In Fluida è possibile gestire le chiusure aziendali, cioè i giorni o i periodi in cui una o più sedi aziendali non sono operative e non è dunque prevista alcuna attività lavorativa ordinaria per i dipendenti. Amministratori e Power User possono creare due tipi di chiusure:
Chiusure predefinite, importate da un elenco che include le principali festività del Paese selezionato e che vengono registrate come riposi, e quindi non incidono sul monte ferie degli utenti.
Chiusure personalizzate, create manualmente per esigenze specifiche dell’azienda, come le chiusure estive o altri periodi di sospensione dell’attività, che possono invece essere gestite come ferie, se necessario.
Questa distinzione consente di gestire in modo semplice sia le festività ufficiali sia le chiusure decise internamente, applicandole a intere sedi aziendali in modo coerente con le regole aziendali.
Importa delle chiusure aziendali predefinite
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze.
L'importazione delle chiusure aziendali predefinite, legate alle principali festività di un Paese, permette di inserire a calendario i giorni festivi nazionali senza intaccare il monte ferie dei dipendenti. Per farlo:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Seleziona Chiusure aziendali.
Fai clic su Aggiungi > Importazione guidata.
Seleziona l'anno di competenza e la nazione di cui vuoi visualizzare le chiusure aziendali predefinite.
Per ogni chiusura suggerita, decidi se ignorarne l'importazione, importarla solamente per l'anno di competenza, oppure renderla una chiusura ricorrente.
💡 Pasqua e Pasquetta sono festività mobili, ciò significa che le date in cui cadono variano di anno in anno, in quanto legate al ciclo lunare. Andranno importate ogni anno.
Seleziona Avanti.
Scegli se applicare in tutte le sedi la chiusura, oppure solamente su alcune, specificando quali.
Conferma per concludere l'importazione.
L'importazione guidata delle chiusure aziendali è conclusa e tutti gli utenti interessati dalla chiusura ricevono una notifica al riguardo.
Le chiusure appena importate vengono visualizzate sul calendario con una casella nera. Non vengono conteggiate come ferie, bensì come riposo, quindi non incidono sul monte ferie delle persone.
💡 In queste giornate, le ore di lavoro svolte possono essere conteggiate solamente come lavoro extra, e non come ore ordinarie.
Crea una chiusura aziendale personalizzata
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze.
Per creare una chiusura aziendale personalizzata, ad esempio per comunicare all'intera azienda che gli uffici rimarranno chiusi per ferie per le due settimane centrali di agosto:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Seleziona Chiusure aziendali.
Fai clic su Aggiungi > Date personalizzate.
Compila i campi della chiusura:
Dai un nome alla chiusura aziendale.
Scegli se la chiusura coinvolge un giorno solo, e nel caso specifica quale, oppure se coinvolge un periodo indica la data in cui inizia la chiusura (dal) e l'ultimo giorno in cui l'azienda sarà chiusa (al)
Scegli se la chiusura deve ripetersi ogni anno.
Scegli se la chiusura deve essere considerata come ferie.
Scegli se la chiusura si applica a tutte le sedi aziendali, oppure solo ad alcune (e nel caso specifica quali)
Salva per confermare.
La chiusura aziendale è stata creata e tutti gli utenti interessati ricevono una notifica.
Se non viene abilitata l'opzione Considera come ferie, la chiusura appena creata viene visualizzata sul calendario con una casella nera, viene considerata come riposo e non incide sul monte ferie. Se invece viene abilitata l'opzione Considera come ferie, la chiusura viene visualizzata sul calendario con una casella arancione (il colore dei giustificativi della categoria Ferie) e incide sul monte ferie delle persone. In entrambi i casi, le ore di lavoro svolte in queste giornate possono essere conteggiate solo come lavoro extra.
Cosa potrebbe andare storto
Ho impostato una chiusura aziendale come ricorrente, ma in realtà qualche dipendente ha svolto o svolgerà attività lavorativa ordinaria
In caso di chiusura aziendale, eventuali presenze possono essere gestite solamente tramite l'inserimento di richieste o segnalazioni di lavoro extra. Se non si trattava effettivamente di una chiusura aziendale, perché in realtà qualcuno ha svolto attività lavorativa ordinaria, puoi procedere in questo modo:
Elimina la chiusura ricorrente passata.
Crea nuovamente la stessa chiusura, ma impostala come non ricorrente.
Elimina la chiusura non ricorrente che hai appena aggiunto.
Clicca qui per leggere la guida dettagliata alla correzione.
Ho creato una chiusura come ricorrente, ma in realtà non deve esserlo
Per risolvere, modifica la chiusura aziendale togliendo la spunta da Ripeti ogni anno.
Sul Calendario, Pasqua e Pasquetta cadono in dei giorni sbagliati
Pasqua è una festa mobile e la sua data varia ogni anno poiché è legata al ciclo lunare. Durante l'importazione guidata dei giorni di chiusura, potresti aver selezionato l'opzione Ricorrente per Pasqua e il Lunedì dell'Angelo.
Un amministratore può facilmente correggere la situazione seguendo questi passaggi:
vai su Azienda > Impostazioni > Gestione Presenze > Chiusure Aziendali.
Seleziona la chiusura di Pasqua.
Deseleziona l'opzione Ripeti ogni anno.
Clicca su Salva.
Fai lo stesso anche per Pasquetta.
Se l'hai fatto, ma la chiusura rimane ancora visibile nelle date errate per l'anno in corso, crea una chiusura personalizzata NON RICORRENTE per quella data. Dopodiché, elimina la chiusura appena creata. Questo dovrebbe risolvere la situazione sul calendario.