Accedendo al dettaglio di una nota spese in stato approvato o rimborsato, la persona che l'ha creata, il suo approvatore per la funzionalità Nota spese e gli utenti Amministratori e Power User possono esportarla scegliendo i formati PDF ed Excel.

Il documento esportato contiene diverse informazioni sulla nota spese e sulle singole spese al suo interno, come la data in cui sono state sostenute, titolo e categoria, numero di allegati, importi e modalità di pagamento. Queste informazioni permettono di sintetizzare e classificare le spese. Inoltre, nel documento sono presenti indicazioni che attestano l’approvazione delle spese, come il momento in cui è avvenuta ogni approvazione e da parte di chi.

Contenendo informazioni inserite attraverso un sistema aziendale protetto da autenticazione e includendo l’anteprima di ogni scontrino, fattura o altro documento allegato, l’esportazione in formato PDF risulta quindi molto utile alle aziende per l’archiviazione e conservazione digitale dei giustificativi di spesa. Il formato Excel invece può essere un’utile base di partenza per rielaborazioni di formato e contenuto, permettendo di integrare le informazioni esistenti per poi procedere a firma e conservazione tradizionale insieme ai giustificativi di spesa originali. I documenti permettono inoltre a chi ha sostenuto le spese di ottenerne un elenco che possa essere conservato o condiviso, interamente o parzialmente copiando e incollando facilmente solo le informazioni necessarie. Diversi utenti trovano infine utili i documenti esportati per verificare velocemente e in maniera approfondita gli importi e altre informazioni legate alle spese di una nota spese. Per esempio, è possibile controllare rapidamente la presenza degli allegati necessari per ogni spesa e, in caso di esportazione in formato PDF, la loro accuratezza e completezza.

Leggi qui per vedere le differenze tra una nota spese esportata in formato Excel e in formato PDF.

💡 Amministratori e Power User possono anche esportare più note spese contemporaneamente in un unico file Excel.

Per esportare una nota spese:

La nota spese viene esportata sul dispositivo in uso e nel formato selezionato.

Se l'esportazione fallisce, verifica di avere una sede principale impostata nelle tue impostazioni utente.

Assicurati inoltre che le spese all'interno della nota spese non includano degli allegati non validi. 

Nei documenti esportati, gli spazi per la firma del dichiarante e dell’approvazione sono riempiti con:

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