A seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare i propri dati di presenza o di altre persone in diversi formati. Ad esempio, il formato Excel presenze e timbrature offre un riepilogo mensile delle timbrature effettuate e delle ore lavorate, evidenziando in modo puntuale i dettagli relativi a eventuali assenze, ore extra e turni previsti.
Questo tipo di export è particolarmente utile quando si desidera avere una visione completa e analitica delle presenze permettendo di confrontare quanto previsto con quanto registrato tramite le timbrature.
💡 Consulta la guida per sapere come esportare i dati di presenza.
Cosa contiene il file
Ogni foglio del file Excel Presenze e timbrature riporta i dati mensili relativi a presenze e timbrature di una singola persona. In caso di esportazione per più persone, il file è suddiviso in più fogli, uno per ogni utente. L'esportazione dei dati non è prevista su base annuale, ma solo mensile.
L'organizzazione del file prevede una riga per ogni giorno del mese e diverse colonne dedicate alle informazioni di dettaglio. Nello specifico, il documento riporta gli orari di entrata e di uscita, il totale delle ore rilevate e quello delle ore ordinarie, oltre a eventuali ore di lavoro extra e di assenza. Sono inoltre incluse informazioni supplementari come i giustificativi utilizzati, eventuali festività applicate, anomalie di presenza o assenza non ancora gestite a calendario e il turno previsto per ciascuna giornata. Di seguito, spieghiamo più nel dettaglio l'organizzazione del file.
Esempio di export Excel presenze e timbrature mensili di un utente
Organizzazione delle colonne
Le colonne del file riportano le diverse informazioni associate a ciascuna giornata del mese, strutturate come segue:
Data
Per ogni giorno esportato, il sistema indica il giorno della settimana e la data nel formato gg/mm/aaaa.
Entrata e Uscita
In queste colonne sono riportate tutte le timbrature di entrata, evidenziate in verde, e di uscita, evidenziate in rosso, effettuate durante la giornata.
Rilevate
Indica le ore risultanti dalle timbrature registrate nella giornata, escludendo eventuali minuti di abbuono, eccedenze inferiori alla durata minima per la rilevazione delle presenze non previste, ed eventuali anomalie di presenza o assenza già ignorate.
Ord. (ore ordinarie)
Indica le ore di lavoro ordinarie svolte. Il dato deriva dal turno previsto per la giornata, sottraendo eventuali assenze per chiusure aziendali o segnalate tramite l'inserimento giustificativi.
Straord. (ore extra)
Riporta le eventuali ore di lavoro extra che sono state segnalate attraverso l'inserimento di appositi giustificativi.
Assenze
Riporta le eventuali ore di assenza che sono state segnalate attraverso l'inserimento di appositi giustificativi.
Note
Questa colonna raccoglie dettagli aggiuntivi relativi alla giornata, tra cui:
la durata e la tipologia di giustificativi di presenza o assenza
assenze per chiusure aziendali (festività)
anomalie (assenze da giustificare o presenze non previste) non ancora gestite a calendario.
💡 Prima di procedere con l'esportazione, è opportuno verificare e correggere eventuali anomalie nel Calendario. In questo modo il file generato risulterà aggiornato, privo di presenze non quadrate o assenze da giustificare, garantendo dati completi e corretti.
La colonna Note non mostra eventuali messaggi o note inseriti manualmente nelle timbrature o in fase di inserimento di un giustificativo. Se desideri visualizzare queste informazioni in un export, puoi aggiungere il tuo voto tramite il nostro sistema di gestione dei suggerimenti per ricevere una notifica quando la funzionalità sarà disponibile👇🏻
Turno previsto
Indica il turno assegnato alla giornata, specificando il dettaglio dell’orario (es. 09:00 > 13:00 | 14:00 > 18:00 (8h) oppure Flessibile 5h). In alternativa, può riportare stati specifici come Riposo o Chiusura aziendale.
Organizzazione delle righe
Il foglio di calcolo è strutturato in tre sezioni principali per facilitare la lettura dei dati:
Righe giornaliere
Il documento presenta una riga per ogni giorno del mese, dove vengono riportati i dettagli delle timbrature e delle presenze.
Riga Totali
Dopo l'elenco giornaliero, è presente una riga dedicata ai totali mensili delle ore rilevate, ordinarie, straordinarie e di assenza.
Riepilogo per tipologia
Nella parte inferiore del foglio si trovano ulteriori righe di sintesi organizzate in tabelle specifiche:
La prima tabella mostra il totale delle ore ordinarie e le suddivide in base alla modalità di svolgimento. Identifica le ore svolte In sede presso una sede aziendale e quelle svolte Da remoto, segnalate tramite Cambi sede con sede Da remoto o attraverso giustificativi di lavoro da remoto.
La seconda tabella riporta il totale delle ore di lavoro extra e le ripartisce in base alle diverse tipologie di giustificativi utilizzati per la loro registrazione.
La terza tabella indica il totale delle ore di assenza e le suddivide secondo le tipologie di giustificativi impiegati per registrarle.
Esempio di file esportato
Per chiarire come si presenta il file dei dati di presenza mensili in formato Excel presenze e timbrature, ecco un esempio pratico basato sul calendario mensile reale di un dipendente.
Screenshot del calendario mensile del dipendente,
così come visibile da Fluida
🕒 Orario settimanale del dipendente
Il dipendente ha un orario di lavoro full-time, dal lunedì al venerdì, strutturato come segue:
Orario giornaliero: 09:00 – 18:00 (con 1 ora di pausa)
Ore settimanali attese: 40h
📌 Giustificativi inseriti nel calendario
Durante il mese esportato sono stati inseriti i seguenti eventi di presenza/assenza:
Data | Giustificativo | Durata | Dettaglio |
12–13–14 maggio | Malattia | 24h | 3 giorni completi |
19 maggio | Permesso | 4h | Mezza giornata |
21 maggio | Straordinario | 1h | 1 ora extra |
28 maggio | Ferie | 8h | 1 giorno completo
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📄 File esportato
Qui sotto è allegato l'export Excel presenze e timbrature del mese di maggio per l'utente: