La funzionalità Nota spese permette di gestire all'interno della piattaforma le spese sostenute dai dipendenti per conto dell'azienda, dalla creazione della nota spese fino al rimborso. Tuttavia, non tutti gli utenti possono eseguire le stesse operazioni. Le autorizzazioni si dividono in due ambiti: quelle relative alle singole spese e rimborsi chilometrici, e quelle relative alle note spese che li contengono.

Ogni utente può gestire le proprie spese e rimborsi chilometrici in autonomia. Le differenze tra i ruoli emergono quando si tratta di operare sulle spese altrui: in quel caso, le autorizzazioni dipendono dal ruolo dell'utente e dal fatto che la spesa sia già classificata o meno all'interno di una nota spese.

Tutti gli utenti possono creare spese o rimborsi chilometrici per sé, in ogni momento.

Solo gli utenti Amministratore e Power User possono creare spese e rimborsi chilometrici per conto di un'altra persona. È da notare però che queste spese non verranno classificate all'interno di una nota spese, quindi ne avrà visibilità solo la persona per cui sono state create, e per far sì che diventino visibili agli altri utenti autorizzati, dovrà classificarle all'interno di una nota spese, e inviarla in approvazione.

💡 Scopri come registrare una spesa e come registrare un rimborso chilometrico.

Tutti gli utenti possono visualizzare le proprie spese o rimborsi chilometrici sia in stato da classificare, sia già classificati in una nota spese, indipendentemente dallo stato in cui essa si trovi.

Per quanto riguarda le spese e i rimborsi chilometrici altrui, la visibilità invece dipende dal ruolo e dallo stato della nota spese in cui si trovano le spese.

💡 Leggi qui per sapere come visualizzare una spesa o rimborso chilometrico.

Solo gli utenti che hanno creato la spesa o il rimborso chilometrico possono modificarli o eliminarli. Non è possibile in nessun caso modificare o eliminare una spesa o un rimborso chilometrico per conto di un'altra persona.

💡 Leggi qui per saperne di più su come modificare o eliminare una spesa o un rimborso chilometrico.

Una volta registrati, tutti gli utenti possono gestire la classificazione delle proprie spese e dei propri rimborsi chilometrici all'interno di una nota spese. Non è possibile, in nessun caso, gestire la classificazione di una spesa o di un rimborso chilometrico per conto di un'altra persona.

💡 Leggi qui per saperne di più su come gestire la classificazione di una spesa o rimborso chilometrico.

Ogni utente può creare e visualizzare le proprie note spese in qualsiasi stato. Per tutte le altre azioni, come visualizzare le note spese altrui, approvarle, gestirne il rimborso o esportarle, le autorizzazioni dipendono dal ruolo dell'utente e dallo stato della nota spese.

Tutti gli utenti possono creare una nota spesa in cui gestire la classificazione delle spese. Non è invece possibile creare una nota spese per conto di un'altra persona.

💡 Leggi qui per saperne di più su come creare una nota spese.

Tutti gli utenti possono visualizzare le proprie note spese in qualsiasi stato esse si trovino. Per quanto riguarda le note spese altrui, la visibilità dipende dal ruolo e dallo stato della nota spese.

💡 Leggi qui per saperne di più sulle autorizzazioni alla visualizzazione di una nota spese.

Finché la nota spese è in stato di bozza, la persona che l'ha creata può modificarla o eliminarla. Se la nota spese si trova in un altro stato, ad esempio Da approvare o Approvata, bisognerà prima riportarla in stato di bozza (facendo clic su Modifica) per poi procedere a modificare o eliminare la nota spese o le spese al suo interno.

💡 Leggi qui per saperne di più su come modificare o eliminare una nota spese.

Quando una nota spese è in stato da approvare, solo l'Approvatore della persona può approvarla o rifiutarla.

💡 Leggi qui per saperne di più su come approvare o rifiutare una nota spese.

Quando una nota spese è in stato approvata, gli Amministratori, Power User e Responsabili di sede possono gestirne il rimborso. In stato rimborsata, questi stessi utenti possono annullare il rimborso.

💡 Leggi qui per saperne di più su come gestire il rimborso di una nota spese.

Le note spese possono essere esportate in qualsiasi stato, ad eccezione di Bozza ed Eliminata.

💡 Leggi qui per saperne di più sulle autorizzazioni per l'esportazione una nota spese.