La funzionalità Timbratura smart di Fluida consente di registrare in tempo reale l’inizio, la fine e le pause della giornata lavorativa dei dipendenti attraverso l’inserimento di timbrature, sia in sede che da remoto.
Grazie alle tecnologie di certificazione, ogni timbratura può attestare con precisione la presenza della persona in una sede in cui è autorizzata a timbrare e nel momento esatto in cui viene inserita. Per timbrare in modo certificato con GPS è sufficiente lo smartphone, mentre le timbrature con Bluetooth o Badge NFC richiedono l’installazione in sede di dispositivi di timbratura dedicati, disponibili anche tramite il servizio di noleggio Fluida. È inoltre possibile decidere la frequenza, le modalità e le aree di timbratura (fisiche o virtuali), adattandole alle esigenze operative dell’azienda, dei team o dei singoli utenti.
Tutte le timbrature registrate su Fluida possono essere consultate, integrate e modificate in caso di necessità. Infine, l’esportazione dei dati consente di visualizzare, analizzare e rielaborare le informazioni, oltre a permetterne l’archiviazione, la condivisione e l’integrazione tramite API con altri software aziendali.
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Perché usarla?
Registrare le timbrature con Fluida permette di sapere in ogni momento chi è presente o assente, offrendo una visione chiara e sempre aggiornata dell’organizzazione del lavoro. Questo semplifica la gestione degli orari e contribuisce a generare buste paga più precise.
La funzionalità è inoltre particolarmente utile perché consente di registrare timbrature certificate in qualsiasi contesto: non solo quando si lavora in una sede aziendale, ma anche da remoto o durante trasferte frequenti. In questo modo, ogni attività lavorativa viene tracciata in modo affidabile, indipendentemente dal luogo in cui viene svolta.
Infine, la timbratura aiuta a tutelare il benessere dei collaboratori e a garantire il diritto alla disconnessione, definendo confini chiari tra lavoro e vita privata. Chi lavora fuori sede o con orari flessibili può così contare su una gestione più equilibrata del tempo, senza il rischio di dover essere reperibile oltre il proprio orario di lavoro.
Timbrature certificate e senza validazione
Fluida permette di registrare sia timbrature certificate, sia timbrature senza validazione.
Le timbrature certificate (o con validazione) rilevano la presenza effettiva della persona in una sede in cui è autorizzata a timbrare e nel momento esatto in cui viene inserita, grazie a tecnologie come Bluetooth, GPS o NFC: con il Bluetooth l’app riconosce un dispositivo di timbratura (Beacon o Spot) vicino, con il GPS verifica che la persona si trovi all'interno di una sede autorizzata e con l’NFC la timbratura avviene avvicinando il badge alla Station.
Le timbrature senza validazione, invece, vengono inserite manualmente indicando data, ora, sede e direzione, e restano sempre disponibili per consentire la registrazione delle presenze anche in caso di necessità o problemi tecnici, che impediscono l'utilizzo delle timbrature certificate.
Le regole di timbratura
Le regole di timbratura possono essere configurate in base alle esigenze dell’azienda: le impostazioni possono valere per tutti o essere personalizzate per singoli collaboratori, così da adattarsi a ruoli e modalità di lavoro differenti.
È possibile stabilire quante timbrature giornaliere richiedere (nessuna, una sola, inizio e fine turno oppure anche la pausa) e definire le modalità di timbratura in sede, che possono essere certificate tramite smartphone o badge, o senza validazione. Per la timbratura da remoto si può scegliere se non consentirla / renderla non necessaria oppure abilitarla tramite certificazione GPS o senza validazione da qualsiasi luogo.
💡 Leggi qui per avere maggiori informazioni sulle regole di timbratura.
I dispositivi di timbratura
Per le timbrature certificate con GPS non sono necessari dispositivi di timbratura, poiché tutto avviene direttamente tramite l’app Fluida installata sul proprio smartphone.
Se invece si desidera timbrare in sede in maniera certificata con tecnologia Bluetooth o tramite badge NFC, Fluida mette a disposizione due dispositivi integrati con la piattaforma e disponibili a noleggio: lo Spot, un piccolo dispositivo Bluetooth che consente di registrare timbrature certificate con lo smartphone, e la Station, che permette di timbrare in modo certificato tramite badge NFC.
💡 Leggi qui per avere maggiori informazioni sui dispositivi di timbratura di Fluida.
Il rispetto della privacy
Fluida non salva né trasmette mai dati sulla posizione delle persone. Le operazioni di verifica avvengono direttamente sul dispositivo di chi timbra, in modo sicuro e conforme alle normative sulla privacy. Le coordinate reali non vengono inviate né a Fluida né a server esterni. Per ogni ulteriore approfondimento invitiamo a leggere questo articolo.
Inserire e gestire le timbrature
Timbrare co Fluida è molto semplice:
Con badge NFC, basta avvicinarlo alla Station.
Con smartphone, è sufficiente premere il pulsante di timbratura nella home dell'app.
Se un utente dimentica di timbrare o non riesce a timbrare in maniera certificata, può risolvere aggiungendo anche in un secondo momento una timbratura manuale (senza validazione) indicando l'orario e la sede effettivi della timbratura.
È possibile anche modificare alcuni dati delle timbrature certificate, ad esempio il verso, per correggere piccoli errori o distrazioni.
Controllare, analizzare ed esportare le timbrature
In qualsiasi momento, Admin e Power User possono intervenire sulle timbrature dei dipendenti per:
integrare timbrature mancanti,
correggere piccoli errori, come il verso o l’orario errato di una timbratura non certificata.
Tutti i dettagli delle timbrature sono consultabili in app, nonché esportabili in diversi formati, a seconda delle esigenze, per essere analizzati e condivisi internamente ed esternamente all’azienda.