A seconda delle autorizzazioni, la funzionalità Documenti e scadenze permette di caricare su Fluida documenti per sé, per altre persone o per l'azienda stessa (come cedolini, contratti, regolamenti o documenti relativi a salute e sicurezza), organizzandoli per categorie o data di competenza, impostare una scadenza con relativo promemoria e decidere se inviare una notifica di caricamento al destinatario.
Farlo è utile per digitalizzare la consegna di file critici, garantendo tracciabilità e ricezione immediata da parte del dipendente o la centralizzazione dei documenti aziendali. L'impostazione della scadenza permette inoltre di automatizzare il monitoraggio di documenti sensibili (come contratti a termine, attestati di sicurezza, patenti o adempimenti relativi al LUL), evitando sanzioni legali o sviste amministrative.
Carica un documento per l'azienda
Hai un profilo Amministratore o Power User
Hai attivato la funzionalità Documenti.
Il documento da consegnare non è più grande di 50 MB ed è in formato PDF o immagine.
Per caricare un documento nell'archivio aziendale:
Vai in Home > + / Nuovo.
Seleziona la voce Documento.
Seleziona Documenti aziendali da archiviare e clicca Avanti.
💡Seleziona Cedolini o Altri documenti da inviare al personale se desideri invece consegnare un documento ad una persona o più documenti contemporaneamente ai tuoi collaboratori.Allega il file trascinandolo nel riquadro indicato o selezionandolo dal tuo dispositivo.
Clicca Avanti e attendi il termine dell'elaborazione: in questa fase Fluida legge il contenuto dei file per provare a compilare in automatico alcuni dati (come la data di competenza).
💡 Leggi qui per saperne di più su come funziona il riconoscimento automatico.Verifica i dati rilevati automaticamente e compila gli attributi necessari (come la data di competenza o la categoria specifica per l'azienda es. Regolamenti, Salute e sicurezza, LUL - Libro unico del lavoro).
💡In questa sezione è inoltre possibile compiere delle azioni su ciascun documento (come conservarlo a norma, inserire una data di scadenza o scartare il documento se non desideri più caricarlo).Conferma per completare il caricamento.
Il documento aziendale è stato salvato nell'archivio ed è ora visibile e consultabile esclusivamente dagli utenti con profilo Amministratore o Power User.
Carica più documenti singoli per l'azienda contemporaneamente
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
Hai attivato la funzionalità Documenti e scadenze.
Hai più documenti singoli che vuoi caricare per l'azienda.
Per caricare più documenti contemporaneamente:
Fai clic sul pulsante + / + Nuovo.
Seleziona Documento.
Seleziona Documenti aziendali da archiviare e clicca Avanti.
💡Seleziona Cedolini o Altri documenti da inviare al personale se desideri invece consegnare un documento ad una persona o più documenti contemporaneamente ai tuoi collaboratori.Allega i file: trascinali nel riquadro indicato oppure clicca su Scegli file per selezionarli dal tuo dispositivo.
Clicca su Avanti e attendi il termine dell'elaborazione: in questa fase Fluida legge il contenuto dei file per provare a compilare in automatico alcuni dati (come la data di competenza).
💡 Leggi qui per saperne di più su come funziona il riconoscimento automatico.Clicca sui file in stato "Da completare" o "Completati" per visualizzare, modificare o aggiungere eventuali attributi (come il nome o la categoria specifica per l'azienda es. Regolamenti, Salute e sicurezza, LUL - Libro unico del lavoro).
💡In questa sezione è inoltre possibile compiere delle azioni su ciascun documento (come conservarlo a norma, inserire una data di scadenza o scartare il documento se non desideri più caricarlo).Seleziona Salva modifiche per confermare e clicca su Avanti per caricare i documenti.
I documenti aziendali sono stati salvati nell'archivio e sono ora visibili e consultabili esclusivamente dagli utenti con profilo Amministratore o Power User.
Caricare i LUL e conservarli a norma
Il LUL (Libro Unico del Lavoro) è un documento obbligatorio per le aziende italiane che viene caricato su Fluida come documento aziendale con una categoria dedicata. Se il servizio di conservazione sostitutiva è attivo con l'addon LUL, il LUL può essere conservato a norma di legge direttamente da Fluida, tramite il sistema accreditato AgID di ZDS (Zucchetti Digital Solutions).
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power User.
L'azienda ha sede in Italia.
Hai attivato il servizio Conservazione sostitutiva e l'addon LUL.
Stai caricando il documento entro le tempistiche previste per la conservazione a norma dei LUL.
Per caricare un LUL:
Vai in Home > + / Nuovo.
Seleziona la voce Documento.
Seleziona Documenti aziendali da archiviare e clicca su Avanti.
💡 Seleziona Cedolini o Altri documenti da inviare al personale se desideri invece consegnare un documento ad una persona o più documenti contemporaneamente ai tuoi collaboratori.Allega il file trascinandolo nel riquadro indicato o selezionandolo dal tuo dispositivo.
Clicca Avanti e attendi il termine dell'elaborazione: in questa fase Fluida legge il contenuto dei file per provare a compilare in automatico alcuni dati (come la data di competenza).
💡 Leggi qui per saperne di più su come funziona il riconoscimento automatico.Verifica i dati rilevati automaticamente e compila gli attributi necessari (come la data di competenza o la categoria).
💡In questa sezione è inoltre possibile compiere delle azioni su ciascun documento (come conservarlo a norma, inserire una data di scadenza o scartare il documento se non desideri più caricarlo).Conferma per completare il caricamento.
I LUL sono stati salvati nell'archivio e sono ora visibili e consultabili esclusivamente dagli utenti con profilo Amministratore o Power User.
Tempistiche e calendario di compliance
Il caricamento del LUL segue un calendario preciso:
Entro il 20 del mese | Entro il 25 del mese |
L'Admin carica il LUL del mese precedente | ZDS avvia il processo di conservazione a norma |
Ad esempio: il LUL di giugno va caricato entro il 20 luglio; ZDS avvierà la conservazione entro il 25 luglio.
⚠️ Continuità obbligatoria: Non è possibile caricare il LUL di un mese se manca quello del mese precedente (es. non puoi caricare Marzo se manca Febbraio). Il sistema monitora la continuità dei caricamenti.
Per maggiori informazioni in merito alla conservazione sostitutiva di Fluida, e la conservazione a norma dei LUL, leggi qui.
Se carico un documento per l'azienda, viene aggiunto all'archivio di ogni utente?
No. I documenti caricati per l'azienda non vengono consegnati agli utenti e non sono visibili nei loro archivi personali. Sono accessibili esclusivamente dagli utenti con profilo Amministratore o Power User, nell'archivio documentale dell'azienda.
Se vuoi invece consegnare lo stesso documento a tutti gli utenti, hai due opzioni:
Usa la funzionalità Comunicazioni importanti per consegnarlo a tutti in un colpo solo come una comunicazione, che rimarrà visibile nell'archivio delle comunicazioni (ma non in quello dei documenti).
Crea una copia del documento per ogni persona attiva in azienda e consegnale tutte contemporaneamente.