Per utilizzare questa funzionalità, il modulo Documenti deve essere attivato.


Prima di cominciare

✅ Hai configurato Fluida HR Suite e il software Zucchetti Paghe per l'integrazione

Segui le indicazioni di questo articolo per completare la configurazione e utilizzare l'integrazione per l'invio da Zucchetti Infinity a Fluida dei documenti annuali e mensili.

1. Imposta il filtro per l'invio dei documenti

Per prima cosa, se non lo hai già fatto devi impostare dei codici filtro per il download massivo dei documenti.

1. Accedi al menu Aree applicative > Workspace > ··· > Impostazioni > Gestione pubblicazione > Filtro download massivo per folder organizzativo

2. Se non è già presente, crea un nuovo filtro download massivo

3. Come codice filtro imposta il valore 000001 oppure un altro valore disponibile

4. Imposta una descrizione e scegli la tipologia di filtro più adatta

💡 Come descrizione, puoi usare "LUL - Invio ufficiale schedulato". Di seguito trovi qualche informazione in più sulla scelta della tipologia di filtro.

5. Nei modelli da esportare, aggiungi la tipologia oppure le tipologie di modelli di pubblicazione che hai scelto per l'invio a Fluida.

💡 Ad esempio, il modello con codice HR1LULDIP permette di includere nell'invio il Libro unico del lavoro di ogni lavoratore.

Come scegliere la tipologia di filtro

Scegli la tipologia di filtro in base a come preferisci vengano individuati i documenti da inviare:

  • con la tipologia "Da parametri", vengono inviati tutti i documenti che hanno come annualità o mensilità di riferimento l'anno o il mese in cui avviene l'invio, a prescindere dalla loro data di pubblicazione (dovrai indicare l'annualità o mensilità di riferimento come parametri);

  • con la tipologia "Data pubblicazione", vengono inviati tutti i documenti non ancora inviati che vengono pubblicati o ripubblicati prima del momento in cui avviene l'invio, a prescindere dall'annualità/mensilità a cui si riferiscono (la data o il periodo di pubblicazione da considerare possono essere personalizzati tramite alcuni parametri del processo schedulato).

Se, ad esempio, il 10 giugno ripubblico un documento relativo a febbraio dello stesso anno e successivamente effettuo un invio:

❌ se hai scelto come tipologia "Da parametri", il documento ripubblicato non viene inviato a Fluida;

✅ se hai scelto come tipologia "Data pubblicazione", il documento ripubblicato viene inviato a Fluida.

⚠️ La tipologia di filtro "Data pubblicazione" è l'unica a permettere il corretto funzionamento di un eventuale invio manuale dei documenti.

Impostare il filtro "Da parametri"

Se hai scelto "Da parametri" come tipologia di filtro, dovrai impostare i parametri da utilizzare per definire la data di riferimento dei modelli di documento annuale e di quelli mensili da considerare per l'invio. Se scegli anno e mese di sistema, vengono considerati i documenti annuali /mensili riferiti all'anno/mese in cui avviene l'invio. Ad esempio, se l'invio avviene il 10 giugno 2022, vengono considerati tutti i documenti pubblicati che hanno come mese e di rifermento giugno e anno di riferimento 2022. Altrimenti, puoi specificare manualmente anno e mese di riferimento dei documenti pubblicati da considerare per l'invio.

Scegliere i modelli da esportare

Scegli le tipologie di modelli di pubblicazione da inviare a Fluida. Di seguito trovi alcuni dei modelli selezionati più spesso per l'invio.

  • HR1LULDIP (Libro unico del lavoro di ogni lavoratore)

  • HR1STAMCU (CU - certificazioni uniche dei lavoratori)

Puoi inviare qualunque documento a Fluida: è sufficiente indicare il codice del modello, ed inserirlo nel filtro.

2. Configura il processo automatico di invio documenti

Puoi impostare uno o più processi schedulati in Zucchetti Paghe per l'invio di documenti generati dal portale a Fluida HR Suite tramite la funzionalità di download massivo.

