Una volta creata una nota spese, è possibile visualizzarne il riepilogo per avere una panoramica immediata sulle informazioni principali (come il titolo, il periodo, l'importo totale e lo stato) e il dettaglio per consultare l'elenco completo delle spese al suo interno ed effettuare diverse azioni.
Il riepilogo è utile sia a chi ha creato la nota spese, per monitorare lo stato di approvazione e verificare i dati prima di inviarla, sia agli approvatori, agli Amministratori e ai Power user, che possono consultare il riepilogo delle note spese delle persone di cui sono responsabili o di tutte le persone attive in azienda.
Il dettaglio, invece, permette di esaminare nel complesso tutte le informazioni associate alla nota spese e alle spese al suo interno, e di effettuare azioni come inviarla in approvazione, modificarla, eliminarla o esportarla.
💡 Per sapere dove e come trovare una spesa o un rimborso chilometrico all'interno dell'applicazione, consulta l'articolo visualizzare una nota spese.
Il riepilogo di una nota spese
Il riepilogo di una nota spese è una card compatta che ne mostra le informazioni essenziali e permette di accedere al suo dettaglio. Nello specifico, il riepilogo mostra:
Il titolo della nota spese.
La data: viene mostrata la data della spesa più vecchia e quella della più recente.
💡 Se c'è una sola spesa viene mostrata la data di quella spesa, mentre se non ci sono spese viene mostrata la data di creazione della nota spese.
L'importo totale del rimborso richiesto, previsto o rimborsato nella valuta principale al momento della creazione della nota spese, in base allo stato della nota spese e alle azioni effettuate sulla nota spese. Leggi qui per saperne di più.
Lo stato della nota spese.
Il numero di spese al suo interno.
💡 Nelle Azioni necessarie e nelle Ultime note spese, la visualizzazione del riepilogo è leggermente diversa per mostrare informazioni più contestuali. Ad esempio, nelle Ultime note spese, se la nota spese non è in stato di bozza, viene mostrato a chi è stata inviata in approvazione.
Il dettaglio di una nota spese
Cliccando sul riepilogo di una nota spese è possibile visualizzarne il dettaglio, che mostra informazioni più approfondite e permette di effettuare diverse azioni.
Nello specifico, il dettaglio mostra:
Il titolo della nota spese.
Il periodo di tempo che va da quando è stata sostenuta la spesa più vecchia a quando è stata sostenuta quella più recente.
Lo stato della nota spese.
Eventuali spese ancora da classificare.
L'elenco delle spese al suo interno, suddivise per spese da rimborsare (e quindi sostenute con metodi di pagamento personali) e spese aziendali, ciascuna con titolo, giorno della settimana, data, importo e icona della categoria.
💡 Cliccando sul riepilogo di una singola spesa, puoi visualizzarne i dettagli. Leggi qui per saperne di più.Il riepilogo degli importi: il rimborso previsto per le spese da rimborsare, il totale delle spese aziendali e, a seconda dello stato della nota spese e di chi sta visualizzando i dati, il totale complessivo della nota spese.
💡Le informazioni sull'importo del rimborso possono variare a seconda dello stato della nota spese e di chi sta visualizzando i dati.
Dal dettaglio è inoltre possibile:
Creare una nuova spesa, da classificare all'interno della nota spese.
Classificare all'interno della nota spese delle spese ancora da classificare.
Effettuare diverse azioni sulla nota spese.
💡 Le informazioni mostrate e le azioni disponibili variano a seconda dello stato della nota spese e del ruolo dell'utente che la sta visualizzando.
Le informazioni sull'importo del rimborso
Le informazioni sull'importo del rimborso di una nota spese variano a seconda dello stato in cui si trova la nota spese e delle azioni che sono state effettuate dai power user o dagli amministratori sugli importi dei rimborsi delle note spese o delle singole spese al loro interno. Nello specifico:
Viene mostrato l'importo totale del rimborso richiesto, ovvero la somma degli importi da rimborsare di tutte le spese all'interno della note spese, se non sono state effettuate modifiche da parte di Amministratori e Power user su nessun importo da rimborsare.
Viene mostrato l'importo totale del rimborso previsto se un Amministratore o Power user ha modificato uno o più importi da rimborsare delle singole spese all'interno della nota spese. L'importo del rimborso previsto tiene quindi conto delle modifiche che sono state apportate.
Viene mostrato l'importo totale rimborsato quando la nota spese passa in stato rimborsato e un Amministratore o Power user indica l'importo totale della nota spese che è stato effettivamente rimborsato.
