Quando si attiva la funzionalità Gestione presenze e si assegna un orario di lavoro previsto da contratto a una persona, il suo calendario presenze si popola a partire da quel giorno con i turni previsti dall'orario. I giorni precedenti, però, restano vuoti: il calendario prima non esisteva (o al massimo contiene delle timbrature, se in azienda era già utilizzata la funzionalità Timbratura smart) e quei giorni risultano come "Riposo", quindi senza un turno di lavoro.
Se stai ancora esplorando Fluida e non sei ancora operativo a tutti gli effetti (ad esempi vuoi utilizzare il mese in corso come "test", per poi partire a pieno regime dal mese successivo) non è necessario popolare i giorni passati: quei giorni non rappresentano dati reali e possono essere ignorati.
Se invece vorresti popolare il calendario anche per i giorni passati con turni ed eventi, così da disporre di dati completi per la consultazione delle presenze o per l’elaborazione mensile, Fluida offre diversi strumenti per farlo. Questa guida analizza i casi più comuni per aiutare a identificare la soluzione più adatta.
I giorni da popolare sono pochi o per poche persone
Quando si attiva la funzionalità Gestione presenze e si assegna un orario di lavoro previsto da contratto a una persona a settimana o mese già iniziato, i giorni precedenti alla generazione del Calendario presenze sono vuoti, e indicati come “Riposo”. Se i giorni da recuperare sono relativamente pochi e il turno che la persona ha svolto è uguale ogni giorno, è consigliabile utilizzare la funzionalità Cambio turno, che permette di selezionare un intervallo di giorni, sul calendario di un utente, a cui assegnare il turno effettivamente svolto.
Esempio
Hai assegnato un orario settimanale (9:00 > 13:00 | 14:00 > 18:00 dal lunedì al venerdì, riposo il sabato e la domenica) a una persona del tuo team a partire da venerdì 12 giugno. I giorni dall'1 all'11 giugno risultano come Riposo.
Vorresti cominciare a tracciare le presenze di quella persona a partire dal lunedì della settimana in corso, quindi dal lunedì 8 giugno. Per far sì che il Calendario sia compilato per i giorni mancanti, un utente Amministratore o Power user dovrà:
Attivare la funzionalità Cambio turno.
💡 Se in azienda è attiva la funzionalità Pianificazione turni, è possibile popolare i giorni passati anche tramite lo strumento di pianificazione visuale. Questa modalità è particolarmente comoda quando i turni da inserire sono diversi tra loro o bisogna intervenire sul Calendario di più persone contemporaneamente.Applicare il cambio turno selezionando il periodo interessato (da lunedì 8 a giovedì 11 giugno) indicando il turno da assegnare (ad esempio 9:00>13:00 | 14:00>18:00).
💡Un cambio turno applica lo stesso turno a tutte le giornate del periodo selezionato: se l'admin volesse assegnare i turni anche per la settimana precedente, selezionando il periodo 1–11 giugno, il turno 09:00 > 13:00 | 14:00 > 18:00 verrebbe applicato anche a sabato 6 e domenica 7 giugno, che dovrebbero invece essere di riposo. Per correggere, sarebbe necessario effettuare un ulteriore cambio turno sulle giornate del weekend, assegnando il turno di Riposo. Leggi qui per maggiori informazioni.
Una volta applicato il cambio turno, il calendario si aggiorna per le giornate selezionate con lo stesso turno, e la persona viene informata della modifica tramite una notifica.
Esempio di popolazione del calendario nel passato, per il periodo 8-11 giugno.
I giorni da popolare sono tanti, con turni diversi o per più persone
Quando si attiva la funzionalità Gestione presenze e si assegna un orario di lavoro previsto da contratto alle persone del proprio team, il loro calendario presenze si genera a partire da quel giorno, mentre i giorni precedenti sono vuoti, e indicati come “Riposo”.
Se i giorni da completare sono molti (perché ad esempio la funzionalità è stata attivata a metà mese), i turni da inserire sono diversi tra loro o le persone coinvolte sono più di una, è consigliabile utilizzare lo strumento di Pianificazione visuale, che permette di assegnare turni differenti, per intere settimane e a più persone contemporaneamente in pochi clic.
Esempio
Hai attivato la funzionalità Gestione presenze venerdì 19 giugno e hai assegnato gli orari di lavoro a 15 persone del tuo team. Il calendario si è generato quindi solo per gli ultimi giorni del mese a partire dal 19, lasciando vuote quasi tre settimane per tutti gli utenti.
I turni da applicare, inoltre, variano anche di giorno in giorno: alcune persone alternano mattina (6:00–14:00) e pomeriggio (14:00–22:00) dal lunedì al venerdì, mentre altre hanno un orario full time (9:00–13:00 | 14:00–18:00 lun - ven). In una situazione di questo tipo, la Pianificazione visuale permette di compilare i giorni mancanti più rapidamente, assegnando i turni corretti a più persone e a più giornate contemporaneamente.
Per far sì che il Calendario sia popolato per i giorni mancanti, un utente Amministratore o Power user dovrà:
Accedere alla Pianificazione visuale e popolare i giorni dal 1° al 18 per gli utenti, prima selezionando tutte le giornate in cui le persone hanno svolto il turno della mattina, e facendo la stessa cosa per il turno del pomeriggio. Infine, basterà selezionare le settimane per le persone che hanno svolto il turno 9:00–13:00 | 14:00–18:00, e assegnargli l'orario settimanale corrispondente.
Una volta salvata la pianificazione, il calendario si aggiorna automaticamente nel passato per tutte le persone e i giorni coinvolti.
Esempio di assegnazione di turni mattina e pomeriggio alternati, e di un orario settimanale
Domande frequenti
Come posso popolare più giorni che coinvolgono periodi senza sessioni di lavoro se non ho attiva la funzionalità Pianificazione turni?
Il cambio turno applica lo stesso turno a tutte le giornate del periodo selezionato, senza distinguere tra giorni lavorativi e giorni di riposo. Questo significa che, se il periodo include ad esempio un weekend, il turno lavorativo verrà assegnato anche al sabato e alla domenica.
Per gestire questa situazione ci sono due approcci:
Correggere a posteriori — Assegnare il turno sull'intero periodo e poi effettuare un secondo cambio turno sulle sole giornate di riposo (ad es. sabato e domenica), selezionando il turno di Riposo.
Suddividere i cambi turno — Creare cambi turno separati solo per i giorni lavorativi, escludendo fin dall'inizio le giornate di riposo. Ad esempio, anziché selezionare lunedì–domenica della settimana successiva, creare un cambio turno per lunedì–venerdì della prima settimana, e poi un altro cambio turno per lunedì–venerdì della settimana seguente.
Come posso popolare i giorni con turni differenti se non ho attiva la funzionalità Pianificazione turni?
Il cambio turno applica lo stesso turno a tutte le giornate del periodo selezionato. Quindi, se i giorni da popolare prevedono turni diversi, è necessario effettuare un cambio turno separato per ogni gruppo di giorni con lo stesso turno.
Ad esempio, se nella settimana lunedì e martedì prevedono il turno 06:00 > 14:00 e da mercoledì a venerdì il turno 09:00 > 18:00, serviranno due cambi turno distinti.
Per una gestione più semplice e precisa dei turni variabili, si consiglia di attivare la Pianificazione turni e utilizzare la Pianificazione visuale.