Quando un utente viene disattivato, perde l'accesso all'ambiente aziendale e ai propri dati. Tuttavia, le informazioni registrate (presenze, timbrature, note spese ecc.) non vengono eliminate e restano accessibili per la consultazione o l'esportazione da parte di Amministratori, Power User, Responsabili di sede e approvatori.

Poiché la persona non è più presente tra i profili attivi, la visualizzazione dei suoi dati risulta parziale e la relativa esportazione segue logiche differenti rispetto a quelle degli utenti attivi. Per ripristinare la completa visibilità e gestione dei dati è necessario riattivare momentaneamente la persona.

💡 Per evitare la perdita totale di tutti i dati di una persona è molto importante non eliminare definitivamente il suo profilo prima di aver esportato tutti i suoi dati.

La visibilità dei dati di un utente disattivo cambia a seconda della funzionalità interessata. Di seguito spieghiamo come vengono gestite le informazioni per ogni sezione:

A seconda delle autorizzazioni, i dati di presenza di una persona disattiva restano visibili e consultabili sul Calendario esclusivamente per i giorni in cui il profilo era ancora attivo. 

Tuttavia, è importante sapere che una persona disattiva non compare più nell'elenco del filtro Persone per la visualizzazione del Calendario mensile, in quanto vengono mostrati esclusivamente gli utenti attivi.

Per accedere ai suoi dati è necessario sfruttare la visualizzazione del Calendario settimanale spostandosi a ritroso con le frecce ‹ e › fino a una settimana in cui la persona era ancora attiva.

Luca è stato disattivato il 25 giugno.

Per quanto riguarda invece la sezione Report e dati, la persona disattiva resta visibile solo in alcuni report della funzionalità, quali: Assenze, Totali presenze e Anomalie presenza.

Le timbrature di un utente disattivo sono visibili esclusivamente selezionando il periodo in cui la persona era ancora operativa in azienda e, a seconda delle autorizzazioni, nel report timbrature mensili e nel Registro presenti in sede.

💡 Se è attiva anche la funzionalità Gestione presenze le timbrature risulteranno visibili anche nei singoli giorni a Calendario.

A seconda delle autorizzazioni è possibile visualizzare le note spese sostenute da un utente disattivo solo se queste ultime sono in stato Da rimborsare.
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Non è possibile visualizzare le note spese di una persona disattiva da Report e dati > Per persona, in quanto il filtro mostra esclusivamente i profili attivi.
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💡 Se per l'azienda è attiva anche la funzionalità Gestione presenze è possibile vedere sulle singole giornate di calendario, in cui la persona era ancora attiva, le le spese registrate in quelle giornate. Leggi qui per saperne di più su come visualizzare il Calendario giornaliero di una persona disattiva.

I documenti di una persona disattiva vengono nascosti e non sono più visualizzabili o gestibili. I file restano comunque conservati in memoria: in caso di riattivazione del profilo, tornerebbero immediatamente disponibili. Per quanto riguarda, invece, le scadenze, queste rimangono visibili e gestibili in qualsiasi momento.

Rispetto alle altre funzionalità, è possibile visualizzare le attività rendicontate di un utente disattivo in qualsiasi momento, filtrandole anche per la singola persona, a prescindere dal fatto che il suo profilo sia attivo o no.

💡 Se per l'azienda è attiva anche la funzionalità Gestione presenze è possibile vedere sulle singole giornate di calendario, in cui la persona era ancora attiva, le rendicontazioni inserite.  Leggi qui per saperne di più su come visualizzare il Calendario giornaliero di una persona disattiva.

A seconda delle autorizzazioni è possibile esportare in ogni momento i dati di presenza, le timbrature e le note spese di una persona disattivata. Tuttavia, non è possibile effettuare un export dei suoi soli dati, poiché il filtro Persona specifica permette di selezionare solamente un utente attivo. Per ottenere i dati di un utente disattivato è necessario effettuare un'esportazione per tutta l'azienda oppure utilizzare i filtri per Team e Sede che includevano la persona nel periodo interessato.

💡 Non è possibile esportare le attività rendicontate di un utente disattivo. È necessario quindi esportare i suoi dati di rendicontazione attività prima di disattivarlo.