In Fluida, un giustificativo è un evento che descrive e qualifica una parte o l’intera giornata lavorativa di una persona. Viene utilizzato per registrare (per sé o per un'altra persona) assenze, presenze straordinarie o anche attività svolte fuori sede, modificando il calendario presenze e dunque contribuendo alla corretta compilazione del cartellino per l'elaborazione delle paghe. I giustificativi sono organizzati in 7 categorie predefinite: Ferie, Permessi, Malattia, Ritardi, Altre assenze, Lavoro extra, e Lavoro da remoto.

Questa suddivisione è fondamentale per garantire chiarezza visiva (ogni categoria ha un colore dedicato sul calendario per un monitoraggio immediato) e velocità di selezione (in quanto l'organizzazione logica facilita la ricerca del giustificativo corretto da parte dell'utente).

All'interno di ogni categoria possono esistere una o più tipologie di giustificativo. Mentre le categorie sono immutabili, le tipologie rappresentano i casi specifici (ad esempio, "Permesso studio" e "Permesso trasloco" all'interno della categoria Permessi) che l'azienda può abilitare, personalizzare o creare da zero per adattarli alle proprie esigenze operative.

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Fluida prevede cinque categorie fisse di giustificativi, ognuna con caratteristiche specifiche.

Questa categoria indica le attività lavorative svolte al di fuori del turno previsto, come nel caso degli straordinari.

Nella visualizzazione settimanale o mensile del calendario, la cella del giorno mostra un piccolo indicatore grigio in basso per segnalare l'aggiunta di tempo rispetto alla presenza ordinaria. All'interno del calendario giornaliero, la card è invece caratterizzata da una barretta di colore blu. Quando la richiesta è ancora in attesa di approvazione, l'indicatore appare con un riempimento tratteggiato.
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Questa categoria include le attività svolte al di fuori di una sede aziendale, come lo smart working o le trasferte. Questi giustificativi si sovrappongono alle ore ordinarie del turno previsto e permettono di distinguere chi è presente fisicamente in ufficio da chi lavora a distanza.

Nel calendario mensile o settimanale, la cella del giorno mostra un riempimento grigio a linee diagonali, mentre nella vista giornaliera la card è identificata da una barretta di colore grigio.

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Questa categoria raggruppa le assenze di breve durata o legate a diritti contrattuali e personali, gestibili a ore o a giornate intere.

Nella visualizzazione settimanale o mensile del calendario, la cella del giorno mostra un riempimento verde acqua, lo stesso colore che caratterizza la barretta della card nel calendario giornaliero. Se la richiesta è in attesa di approvazione, il colore appare con un riempimento tratteggiato.

Questa categoria è dedicata al riposo annuale spettante ai lavoratori. La separazione dai permessi facilita il monitoraggio dei contatori e dei residui, spesso soggetti a logiche di maturazione differenti.

In caso di ferie, la cella del calendario mensile o settimanale mostra un riempimento arancione, così come la barretta nella vista giornaliera. Anche in questo caso, il riempimento tratteggiato indica una richiesta non ancora approvata.

In questa categoria rientrano le assenze non riconducibili a ferie o permessi ordinari, come eventi imprevisti, obblighi di legge o tutele previdenziali.

Nella visualizzazione settimanale o mensile, la cella del giorno si colora di giallo, tonalità usata anche per la barretta della card nel calendario giornaliero. Come per le altre assenze, lo stato in attesa di approvazione viene segnalato da un riempimento tratteggiato.

I giustificativi di ritardo fungono da "segnaposto" per comunicare via app l'orario previsto di arrivo quando non si è in grado di iniziare il turno puntualmente. Una volta arrivati in sede, l'utente può eliminare il segnaposto e sostituirlo con un giustificativo di assenza effettivo, come un permesso, per regolarizzare il periodo di assenza dal lavoro.

Nella visualizzazione settimanale o mensile del calendario, il ritardo è segnalato da una barretta rossa nella parte superiore della cella, mentre nel calendario giornaliero la card presenta una barretta dello stesso colore.

Questa categoria viene utilizzata per registrare le assenze dovute a motivi di salute che impediscono lo svolgimento dell'attività lavorativa. La gestione separata permette di monitorare correttamente i periodi di inabilità al lavoro e semplifica la rendicontazione dei dati per gli adempimenti previdenziali.

Nella visualizzazione settimanale o mensile del calendario, la cella del giorno mostra un riempimento viola, tonalità utilizzata anche per la barretta della card nel calendario giornaliero. Se la richiesta è ancora in attesa di approvazione, il colore appare con un riempimento tratteggiato.