La funzionalità Correzione automatica anomalie permette di gestire automaticamente le anomalie di presenza non prevista e di assenza da giustificare, applicando un giustificativo secondo delle regole definite dall'azienda.
È pensata per correggere anomalie ricorrenti o facilmente prevedibili, riducendo le attività manuali di Amministratori e Power User e lasciando alla gestione manuale i casi che richiedono una valutazione specifica.
Nei prossimi paragrafi vedremo quali prerequisiti sono necessari, quando avviene la correzione automatica, come riconoscere un giustificativo applicato dall’automazione e in quali casi può essere necessario intervenire manualmente.
Prerequisiti necessari
Perché la correzione automatica delle anomalie funzioni, devono essere soddisfatte tutte le seguenti condizioni:
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze e Timbratura smart.
Per l'azienda è attiva l'estensione Correzione automatica anomalie
In azienda è attiva la quadratura e sono state configurate le regole presenza.
La persona per cui si vuole verificare la risoluzione automatica deve avere una regola di correzione assegnata (es. la regola si applica a tutta l’azienda o a persone specifiche, incluso l’utente in questione).
Se manca anche uno solo di questi requisiti, la correzione automatica non si applica.
Quando avviene la correzione automatica delle anomalie
Con la correzione automatica attiva, Fluida non attende la quadratura di mezzanotte (ossia il confronto tra le timbrature inserite e il turno previsto per la giornata): ogni volta che viene registrata una timbratura, il sistema esegue una quadratura immediata e, se rileva un'anomalia che corrisponde a una regola configurata, applica automaticamente il giustificativo, a condizione che non ci sia già un altro giustificativo della stessa categoria presente per quella giornata.
Come riconoscere un giustificativo applicato automaticamente
Un giustificativo assegnato tramite correzione automatica è riconoscibile cliccando sullo stesso, visualizzando nel dettaglio l’indicazione "Applicato da Divinator".
Questa dicitura permette di distinguere facilmente i giustificativi assegnati automaticamente da quelli richiesti dalla persona coinvolta o segnalati dagli utenti autorizzati.
Inoltre, un giustificativo applicato automaticamente:
non invia notifiche;
dopo una modifica o una cancellazione manuale, non viene applicato di nuovo automaticamente.
Cosa fare se il giustificativo inserito automaticamente non è corretto
La correzione automatica delle anomalie aiuta a gestire i casi ricorrenti, ma non impedisce un successivo intervento umano quando serve.
Può capitare infatti che il giustificativo applicato automaticamente non sia adeguato, ad esempio perché un parametro della regola non è configurato correttamente, oppure perché si tratta di un'eccezione e per quella giornata si preferisce gestire l'anomalia in modo diverso. In questi casi è sempre possibile intervenire, modificando o eliminando il giustificativo applicato. L’intervento non verrà più “sovrascritto” da un nuovo tentativo, da parte di Divinator, di applicare in automatico un giustificativo.
La presenza di un giustificativo inserito manualmente, inoltre, non blocca l'intera regola. Se l'anomalia residua, ossia la parte non ancora coperta dal giustificativo esistente, rientra nelle condizioni definite dalla regola (tipo di anomalia, limite temporale e persone coinvolte), Fluida applica automaticamente il giustificativo solo sulla porzione rimanente.
Esempio: una persona con turno 9:00–18:00 ha richiesto e ottenuto un permesso di 2 ore (dalle 16:00 alle 18:00). Il giorno stesso, però, timbra l’uscita alle 15:00 anziché alle 16:00. L'anomalia complessiva è di 3 ore di assenza, ma 2 ore sono già coperte dal permesso approvato. Se la regola di correzione automatica è configurata per gestire quel tipo di anomalia, Fluida applica il giustificativo automatico solo sull'ora residua (dalle 15:00 alle 16:00), senza toccare il permesso già presente.
Quando la correzione automatica delle anomalie non funziona
La correzione automatica delle anomalie non viene eseguita quando manca una delle condizioni necessarie per applicare una regola:
Non esiste una regola adatta, oppure la regola non è applicata alla persona interessata.
Il giustificativo associato alla regola è stato disabilitato o eliminato. In questo caso Fluida non cerca un giustificativo alternativo: la regola non produce alcun effetto finché non viene aggiornata con un giustificativo valido.
Le timbrature sono assenti o incomplete. La correzione automatica si attiva quando viene registrata una timbratura, perché è in quel momento che Fluida controlla se l’eventuale anomalia può essere gestita da una regola. Se una persona non timbra affatto, o timbra solo l’ingresso dimenticando l’uscita, l’anomalia viene rilevata solo con la quadratura di mezzanotte e non viene corretta automaticamente.
In questi casi, è necessario intervenire manualmente dalla giornata della persona.
Domande frequenti
Se l'anomalia supera la durata massima prevista dalla regola, cosa succede?
Quando si configura una regola, si indica la durata massima dell'anomalia che Fluida può risolvere automaticamente (campo Fino a). Se l'anomalia effettiva supera questa durata, Fluida applica comunque il giustificativo, ma solo fino al valore massimo indicato nella regola. La parte eccedente resta come anomalia da gestire manualmente.
Esempio: una regola prevede l'applicazione automatica del giustificativo Straordinario per anomalie di lavoro extra fino a 60 minuti. Una persona lavora 90 minuti in più rispetto all'orario previsto. Fluida applica automaticamente 60 minuti di Straordinario; i restanti 30 minuti restano segnalati come anomalia da verificare e gestire manualmente.
Al momento non è possibile impedire l'applicazione automatica quando l'anomalia supera la durata massima prevista dalla regola.
Se modifico o aggiungo una timbratura su una giornata passata, la regola viene applicata?
Sì, anche se le regole si applicano a partire dal giorno successivo alla creazione, quando si interviene su una giornata passata inserendo una timbratura dimenticata oppure modificandone una già presente, Fluida rielabora la quadratura e applica la regola se le condizioni sono soddisfatte.