A seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare i dati del Registro presenti in sede in formato Excel. Questo tipo di export consente di ottenere un documento utile per monitorare le presenze in una sede specifica ad un orario preciso, sia per motivi di sicurezza che per verificare il rispetto della pianificazione.
💡 Leggi qui per saperne di più su come esportare il registro presenti in sede.
Cosa contiene il file
Il file riporta i dati visualizzati nella schermata del report e si sviluppa in colonne che permettono di confrontare istantaneamente la situazione pianificata con quella effettivamente rilevata per ogni persona. Di seguito, spieghiamo più nel dettaglio l'organizzazione del file.
Organizzazione delle righe
Il file presenta una riga per ciascun lavoratore che risulti pianificato nella sede oggetto dell'esportazione o che abbia effettuato una timbratura in tale sede.
Organizzazione delle colonne
Le colonne del file riportano le diverse informazioni associate alla presenza del lavoratore, strutturate come segue:
Cognome e Nome
Riportano i dati identificativi della persona.
Stato presenza
Indica se la persona risulta Presente (era prevista in quella sede e ha timbrato) o Non presente (era prevista ma non ha timbrato, oppure non era prevista e non ha timbrato, ad esempio perché in ferie).
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Timbratura di riferimento
Riporta l'orario della timbratura che determina lo stato di presenza della persona.
Sede rilevata
Indica la sede in cui è stata effettuata la timbratura.
Sede prevista
Indica la sede in cui era pianificata la presenza della persona.
Anomalia rilevata
Segnala eventuali discrepanze rispetto alla pianificazione, come ad esempio:
Nessuna anomalia: la presenza rilevata coincide con quanto pianificato (inclusi i casi di presenza "Da remoto").
Assenza da giustificare: la persona ha un obbligo di timbratura ma non ha registrato l'ingresso, nonostante il calendario prevedesse un turno di lavoro o un giustificativo di lavoro extra.
Presenza non prevista: la persona ha registrato un ingresso in un momento in cui non è pianificato un turno di lavoro o un giustificativo di lavoro extra.
Presente in altra sede: la persona ha timbrato in una sede differente da quella in cui era prevista la sua presenza.
Previsto in altra sede: la persona ha timbrato nella sede consultata, ma il suo turno era pianificato in una sede differente.
💡 Leggi qui per saperne di più sulle anomalie degli stati di presenza.
Obblighi di timbratura
Specifica le regole di timbratura impostate per quella persona, ossia quante timbrature è previsto che effettui ogni giorno.
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Esempio di file esportato
Per chiarire come si presenta il file Excel del Registro presenti in sede ecco un esempio pratico basato sulla situazione di una sede aziendale.