Dopo aver impostato le regole di base con la prima guida alla configurazione di Gestione presenze, il calendario di Fluida riflette la pianificazione "standard" del tuo team. Tuttavia, l'operatività quotidiana richiede flessibilità. In questa guida vedrai come personalizzare il calendario con assenze, presenze extra, smart working o cambi turno già programmati, e come definire i flussi di approvazione.

L'obiettivo è consegnare ai tuoi collaboratori uno strumento pronto all'uso, dove ognuno possa inserire le proprie richieste in autonomia, certo che verranno gestite secondo le regole aziendali che hai impostato.

Il calendario delle persone si è popolato automaticamente in base all’orario di lavoro o ai turni che gli hai assegnato. Per renderlo davvero aderente alla realtà, aggiungi subito gli eventi già noti, come ferie approvate, permessi, presenze extra o giornate di lavoro da remoto.

Puoi farlo inserendo i relativi giustificativi direttamente sul calendario della persona interessata: fai clic su + / Nuovo, seleziona la persona, indica le caratteristiche dell’evento che vuoi segnalare e compila i campi richiesti. Fluida aggiornerà automaticamente la giornata selezionata.

💡 Se alcuni eventi si ripetono con regolarità, ad esempio giornate fisse di smart working o permessi ricorrenti, puoi programmarli in blocco usando l’opzione Ripetizione durante l’inserimento del giustificativo. Ti basterà definire frequenza e data di fine ricorrenza.

L’orario settimanale sul calendario rappresenta la regola di base, ma puoi intervenire in ogni momento per gestire le eccezioni, come trasferte o cambi di programma improvvisi.

💡 Se devi gestire variazioni per più persone o per periodi estesi, utilizza il pianificatore visuale (disponibile con la funzionalità Pianificazione turni). È lo strumento più rapido per avere una visione d'insieme e applicare modifiche massive in pochi clic.

In Fluida, la gestione delle modifiche al calendario segue una logica pensata per bilanciare controllo e autonomia. Quando sei tu, in qualità di amministratore, a intervenire sul calendario di un’altra persona, la modifica viene applicata subito e Fluida invia una notifica alle persone coinvolte. Quando invece è un collaboratore a richiedere una modifica, il percorso può cambiare: alcune richieste possono essere approvate automaticamente, mentre altre possono richiedere il via libera di uno o più responsabili.

Puoi rendere più snello il processo stabilendo che specifiche tipologie di giustificativo, ad esempio il lavoro da remoto, non necessitino mai di approvazione. Quando la tipologia di richiesta richiede approvazione, invece, Fluida segue le regole associate alla persona che invia la richiesta: a seconda della mansione o dell’inquadramento, quella persona potrebbe approvarsi in autonomia, dover ottenere l’approvazione di un responsabile specifico oppure seguire un flusso che coinvolge più approvatori.

Per approfondire tutte le logiche disponibili, consulta la guida completa alle regole di approvazione.

Per partire, ti consigliamo prima di tutto di impostare una regola predefinita valida per tutta l’azienda, così da avere una base comune. Puoi farlo da Azienda > Impostazioni > Generali > Approvazione richieste > Predefiniti aziendali, scegliendo la regola più adatta e salvando la configurazione.

Se alcune persone devono seguire logiche diverse, puoi personalizzare le regole a livello individuale da Azienda > Impostazioni > Utenti: seleziona l’utente e modifica la voce Chi approva le sue richieste?

Definire correttamente queste regole assicura che ogni richiesta venga gestita nel modo giusto, senza appesantire i casi più semplici e mantenendo la supervisione dei referenti corretti quando serve.

Una volta che il calendario è configurato e aggiornato, e le impostazioni di approvazione sono verificate, il sistema è pronto per l'uso da tutto il team. Partendo da un ambiente già popolato e coerente, i lavoratori potranno inserire le proprie nuove richieste in autonomia, con la certezza che ogni segnalazione verrà processata secondo le regole di approvazione che hai stabilito.

Per supportare i tuoi collaboratori in questa fase, puoi mettere a loro disposizione questa guida per il lavoratore all'uso di Fluida.

Conclusa la fase di configurazione iniziale, la tua attività si sposterà sul monitoraggio quotidiano: potrai controllare le presenze complessive tramite i report in app e l’esportazione dei dati, e gestire eventuali approvazioni rimaste in sospeso.

Inoltre, se utilizzi la timbratura smart, Fluida ti permetterà di individuare e risolvere rapidamente eventuali anomalie di quadratura, assicurando che tutto sia pronto e corretto prima della chiusura del mese.