La funzionalità Documenti e scadenze permette a Amministratori, Power User e Responsabili di sede di caricare su Fluida documenti per sé, per altre persone o per l'azienda stessa (come cedolini, contratti, regolamenti o documenti relativi a salute e sicurezza), organizzandoli per categorie o data di competenza, impostare una scadenza con relativo promemoria e decidere se inviare una notifica di caricamento al destinatario.
💡 Leggi qui per saperne di più sulle autorizzazioni della funzionalità Documenti.
Farlo è utile per digitalizzare la consegna di file critici, garantendo tracciabilità e ricezione immediata da parte del dipendente o la centralizzazione dei documenti aziendali. L'impostazione della scadenza permette inoltre di automatizzare il monitoraggio di documenti sensibili (come contratti a termine, attestati di sicurezza, patenti o adempimenti relativi al LUL), evitando sanzioni legali o sviste amministrative.
Carica un documento per l'azienda
Hai un profilo Amministratore o Power User
Hai attivato la funzionalità Documenti.
Il documento da consegnare non è più grande di 50 MB ed è in formato PDF o immagine.
Per caricare un documento nell'archivio aziendale:
Vai in Home > + / Nuovo.
Seleziona la voce Documento.
Allega il file trascinandolo nel riquadro indicato o selezionandolo dal tuo dispositivo.
Modifica il titolo del documento, se quello preimpostato non va bene.
Seleziona l'azienda come destinatario del documento.
Seleziona la categoria del documento specifica per l'azienda (es. Regolamenti, Salute e sicurezza, LUL - Libro unico del lavoro).
Se per l'azienda è abilitata la conservazione sostitutiva dei documenti, scegli se conservare a norma il documento.
💡 Per saperne di più, leggi qui.
Imposta la data di competenza.
Se necessario, inserisci una Data di scadenza e attiva il promemoria automatico scegliendo il preavviso desiderato.
Carica per confermare.
Il documento aziendale è stato salvato nell'archivio ed è ora visibile e consultabile esclusivamente dagli utenti con profilo Amministratore o Power User.
Caricare i LUL e conservarli a norma
Il LUL (Libro Unico del Lavoro) è un documento obbligatorio per le aziende italiane che viene caricato su Fluida come documento aziendale con una categoria dedicata. Se il servizio di conservazione sostitutiva è attivo con l'addon LUL, il LUL può essere conservato a norma di legge direttamente da Fluida, tramite il sistema accreditato AgID di ZDS (Zucchetti Digital Solutions).
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
L'azienda ha sede in Italia.
Hai attivato il servizio Conservazione sostitutiva e l'addon LUL.
Stai caricando il documento entro le tempistiche previste per la conservazione a norma dei LUL.
Per caricare un LUL:
Vai in Home > + / Nuovo.
Seleziona la voce Documento.
Allega il file trascinandolo nel riquadro indicato o selezionandolo dal tuo dispositivo.
Modifica il titolo del documento, se quello preimpostato non va bene.
Seleziona l'azienda come destinatario del documento.
Seleziona la categoria LUL - Libro Unico del Lavoro.
Attiva il flag Conserva a norma per inviare il documento al servizio di conservazione sostitutiva.
Imposta la data di competenza (mese/anno di riferimento del LUL). Il sistema prova a estrarla automaticamente dal file; se non ci riesce, ti verrà chiesto di inserirla manualmente.
Se necessario, inserisci una Data di scadenza e attiva il promemoria automatico.
Clicca Carica per confermare.
Tempistiche e calendario di compliance
Il caricamento del LUL segue un calendario preciso:
Entro il 20 del mese | Entro il 25 del mese |
L'Admin carica il LUL del mese precedente | ZDS avvia il processo di conservazione a norma |
Ad esempio: il LUL di giugno va caricato entro il 20 luglio; ZDS avvierà la conservazione entro il 25 luglio.
⚠️ Continuità obbligatoria: Non è possibile caricare il LUL di un mese se manca quello del mese precedente (es. non puoi caricare Marzo se manca Febbraio). Il sistema monitora la continuità dei caricamenti.
Per maggiori informazioni in merito alla conservazione sostitutiva di Fluida, e la conservazione a norma dei LUL, leggi qui.
Se carico un documento per l'azienda, viene aggiunto all'archivio di ogni utente?
No. I documenti caricati per l'azienda non vengono consegnati agli utenti e non sono visibili nei loro archivi personali. Sono accessibili esclusivamente dagli utenti con profilo Amministratore o Power User, nell'archivio documentale dell'azienda.
Se vuoi invece consegnare lo stesso documento a tutti gli utenti, hai due opzioni:
Usa la funzionalità Comunicazioni importanti per consegnarlo a tutti in un colpo solo come una comunicazione, che rimarrà visibile nell'archivio delle comunicazioni (ma non in quello dei documenti).
Crea una copia del documento per ogni persona attiva in azienda e consegnale tutte contemporaneamente.