1. Accedi al menu Aree applicative > Panello di controllo > Schedulazione > Processi

2. Trova il processo schedulato predefinito, con nome usdm_bfpssenddocs e descrizione Fluida/PeopleSmart - Invio documenti

3. Apri la schedulazione del processo

4. Nella sezione Generale

  • indica il valore Attivo per il campo Stato

  • definisci le preferenze di esecuzione (nell'esempio, l'esecuzione è impostata alle 22:00 di ogni giorno della settimana)

⚠️ Nelle preferenze sui giorni di esecuzione, nel campo "oppure espressione" puoi indicare il giorno del mese in cui vuoi che avvenga l'esecuzione del processo (ad esempio, indica il numero 16 per far sì che il processo venga eseguito il sedicesimo giorno di ogni mese).

5. Nella sezione Parametri programma verifica ed eventualmente personalizza i seguenti parametri che regolano l'esecuzione del processo:

  • pLISTORGANIZ è il parametro che permette di definire un elenco di codici Organizzazioni da elaborare, separati dal carattere "|". Se il parametro non è valorizzato (valore "0000000000"), i documenti verranno inviati a tutte le Organizzazioni per cui è configurata l'integrazione con Fluida.


⚠️ Personalizza il parametri per il processo predefinito, oppure crea e personalizza nuovi processi schedulati per soddisfare le esigenze di tutti i clienti Fluida.


  • pIDFILTER è il parametro che definisce il codice filtro per il download dei documenti che utilizza il processo. Verifica che il valore del parametro sia 000001, ovvero il codice del filtro creato in precedenza.

  • pDTSTARTPUB e pDTENDPUB se il filtro per l'identificazione dei documenti da inviare ha come tipologia "Data pubblicazione", questi parametri permettono di personalizzare il funzionamento del filtro. Scopri maggiori dettagli nel paragrafo dedicato "Come impostare i parametri Data di pubblicazione - dal e Data di pubblicazione - al".


💡 I restanti parametri del processo predefinito sono pre-impostati.


6. Nella sezione Esegue su aziende, verifica che l'impostazione del codice ambiente relativo all’impianto paghe sia corretta.

Se tutte le configurazioni sono state effettuate correttamente in Fluida HR Suite e in Zucchetti Paghe, i documenti pubblicati nel Folder Organizzativo dell'azienda in Zucchetti Paghe verranno automaticamente inviati a Fluida all'orario in cui è stata impostata l'esecuzione e saranno visibili tra i documenti della persona in Fluida.

Come impostare i parametri Data di pubblicazione - dal e Data di pubblicazione - al

Se il valore del parametro del processo pIDFILTER è un filtro per il download dei documenti con tipologia "Data pubblicazione", personalizzando il valore dei parametri pDTSTARTPUB (Data di pubblicazione - dal) e pDTENDPUB (Data di pubblicazione - al) e scegliendo adeguatamente le preferenze sul giorno di esecuzione del processo schedulato puoi soddisfare diverse esigenze delle aziende clienti rispetto a data e ora di invio dei documenti.

La scelta se valorizzare o meno questi parametri, dipende anche dalle modalità operative con cui avviene la pubblicazione dei documenti da inviare nel folder organizzativo in Zucchetti Infinity: se scegli di non valorizzare i parametri, assicurati di pubblicare i documenti nel folder organizzativo prima dell'orario di invio impostato per il processo schedulato. In questo modo, ad ogni invio vengono considerati esclusivamente i documenti pubblicati nel folder esattamente il giorno in cui avviene l'esecuzione del processo (prima dell'ora di esecuzione, ovvero la "data di sistema").

Se invece devi posticipare l'invio a Fluida di qualche giorno rispetto alla data in cui pubblichi i documenti nel folder, personalizza il valore dei parametri data pubblicazione: di seguito, trovi qualche esempio per comprendere meglio il funzionamento del sistema e scegliere i valori corretti.

Esempi di funzionamento per processo eseguito tutti i giorni

Gli esempi nella tabella descrivono il funzionamento dell'esecuzione del processo di venerdì 10 giugno 2022, basandosi su alcune ipotesi:

  • il processo viene eseguito alle 13:00 di ogni giorno;

  • l'invio del 9 giugno 2022 alle 13:00 (giorno precedente) è andato a buon fine.

pDTSTARTPUB
Data di pubblicazione dal

pDTENDPUB
Data di pubblicazione al

Funzionamento

non impostato

non impostato

vengono considerati per l'invio i documenti pubblicati tra le 00:00 e le 13:00 di venerdì 10 giugno 2022

01-01-1800

31-12-2999

vengono considerati per l'invio i documenti pubblicati dopo le 13:00 di giovedì 9 giugno 2022 e prima delle 13:00 di venerdì 10 giugno 2022

Esempi di funzionamento per processo eseguito una volta alla settimana

Gli esempi nella tabella descrivono il funzionamento dell'esecuzione del processo di venerdì 10 giugno 2022, basandosi su alcune ipotesi:

  • il processo viene eseguito ogni venerdì alle 13:00;

  • l'invio del 9 giugno 2022 alle 13:00 (giorno precedente) è andato a buon fine.

pDTSTARTPUB
Data di pubblicazione dal

pDTENDPUB
Data di pubblicazione al

Funzionamento

non impostato

non impostato

vengono considerati per l'invio i documenti pubblicati tra le 00:00 e le 13:00 di venerdì 10 giugno 2022

01-01-1800

31-12-2999

vengono considerati per l'invio i documenti pubblicati dopo le 13:00 di venerdì 3 giugno 2022 e prima delle 13:00 di venerdì 10 giugno 2022

⚠️ Impostando il valore 01-01-1800 per il parametro pDTSTARTPUB, al primo invio vengono considerati tutti i documenti pubblicati nel folder ma non ancora inviati a Fluida: il numero di documenti potrebbe essere molto elevato. Per inviare solo i documenti pubblicati dopo aver configurato l'integrazione, imposta una data più recente, come il giorno in cui hai configurato l'integrazione.

Controlla l'esito di invio

In Zucchetti Paghe

Individua il programma associato al processo da Aree applicative > Panello di controllo > Schedulazione > Processi e apri la scheda del processo per visualizzare la cronologia delle esecuzioni effettuate.

Inoltre, puoi consultare i log di invio presenti nel Portale da Aree applicative > Gestione dati > Anagrafici > Gestione lavori > Gestione stampe.

In Fluida HR Suite

Gli utenti standard trovano i documenti ricevuti nella sezione Ultimi documenti della home di Fluida. Amministratori e Power User possono verificare il corretto caricamento dei documenti per ogni persona da Azienda > Documenti.


💡 I documenti ricevuti vengono associati alle persone in Fluida tramite Codice Fiscale e Codice Azienda: anche se nel tempo hai cambiato l'ID esterno di un utente, i suoi documenti continuano ad essere associati correttamente.


💡 Se la tua azienda ha tanti dipendenti, per alcuni di loro il documento potrebbe non essere disponibile per il download nel momento in cui viene ricevuta la notifica: tutti i documenti potranno essere scaricati qualche minuto dopo la ricezione della notifica.


Con l'integrazione con i software Zucchetti Paghe, puoi anche inviare automaticamente a paghe i dati di presenza. Scopri come nell'articolo dedicato.

Domande Frequenti

  • In Gestione Stampe, non vedo nessun log per l'invio documenti.
    Apri il punto di menu Aree applicative > Gestione dati > ··· > Impostazioni > Anagrafici > Utilità > Definizione percorsi e verifica che per il codice applicativo ERM, l'attributo Gestione stampa/Gestione file nella sezione Percorso contenga il seguente valore: stampe/

  • Nei log trovo per uno o più documenti errori con messaggio "Documento non associato".
    L'errore capita quando il codice fiscale non è impostato per l'utente in Fluida. Verifica ed eventualmente inserisci il codice fiscale, poi invia nuovamente i documenti con un processo manuale, togliendo la spunta al parametro "Considera solo documenti non ancora scaricati".

  • Nei log trovo solo il messaggio "Nessun documento da scaricare".
    Se il filtro che utilizzi per l'invio tramite processo schedulato ha tipologia "Data pubblicazione", verifica di aver pubblicato nel folder organizzativo dell'azienda i documenti da inviare nello stesso giorno dell'esecuzione del processo e prima dell'orario di esecuzione del processo (se ad esempio hai impostato l'esecuzione del processo alle 13:00, i documenti devono essere pubblicati prima delle 13:00 del giorno in cui vuoi che vengano inviati). Se hai pubblicato i documenti in un giorno differente oppure dopo l'orario di esecuzione del processo, puoi inviare nuovamente i documenti con un processo manuale, impostando la data in cui hai pubblicato i documenti.

  • Nel software Zucchetti Paghe non vedo uno o più punti di menu indicati nella guida.
    Potrebbe esserci un problema relativo alla configurazione delle sicurezze: consigliamo di rivolgersi all'assistenza Zucchetti Paghe.

Hai trovato la risposta?