La funzionalità Documenti e scadenze permette a Amministratori, Power User e Responsabili di sede di caricare su Fluida documenti per sé, per altre persone o per l'azienda stessa (come cedolini, contratti, regolamenti o documenti relativi a salute e sicurezza), organizzandoli per categorie o data di competenza, impostare una scadenza con relativo promemoria e decidere se inviare una notifica di caricamento al destinatario.
💡 Leggi qui per saperne di più sulle autorizzazioni della funzionalità Documenti.
Farlo è utile per digitalizzare la consegna di file critici, garantendo tracciabilità e ricezione immediata da parte del dipendente o la centralizzazione dei documenti aziendali. L'impostazione della scadenza permette inoltre di automatizzare il monitoraggio di documenti sensibili (come contratti a termine, attestati di sicurezza, patenti o adempimenti vari), evitando sanzioni legali o sviste amministrative.
Consegna un documento ad una persona
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore, Power User o Responsabile di sede.
Hai attivato la funzionalità Documenti.
Il documento da consegnare non è più grande di 50 MB ed è in formato PDF o immagine.
Per caricare un documento:
Dalla Home, fai clic su + / Nuovo.
Seleziona la voce Documento.
Allega il file: trascinalo nel riquadro indicato o clicca sull'icona per selezionarlo dal tuo dispositivo. Se utilizzi lo smartphone, puoi anche scattare una foto direttamente dal modulo di caricamento.
💡 Se il file è composto da più pagine, puoi scegliere di dividerlo in singoli documenti (utile, ad esempio, per separare un unico file PDF contenente i cedolini di tutti i dipendenti). Leggi qui per saperne di più.Dai un titolo al documento, se quello preimpostato non va bene.
Seleziona la categoria del documento.
💡 Se selezioni la categoria Compensi, puoi compilare anche il campo opzionale Netto a pagare, così che questo dato sia immediatamente visibile al destinatario del documento, senza che debba scaricarlo.Se per l'azienda è abilitata la conservazione sostitutiva dei documenti, scegli se conservare a norma il documento.
💡 Per saperne di più, leggi qui.
Imposta la data di competenza.
Se necessario, imposta una Data di scadenza. Puoi attivare un promemoria automatico scegliendo il preavviso desiderato (il giorno stesso, il giorno prima, 30, 60 o 90 giorni prima).
Seleziona la persona per cui vuoi caricare il documento (te stesso, o un'altra persona).
💡 Se hai allegato più file o suddiviso un file multipagina, la scelta dei destinatari avverrà nella schermata successiva cliccando su Procedi.Spunta la casella Invia notifica se desideri avvisare il destinatario del caricamento.
Carica per confermare.
Il documento è stato inviato. Se hai selezionato l'opzione Invia notifica, il destinatario riceverà un avviso immediato non appena il file sarà pronto per essere scaricato.
Cosa potrebbe andare storto durante il caricamento di un documento
Non riesco a caricare il documento: ricevo il messaggio d'errore "Qualcosa è andato storto" quando provo a farlo
Verifica la velocità in upload della tua connessione.
Non riesco a selezionare un documento per allegarlo
Probabilmente stai cercando di allegare un tipo di file che non è supportato da Fluida: al momento, è possibile allegare solamente PDF e immagini.
Se clicco sull'icona per allegare un documento, non succede nulla
Se stai utilizzando lo smartphone, verifica nelle impostazioni della privacy Fluida sia autorizzata ad accedere a foto, contenuti multimediali e file memorizzati sul tuo dispositivo.
Posso consegnare un documento a un utente non più attivo, o che deve ancora accettare l'invito?
No, i documenti possono essere caricati e consegnati solamente se l'utente in questione risulta attivo su Fluida.