A seconda delle autorizzazioni è possibile esportare le note spese proprie o di altri utenti in diversi formati. Ad esempio, l'export Excel di una singola nota spese consente di ottenere un file che raccoglie tutte le informazioni della nota spese e delle singole voci che la compongono, organizzate in modo tabellare e facilmente consultabile.
Rispetto ad altri formati disponibili, l'Excel di un singola nota spese rappresenta una base di partenza ideale per rielaborazioni personalizzate di formato e contenuto. Permette di integrare i dati esistenti per procedere alla firma e alla conservazione tradizionale insieme ai giustificativi di spesa originali, oppure di estrapolare rapidamente solo le informazioni necessarie tramite il copia e incolla. Questo formato è inoltre particolarmente utile per effettuare verifiche approfondite sugli importi e controllare in modo immediato la presenza di tutti gli allegati richiesti.
Cosa contiene il file esportato
Il file Excel della nota spese è composto da un unico foglio organizzato in diverse sezioni. A differenza di una semplice tabella di dati, il file presenta una struttura più simile a un documento ufficiale che include intestazioni, riepiloghi e tabelle di dettaglio facilmente consultabili.
Informazioni generali sulla nota spese
Nella parte iniziale del file sono riportati i dati identificativi principali:
Dati dell’azienda: ragione sociale, indirizzo, Partita IVA e numero di telefono.
Nome della nota spese
Numero progressivo della nota spese
Data di invio in approvazione della nota spese
Dati dell’utente: informazioni sulla persona che richiede il rimborso, come il suo nome e cognome, la sua sede di lavoro principale e, se presenti, i dati dei suoi veicoli personali.
Informazioni sulle spese
Le spese sono organizzate in tabelle dedicate che distinguono tra rimborsi chilometrici e spese vive.
Tabella Spese
In questa sezione sono elencate tutte le spese vive. Per ogni voce sono indicati:
Data in cui è stata sostenuta la spesa.
Categoria di spesa.
Dettagli o descrizione.
Modalità di pagamento.
Numero di eventuali allegati presenti
Importo della spesa
Importo del rimborso richiesto.
Al termine della tabella sono riportati il totale speso e il totale rimborso richiesto per le spese vive.
Tabella Rimborsi chilometrici
Questa sezione include i dettagli specifici degli spostamenti effettuati con veicolo proprio:
Data dello spostamento
Motivo dello spostamento.
Indirizzo di partenza e di arrivo.
Numero di chilometri totali percorsi.
Importo del rimborso richiesto, calcolato in base al costo al chilometro del veicolo.
In calce alla tabella sono indicati il totale dei chilometri percorsi e il totale dei rimborsi chilometrici.
Totali e tracciabilità
Nella parte finale del documento è evidenziato il Totale complessivo da rimborsare, che somma i rimborsi chilometrici e le spese vive.
Il file garantisce inoltre la piena tracciabilità del processo di gestione, riportando:
Data di invio in approvazione della nota spese, e informazioni sull'utente che ha effettuato l'operazione.
Data di approvazione della nota spese, e informazioni sull'utente che ha effettuato l'operazione.
Esempio di file esportato
📄 File esportato
Qui sotto è allegato il file in formato Excel di una nota spese: