. Questa esperienza semplifica la consultazione e permette ai lavoratori di ritrovare rapidamente la propria documentazione senza ricorrere all’ufficio HR.
Inoltre, per i cedolini, l’importo netto è visibile subito, senza dover aprire il file completo.
Archiviare i documenti dell'azienda
La funzionalità offre anche la possibilità di caricare i documenti aziendali, come ad esempio regolamenti, manuali sulla sicurezza o certificazioni.
In questo modo è possibile mantenere i file separati dai documenti destinati alle singole persone, eliminando l'uso del cartaceo e associando scadenze specifiche in fase di caricamento di ciascun documento.
Tenere traccia delle scadenze
La funzionalità consente inoltre di registrare e monitorare tutte le scadenze aziendali che richiedono attenzione. Gli Amministratori e i Power User possono:
registrare una nuova scadenza
impostare un promemoria al riguardo con l’anticipo desiderato
verificare quali scadenze sono già state gestite
segnare come completate quelle concluse
Questa gestione ordinata permette di mantenere un controllo puntuale sulle attività, evitando strumenti esterni o elenchi manuali e riducendo il rischio di ritardi o dimenticanze.