La funzionalità Documenti e scadenze permette a Amministratori e Power User di caricare su Fluida documenti (come cedolini, contratti e documenti d'identità) per sé o per altre persone, organizzandoli per categorie o data di competenza, impostare una scadenza con relativo promemoria e decidere se inviare una notifica di caricamento al destinatario.
Farlo è utile per digitalizzare la consegna di file critici, garantendo tracciabilità e ricezione immediata da parte del dipendente. L'impostazione della scadenza permette inoltre di automatizzare il monitoraggio di documenti sensibili (come contratti a termine, attestati di sicurezza o patenti), evitando sanzioni legali o la perdita di talenti dovuta a sviste amministrative.
Consegna un documento
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Hai attivato la funzionalità Documenti.
Il documento da consegnare non è più grande di 50 MB ed è in formato PDF o immagine.
Per caricare un documento:
Dalla Home, fai clic su + / Nuovo.
Seleziona la voce Documento.
Allega il file: trascinalo nel riquadro indicato o clicca sull'icona per selezionarlo dal tuo dispositivo. Se utilizzi lo smartphone, puoi anche scattare una foto direttamente dal modulo di caricamento.
💡 Se il file è composto da più pagine, puoi scegliere di dividerlo in singoli documenti (utile, ad esempio, per separare un unico file PDF contenente i cedolini di tutti i dipendenti). Leggi qui per saperne di più.Dai un titolo al documento, se quello preimpostato non va bene.
Seleziona la categoria del documento.
💡 Se selezioni la categoria Compensi, puoi compilare anche il campo opzionale Netto a pagare, così che questo dato sia immediatamente visibile al destinatario del documento, senza che debba scaricarlo.Imposta la data di competenza.
Se necessario, imposta una Data di scadenza. Puoi attivare un promemoria automatico scegliendo il preavviso desiderato (il giorno stesso, il giorno prima, 30, 60 o 90 giorni prima.
Seleziona la persona per cui vuoi caricare il documento (te stesso, o un'altra persona).
💡 Se hai allegato più file o suddiviso un file multipagina, la scelta dei destinatari avverrà nella schermata successiva cliccando su Procedi.Spunta la casella Invia notifica se desideri avvisare il destinatario del caricamento.
Carica per confermare.
Il documento è stato inviato. Se hai selezionato l'opzione Invia notifica, il destinatario riceverà un avviso immediato non appena il file sarà pronto per essere scaricato.
Cosa potrebbe andare storto durante il caricamento di un documento
Non riesco a caricare il documento: ricevo il messaggio d'errore "Qualcosa è andato storto" quando provo a farlo
Verifica la velocità in upload della tua connessione.
Non riesco a selezionare un documento per allegarlo
Probabilmente stai cercando di allegare un tipo di file che non è supportato da Fluida: al momento, è possibile allegare solamente PDF e immagini.
Se clicco sull'icona per allegare un documento, non succede nulla
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